Organiser un tournoi de volley-ball sans perdre le fil
Un tournoi de volley-ball se prépare dans un ordre précis : date et terrains d’abord, format et règlement ensuite, puis inscriptions, planning et logistique. Le nombre d’équipes détermine directement la durée des matchs, le nombre d’arbitres et le matériel nécessaire. Les oublis arrivent souvent la dernière semaine : formulaires de match, ballons de rechange, médailles, boissons au frais ou informations d’accès. Voici comment garder chaque étape sous contrôle jusqu’à l’ouverture du lieu.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
- 1
Fixer la date du tournoi
2 personnes
- 2
Réserver le lieu de jeu
- 3
Réserver les terrains de compétition
- 4
Définir le format du tournoi
2 personnes
- 5
Établir le règlement du concours
2 personnes
- 6
Créer le formulaire d'inscription
- 7
Envoyer les invitations
2 personnes
- 8
Traiter les inscriptions
2 personnes
- 9
Recueillir les besoins alimentaires
- 10
Répondre aux questions des équipes
2 personnes
- 11
Confirmer les inscriptions
2 personnes
- 12
Établir la répartition des équipes
2 personnes
- 13
Établir le planning des matchs
2 personnes
- 14
Répartir les arbitres
2 personnes
- 15
Organiser le service à table
2 personnes
- 16
Planifier le briefing des bénévoles
- 17
Commander les prix et médailles
- 18
Vérifier la liste des courses
2 personnes
- 19
Faire les courses
3 personnes
- 20
Récupérer le matériel
3 personnes
- 21
Refroidir les boissons
2 personnes
- 22
Trier les prix
- 23
Imprimer les formulaires de match
- 24
Envoyer les informations sur l’itinéraire
Événement
- 25
Ouvrir le lieu
2 personnes
- 26
Vérifier les sols et les vestiaires
2 personnes
- 27
Délimiter les espaces
4 personnes
- 28
Monter les filets
4 personnes
- 29
Installer les chaises des arbitres
2 personnes
- 30
Préparer les ballons de match
2 personnes
- 31
Installer les tables et les chaises
4 personnes
- 32
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
- 33
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
- 34
Brancher le système de sonorisation
2 personnes
- 35
Préparer la table des prix
- 36
Briefer les bénévoles
2 personnes
- 37
Accueillir les équipes
4 personnes
- 38
Enregistrer la présence
3 personnes
- 39
Expliquer les règles du match
2 personnes
- 40
Encadrer le match d'ouverture
3 personnes
- 41
Encadrer les matchs
8 personnes
- 42
Mettre à jour les classements de la compétition
2 personnes
- 43
Soutenir les arbitres
2 personnes
- 44
Encadrer le service aux tables
2 personnes
- 45
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
- 46
Réapprovisionner les fruits et les en-cas
2 personnes
- 47
Servir le café et le thé
2 personnes
- 48
Vider les poubelles
2 personnes
- 49
Vérifier les vestiaires
2 personnes
- 50
Enregistrer les blessures
- 51
Annoncer les finalistes
2 personnes
- 52
Encadrer la finale
4 personnes
- 53
Remettre les prix
3 personnes
- 54
Saluer les participants à leur départ
3 personnes
Suivi
- 55
Ranger le service traiteur
3 personnes
- 56
Démonter le matériel sportif
4 personnes
- 57
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
- 58
Rassembler les déchets
3 personnes
- 59
Nettoyer le lieu
4 personnes
- 60
Laisser les vestiaires propres
2 personnes
- 61
Inventorier le matériel
2 personnes
- 62
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
- 63
Ranger le stock restant
2 personnes
- 64
Publier les résultats
- 65
Remercier les participants
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Matériel de sport
- Filets de volley-ballqté 4
- Ballons de volleyqté 12
- Ballons de volley de rechangeqté 4
- Ruban de balisageqté 8
- Poteaux de filetqté 8
- Chaises d’arbitreqté 4
- Panneaux de scoreqté 4
- Siffletsqté 8
- Pompe avec aiguillesqté 2
- Antennes de rechangeqté 8
- Maillots de compétitionqté 24
Mobilier
- Tablesqté 10
- Chaisesqté 40
- Tables de bièreqté 6
- Bancs de vestiaireqté 12
- Tentes de réceptionqté 2
Équipement
- Ordinateur portable
- Imprimante
- Rallongesqté 6
- Multiprisesqté 4
- Système de sonorisation
- Microphoneqté 2
- Mégaphone
- Talkies-walkies rechargeablesqté 6
Catering
- Glacièresqté 6
- Distributeurs de boissonsqté 4
- Thermosqté 6
- Médaillesqté 48
- Trophées pour les gagnantsqté 3
- Trousse de premiers secours
- Pics à glaceqté 6
- Panneaux d’affichageqté 2
- Stylosqté 30
- Marqueursqté 12
- Presse-papiersqté 8
- Courses
Vaisselle
- Gobelets réutilisablesqté 250
- Gobelets à caféqté 200
- Assiettesqté 200
- Couvertsqté 200
- Louchesqté 12
- Petits bolsqté 20
Cuisine
- Planches à découperqté 4
- Couteaux à painqté 4
- Couteaux de cuisineqté 4
- Plateaux de serviceqté 16
- Pincesqté 8
- Bouilloiresqté 3
- Machines à caféqté 2
- Tire-bouchonqté 2
- Tire-bouchonsqté 4
Décoration
- Bannières du tournoiqté 4
- Numéros de table des équipesqté 16
- Guirlandes de fanionsqté 6
- Nappesqté 12
Éclairage
- Lampes LEDqté 6
- Lampes à pilesqté 4
Nettoyage
- Sets de balaiqté 3
- Serpillièresqté 3
- Seauxqté 3
- Balayette et pelleqté 3
- Gants de nettoyageqté 8
Conseils
- Bloquez la date et les terrains avant d’ouvrir les inscriptions. Demandez dans le formulaire le nom de l’équipe, le nombre de joueurs et les besoins alimentaires afin d’éviter des échanges tardifs.
- Fixez le format avant d’établir le planning : nombre de poules, durée des matchs, nombre de terrains et système de classement. Prévoyez aussi une marge entre deux rencontres pour les changements d’équipe et les retards.
- Confirmez les équipes inscrites dès que la liste est stabilisée, puis envoyez le planning et l’itinéraire. Une confirmation finale 3 à 5 jours avant le tournoi limite les absences et les questions le matin même.
- Attribuez les arbitres et préparez les formulaires de match avant le jour J. Vérifiez pour chaque terrain le filet, les poteaux, le tableau de score, le sifflet, les antennes de rechange et une pompe avec aiguilles.
- Ouvrez le lieu assez tôt pour installer les terrains, les tables et la sonorisation. Refroidissez les boissons la veille si possible et gardez les ballons, médailles et documents regroupés par fonction pour ne rien chercher entre deux matchs.
Questions fréquentes
- Combien de temps faut-il pour organiser un tournoi de volley-ball ?
- Prévoyez au moins 6 à 8 semaines pour réserver les terrains, définir le format, ouvrir les inscriptions et commander les médailles. Gardez les 7 derniers jours pour les confirmations, le planning final et les achats.
- Quand faut-il fermer les inscriptions pour un tournoi de volley-ball ?
- Fermez-les environ 10 à 14 jours avant le tournoi. Vous aurez ainsi le temps de confirmer les équipes, répartir les poules, établir le planning et affecter les arbitres.
- Combien de terrains faut-il pour un tournoi de volley-ball ?
- Le nombre dépend du format et du temps disponible, mais calculez d’abord le nombre total de matchs, puis répartissez-les sur les terrains. Ajoutez une marge d’au moins 15 minutes par bloc pour les changements et les retards.
- Que faut-il préparer la veille d’un tournoi de volley-ball ?
- Préparez les formulaires de match, le planning, les tableaux de score, les sifflets, les ballons de rechange et les récompenses. Mettez aussi les boissons au frais et chargez les talkies-walkies si vous en utilisez.
Des plans du même genre
Lancez ce plan dans Lizzt
Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.
Organisez cet événement gratuitement avec LizztOrganisez gratuitement et invitez vos contacts !