Zo organiseer je een soepel volleybaltoernooi

Begin met de datum, de speellocatie en het aantal beschikbare wedstrijdvelden. Daarna leg je de toernooiformule en het wedstrijdreglement vast, zodat teams vooraf weten hoeveel wedstrijden ze spelen en hoe lang de dag duurt. Plan vervolgens de inschrijvingen, teamindeling, scheidsrechters en tafeldiensten. Op de toernooidag zelf draait alles om een compleet schema, getest materiaal en een korte briefing voor vrijwilligers.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Toernooidatum vastleggen
2 personen
2
Speellocatie reserveren
3
Wedstrijdvelden reserveren
4
Toernooiformule bepalen
2 personen
5
Wedstrijdreglement opstellen
2 personen
6
Inschrijfformulier maken
7
Uitnodigingen versturen
2 personen
8
Aanmeldingen verwerken
2 personen
9
Dieetwensen verzamelen
10
Vragen van teams beantwoorden
2 personen
11
Inschrijvingen bevestigen
2 personen
12
Teamindeling maken
2 personen
13
Wedstrijdschema maken
2 personen
14
Scheidsrechters indelen
2 personen
15
Tafeldienst indelen
2 personen
16
Vrijwilligersbriefing plannen
17
Prijzen en medailles bestellen
18
Boodschappenlijst controleren
2 personen
19
Boodschappen doen
3 personen
20
Materiaal ophalen
3 personen
21
Dranken koelen
2 personen
22
Prijzen sorteren
23
Wedstrijdformulieren printen
24
Route-informatie versturen

Event

25
Locatie openen
2 personen
26
Vloeren en kleedkamers controleren
2 personen
27
Velden uitzetten
4 personen
28
Netten opbouwen
4 personen
29
Scheidsrechterstoelen plaatsen
2 personen
30
Wedstrijdballen klaarleggen
2 personen
31
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
32
Registratiebalie inrichten
2 personen
33
Cateringbuffet inrichten
3 personen
34
Geluidsset aansluiten
2 personen
35
Prijzentafel opmaken
36
Vrijwilligers instrueren
2 personen
37
Teams ontvangen
4 personen
38
Aanwezigheid registreren
3 personen
39
Wedstrijdregels toelichten
2 personen
40
Openingswedstrijd begeleiden
3 personen
41
Wedstrijden begeleiden
8 personen
42
Wedstrijdstanden bijwerken
2 personen
43
Scheidsrechters ondersteunen
2 personen
44
Tafeldiensten begeleiden
2 personen
45
Dranken bijvullen
2 personen
46
Fruit en snacks aanvullen
2 personen
47
Koffie en thee serveren
2 personen
48
Afvalbakken legen
2 personen
49
Kleedkamers controleren
2 personen
50
Blessures registreren
51
Finalisten bekendmaken
2 personen
52
Finale begeleiden
4 personen
53
Prijzen uitreiken
3 personen
54
Deelnemers uitzwaaien
3 personen

Nazorg

55
Catering opruimen
3 personen
56
Sportmateriaal afbouwen
4 personen
57
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
58
Afval verzamelen
3 personen
59
Locatie schoonmaken
4 personen
60
Kleedkamers schoon achterlaten
2 personen
61
Materiaal inventariseren
2 personen
62
Geleend materiaal retourneren
2 personen
63
Overgebleven voorraad opslaan
2 personen
64
Uitslagen publiceren
65
Deelnemers bedanken

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Sportmateriaal

Volleybalnettenaantal 4
Volleyballenaantal 12
Reservevolleyballenaantal 4
Veldmarkeringstapeaantal 8
Netpalenaantal 8
Scheidsrechterstoelenaantal 4
Scorebordenaantal 4
Fluitjesaantal 8
Pomp met naaldenaantal 2
Reserveantennesaantal 8
Wedstrijdhesjesaantal 24

Meubilair

Tafelsaantal 10
Stoelenaantal 40
Biertafelsaantal 6
Kleedkamerbankenaantal 12
Partytentenaantal 2

Apparatuur

Laptop
Printer
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 4
Geluidsset
Microfoonaantal 2
Megafon
Oplaadbare portofoonsaantal 6

Catering

Koelboxenaantal 6
Drankdispensersaantal 4
Thermoskannenaantal 6
Medaillesaantal 48
Bekers voor winnaarsaantal 3
EHBO-koffer
IJspekelsaantal 6
Prikbordenaantal 2
Pennenaantal 30
Markeerstiftenaantal 12
Klembordenaantal 8
Boodschappen

Servies

Herbruikbare bekersaantal 250
Koffiebekersaantal 200
Bordenaantal 200
Besteksetsaantal 200
Opscheplepelsaantal 12
Schaaltjesaantal 20

Keuken

Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 4
Keukenmessenaantal 4
Serveerschalenaantal 16
Tangenaantal 8
Waterkokersaantal 3
Koffiezetapparatenaantal 2
Kurkentrekkeraantal 2
Flessenopenersaantal 4

Decoratie

Toernooibannersaantal 4
Teamtafelnummersaantal 16
Wimpelslingersaantal 6
Tafelkledenaantal 12

Verlichting

Ledlampenaantal 6
Batterijlantaarnsaantal 4

Schoonmaak

Bezemsetsaantal 3
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Stoffer en blikaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 8

Tips

Reserveer eerst de locatie én de wedstrijdvelden. Tel hoeveel velden tegelijk beschikbaar zijn en bouw ruimte in voor wissels, warming-up en eventuele uitloop.
Stel het reglement op voordat je uitnodigingen verstuurt. Vermeld onder meer wedstrijdduur, puntentelling, maximale teamgrootte en de deadline voor inschrijving.
Maak het wedstrijdschema pas nadat de inschrijvingen zijn gesloten. Plan per ronde niet alleen teams en velden, maar ook een scheidsrechter en tafeldienst; zo voorkom je lege posten tijdens een wedstrijd.
Controleer sportmateriaal minimaal één week vooraf. Test de netten, netpalen, scoreborden en volleyballen en leg reserveballen, reserveantennes en een pomp klaar.
Plan de vrijwilligersbriefing uiterlijk op de dag vóór het toernooi. Spreek af wie de locatie opent, waar wedstrijdformulieren liggen, hoe uitslagen worden doorgegeven en wie materiaal of prijzen beheert.

Veelgestelde vragen

Hoe lang duurt het om een volleybaltoernooi te organiseren?: Reken op 6 tot 8 weken voor een toernooi met meerdere teams. Gebruik de eerste 2 weken voor datum, locatie, formule en reglement; sluit inschrijvingen bij voorkeur 2 weken vóór de speeldag.
Hoeveel volleybalvelden heb je nodig voor een toernooi?: Dat hangt af van het aantal teams en de wedstrijdduur. Voor 8 teams met wedstrijden van ongeveer 20 minuten zijn 2 velden vaak werkbaar; met 1 veld loopt een vergelijkbaar programma snel meerdere uren uit.
Wanneer maak je het wedstrijdschema voor een volleybaltoernooi?: Maak het definitieve schema zodra de inschrijving is gesloten, meestal 10 tot 14 dagen vooraf. Controleer daarna per ronde de teams, velden, scheidsrechters en tafeldiensten en print de wedstrijdformulieren uiterlijk de dag ervoor.
Wat moet je meenemen naar een volleybaltoernooi?: Neem naast netten, netpalen en volleyballen ook reserveballen, veldmarkeringstape, scoreborden, fluitjes en een pomp mee. Regel daarnaast minimaal 1 laptop of printer, verlengkabels en stekkerdozen, koeling voor dranken en voldoende bekers.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.