Zo organiseer je een volksdansavond

Een volksdansavond staat of valt met een duidelijke volgorde: leg eerst datum, zaal, muziekbegeleiding en dansbegeleider vast. Daarna regel je de aanmeldingen, werk je het dans- en muziekprogramma uit en verzamel je dieetwensen. Reserveer tijd voor een technische test en richt de zaal zo in dat dansvloer, zitplaatsen en buffet elkaar niet hinderen. Op de dag zelf helpen naamkaartjes, pijlborden en een geprint draaiboek om de avond rustig te laten verlopen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en programma vastleggen
2 personen
2
Locatie reserveren
3
Muziekbegeleiding vastleggen
4
Dansbegeleider vastleggen
5
Uitnodigingen versturen
2 personen
6
Aanmeldingen openen
7
Aanmeldingen verwerken
8
Dieetwensen verzamelen
9
Deelnemerslijst bijwerken
10
Muziekprogramma samenstellen
2 personen
11
Dansprogramma uitwerken
2 personen
12
Catering bestellen
13
Materialen controleren
2 personen
14
Techniek testen
2 personen
15
Boodschappen doen
2 personen
16
Dranken koelen
2 personen
17
Naamkaartjes voorbereiden
18
Draaiboek printen
19
Halsbandjes en badges klaarleggen
20
Zaal inspecteren
2 personen
21
Tafels opstellen
3 personen
22
Stoelen opstellen
3 personen
23
Muziekapparatuur opstellen
2 personen
24
Microfoons testen
2 personen
25
Versiering ophangen
2 personen
26
Informatieborden plaatsen
27
Buffettafels inrichten
3 personen
28
Hapjes voorbereiden
3 personen
29
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
30
Registratietafel klaarzetten
2 personen

Event

31
Ontvangst verzorgen
3 personen
32
Welkom en uitleg geven
33
Eerste dansronde begeleiden
2 personen
34
Koffie en thee serveren
2 personen
35
Middagpauze begeleiden
2 personen
36
Tweede dansronde begeleiden
2 personen
37
Buffet aanvullen
2 personen
38
Avondmaaltijd serveren
3 personen
39
Dranken bijvullen
2 personen
40
Derde dansronde begeleiden
2 personen
41
Vrije dansavond begeleiden
2 personen
42
Afscheid en laatste mededelingen
43
Gasten uitgeleiden
2 personen

Nazorg

44
Eten en afval opruimen
3 personen
45
Servies afwassen
3 personen
46
Muziekapparatuur afbreken
2 personen
47
Meubilair terugplaatsen
4 personen
48
Zaal schoonmaken
3 personen
49
Versiering verwijderen
2 personen
50
Afvalcontainers legen
2 personen
51
Gevonden voorwerpen verzamelen
52
Geleende materialen retourneren
2 personen
53
Restanten opslaan
2 personen
54
Locatie opleveren
2 personen
55
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 70
Tafelsaantal 8
Kapstokkenaantal 3
Buffettafelsaantal 3

Servies

Koffiekopjesaantal 70
Glazenaantal 100
Bordenaantal 80
Besteksetsaantal 80
Serveerbladenaantal 8
Serveerschalenaantal 8
Schenkkannenaantal 6

Apparatuur

Luidsprekersaantal 2
Audiomixer
Draadloze microfoonsaantal 2
Muziekspeler
Verlengsnoerenaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Batterijenaantal 12

Keuken

Koffiezetapparaat
Waterkokeraantal 2
Thermoskannenaantal 4
Koelboxenaantal 3
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 3
Serveertangenaantal 6

Decoratie

Tafelkledenaantal 8
Feestvlaggenaantal 4
Naamkaartjesaantal 70
Pijlbordenaantal 6

Verlichting

Lichtslingersaantal 4

Schoonmaak

Bezemaantal 2
Stoffer en blikaantal 2
Dweilaantal 2
Emmersaantal 2
Schoonmaakhandschoenenaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Leg de basis minimaal 6 tot 8 weken vooraf vast. Een dansbegeleider en muziekbegeleiding zijn vaak lastiger op korte termijn te regelen dan stoelen, tafels of catering.
Open de aanmeldingen zodra datum en locatie vaststaan en vraag dieetwensen meteen uit. Werk de deelnemerslijst wekelijks bij, zodat je catering en naamkaartjes niet op verouderde aantallen baseert.
Plan de dansvloer vóór je tafels en stoelen opstelt. Houd een vrije doorgang naar de kapstokken en plaats buffettafels aan de rand, zodat wachtende deelnemers de dansers niet kruisen.
Test muziekspeler, audiomixer, luidsprekers en draadloze microfoons uiterlijk een week vooraf in de zaal. Controleer ook verlengsnoeren, stekkerdozen en batterijen; juist die kleine onderdelen worden vaak pas tijdens de opbouw gemist.
Maak het draaiboek uiterlijk 2 dagen vooraf en print meerdere exemplaren. Zet daarin het muziekprogramma, dansprogramma, pauzemomenten, catering en contactgegevens van de begeleiding, zodat niet alles via één organisator hoeft te lopen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een volksdansavond organiseren?: Begin 6 tot 8 weken vooraf met datum, locatie, muziekbegeleiding en dansbegeleider. Open de aanmeldingen daarna direct; bestel catering pas zodra je ongeveer 1 week voor de avond een betrouwbaar deelnemersaantal hebt.
Hoe richt je een zaal in voor een volksdansavond?: Reserveer eerst een open dansvlak en plaats daarna stoelen langs de randen. Zet tafels en buffettafels buiten de looproute en controleer tijdens de zaalinspectie of deelnemers in maximaal 2 minuten van entree naar dansvloer, buffet en kapstokken kunnen lopen.
Wanneer test je de techniek voor een volksdansavond?: Doe een volledige test uiterlijk 7 dagen vooraf en herhaal een korte controle op de dag zelf. Test niet alleen de luidsprekers, maar ook de audiomixer, muziekspeler, draadloze microfoons, kabels en batterijen.
Hoeveel tijd heb je nodig voor de opbouw van een volksdansavond?: Plan minstens 2 uur voor tafels, stoelen, buffet, muziekapparatuur, naamkaartjes en versiering. Trek nog 30 minuten extra uit als de zaal niet eerder toegankelijk is of als de techniek door meerdere mensen moet worden aangesloten.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.