Zo organiseer je een voetbaltoernooi zonder chaos

Begin niet met uitnodigingen, maar met de datum, beschikbare voetbalvelden en kleedkamers. Bepaal daarna hoeveel teams en wedstrijden passen binnen de beschikbare uren, en leg scheidsrechters en toernooiregels vast. Zodra het schema klopt, kun je teams werven, gegevens verzamelen en vrijwilligers indelen. Op de toernooidag draait alles om een duidelijke inschrijving, reserve-materiaal en één persoon die het wedstrijdschema bewaakt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Toernooidatum bevestigen
2 personen
2
Voetbalvelden reserveren
3
Kleedkamers reserveren
4
Scheidsrechters vastleggen
2 personen
5
Toernooiregels opstellen
2 personen
6
Wedstrijdschema maken
2 personen
7
Aanmeldformulier maken
8
Uitnodigingen versturen
2 personen
9
Aanmeldingen verwerken
2 personen
10
Teamgegevens controleren
2 personen
11
Dieetwensen verzamelen
12
Vrijwilligers indelen
2 personen
13
Scheidsrechtersrooster maken
14
EHBO-contact bevestigen
15
Prijzen bestellen
16
Wedstrijdformulieren printen
17
Teamindeling printen
18
Deelnemers informeren
19
Boodschappenlijst controleren
2 personen
20
Boodschappen doen
3 personen
21
Koelboxen vullen
2 personen
22
Fruit en brood bewaren
2 personen
23
Hesjes wassen
24
Sportmateriaal controleren
2 personen
25
Prijzen klaarzetten
26
Startpakket samenstellen
2 personen
27
Terrein inspecteren
2 personen
28
Velden uitzetten
4 personen
29
Doelen plaatsen
4 personen
30
Wedstrijdballen oppompen
2 personen
31
Tafels opstellen
3 personen
32
Stoelen opstellen
3 personen
33
Partytenten opbouwen
4 personen
34
Inschrijftafel inrichten
2 personen
35
Cateringtafel inrichten
3 personen
36
Dranken koud zetten
3 personen
37
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
38
Broodjes voorbereiden
4 personen
39
Fruit en snacks klaarzetten
2 personen
40
Afvalpunten plaatsen
2 personen
41
bewegwijzering plaatsen
2 personen
42
EHBO-materiaal klaarleggen
43
Scheidsrechtersbriefing geven
3 personen
44
Vrijwilligersbriefing geven
3 personen

Event

45
Teams ontvangen
4 personen
46
Teams registreren
3 personen
47
Shirtkleuren controleren
2 personen
48
Opening aankondigen
49
Wedstrijden begeleiden
8 personen
50
Wedstrijdstanden bijhouden
2 personen
51
Wedstrijdmateriaal wisselen
2 personen
52
Dranken serveren
3 personen
53
Dranken bijvullen
2 personen
54
Broodjes serveren
3 personen
55
Koffie en thee bijvullen
2 personen
56
Terrein schoonhouden
2 personen
57
Afvalbakken legen
2 personen
58
Blessures doorverwijzen
2 personen
59
Finale aankondigen
60
Prijzen uitreiken
3 personen
61
Deelnemers uitzwaaien
3 personen

Nazorg

62
Sportmateriaal verzamelen
4 personen
63
Doelen en velden afbreken
4 personen
64
Partytenten afbreken
4 personen
65
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
66
Servies afwassen
3 personen
67
Koelboxen leegmaken
2 personen
68
Restanten verpakken
2 personen
69
Afval sorteren
3 personen
70
Kleedkamers schoonmaken
3 personen
71
Terrein schoonmaken
4 personen
72
Materialen terugbrengen
2 personen
73
Geleende spullen retourneren
2 personen
74
Gevonden voorwerpen verzamelen
75
Uitslagen publiceren
76
Facturen controleren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 40
Inschrijftafel
Barkrukkenaantal 4
Kledingrekkenaantal 4

Sportmateriaal

Voetballenaantal 12
Reservevoetballenaantal 4
Pionnenaantal 60
Markeerschijvenaantal 40
Trainingshesjesaantal 40
Mini-doelenaantal 4
Veldnettenaantal 4
Grensvlaggenaantal 16
Fluitjesaantal 8
Stopwatchesaantal 4
Pompenaantal 3
Balnaaldenaantal 10
Aanvoerdersbandenaantal 8
Scheidsrechterkaartenaantal 8
Scorebordaantal 2
Wedstrijdmappenaantal 8
EHBO-koffer
IJscompressenaantal 8

Apparatuur

Megafoon
Mobiele opladersaantal 4
Verlengsnoerenaantal 4
Stekkerdozenaantal 3
Koelboxenaantal 6
Thermoskannenaantal 4
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Handmicrofoon

Servies

Herbruikbare bekersaantal 150
Koffiebekersaantal 100
Bordenaantal 100
Besteksetsaantal 100
Serveerschalenaantal 12
Soeplepelsaantal 4

Catering

Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 4
Tangenaantal 6
Koelkrattenaantal 4
Waterkannenaantal 8
Drankdispensersaantal 4
Koelelementenaantal 24
Boodschappen

Decoratie

Toernooivlaggenaantal 12
Start- en finishbord
Teamtafelfichesaantal 8
Baniersaantal 6
Prijzenaantal 8

Verlichting

Ledbouwlampenaantal 4
Lichtslingersaantal 4

Schoonmaak

Bezemaantal 3
Blik en vegeraantal 3
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 4
Afvalbakkenaantal 10

Tips

Plan eerst de veldcapaciteit: noteer per veld de speeltijd, pauzes en wisselmomenten. Reserveer ook kleedkamers, want die worden vaak vergeten terwijl teams ze vanaf de start nodig hebben.
Maak het wedstrijdschema pas nadat je het maximale aantal teams hebt bepaald. Print per team een eigen indeling en houd enkele minuten tussen wedstrijden voor uitloop en veldwissels.
Leg scheidsrechters, een rooster en een EHBO-contact uiterlijk enkele weken vooraf vast. Regel daarnaast reservefluitjes, stopwatches en scheidsrechterkaarten; zonder die kleine spullen loopt de eerste wedstrijd snel vertraging op.
Sluit de inschrijving enkele dagen voor het toernooi en controleer daarna teamnamen, aantallen en dieetwensen. Gebruik de laatste deelnemerslijst voor het teamoverzicht, de wedstrijdformulieren en de communicatie naar deelnemers.
Zet de inschrijftafel, scorebord, prijzen en wedstrijdmappen vóór de eerste teams arriveren klaar. Vul koelboxen op de ochtend zelf, bewaar fruit en brood uit de zon en controleer ballen, hesjes, pompen en balnaalden.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een voetbaltoernooi organiseren?: Leg datum, velden, kleedkamers en scheidsrechters bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf vast. Verstuur uitnodigingen zodra de capaciteit en basisregels bekend zijn en sluit de inschrijving enkele dagen voor de speeldag.
Hoe maak je een wedstrijdschema voor een voetbaltoernooi?: Bepaal eerst het aantal teams, velden en beschikbare uren. Plan per wedstrijd speeltijd, wisseltijd en pauzes en laat minimaal 5 minuten speling tussen wedstrijden voor uitloop.
Hoeveel scheidsrechters heb je nodig voor een voetbaltoernooi?: Reken op één scheidsrechter per gelijktijdige wedstrijd en plan daarnaast een coördinator voor het rooster. Bij twee velden heb je dus minimaal 2 scheidsrechters per ronde nodig, plus reserve voor pauzes of uitval.
Wat moet je meenemen naar een voetbaltoernooi?: Neem naast voetballen en hesjes ook reservevoetballen, pionnen, grensvlaggen, fluitjes, stopwatches, een pomp met balnaalden en wedstrijdformulieren mee. Leg materiaal uiterlijk 30 minuten vóór de eerste wedstrijd op de juiste plek klaar.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.