Organiser un tournoi de football sans rien laisser au hasard

Un tournoi de football se prépare dans un ordre précis : sécurisez d’abord les terrains et les vestiaires, puis construisez le format des matchs avant d’ouvrir les inscriptions. Le planning dépend du nombre d’équipes, de la durée des rencontres et du temps nécessaire entre deux matchs. Prévoyez aussi les arbitres, les premiers secours, les bénévoles et l’accueil sur place. Les oublis les plus fréquents concernent les coordonnées des équipes, les feuilles de match et le matériel de rechange.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Confirmer la date du tournoi
2 personnes
2
Réserver les terrains de football
3
Réserver les vestiaires
4
Finaliser les arbitres
2 personnes
5
Établir les règles du tournoi
2 personnes
6
Établir le planning des matchs
2 personnes
7
Créer le formulaire d’inscription
8
Envoyer les invitations
2 personnes
9
Traiter les inscriptions
2 personnes
10
Vérifier les coordonnées de l'équipe
2 personnes
11
Recueillir les besoins alimentaires
12
Répartir les bénévoles
2 personnes
13
Établir le planning des arbitres
14
Confirmer le contact des premiers secours
15
Commander les prix
16
Imprimer les formulaires de match
17
Imprimer la répartition des équipes
18
Informer les participants
19
Vérifier la liste des courses
2 personnes
20
Faire les courses
3 personnes
21
Remplir les glacières
2 personnes
22
Conserver les fruits et le pain
2 personnes
23
Laver les chasubles
24
Vérifier le matériel sportif
2 personnes
25
Préparer les prix
26
Préparer le kit de démarrage
2 personnes
27
Inspecter le site
2 personnes
28
Délimiter les espaces
4 personnes
29
Installer les buts
4 personnes
30
Gonfler les ballons de match
2 personnes
31
Installer les tables
3 personnes
32
Installer les chaises
3 personnes
33
Monter les tentes de réception
4 personnes
34
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
35
Installer la table traiteur
3 personnes
36
Mettre les boissons au frais
3 personnes
37
Préparer le café et le thé
2 personnes
38
Préparer les sandwichs
4 personnes
39
Préparer les fruits et les snacks
2 personnes
40
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
41
installer la signalisation
2 personnes
42
Préparer le matériel de premiers secours
43
Donner le briefing des arbitres
3 personnes
44
Faire le briefing des bénévoles
3 personnes

Événement

45
Accueillir les équipes
4 personnes
46
Enregistrer les équipes
3 personnes
47
Vérifier les couleurs des t-shirts
2 personnes
48
Annoncer l'ouverture
49
Encadrer les matchs
8 personnes
50
Suivre les scores du match
2 personnes
51
Échanger le matériel de compétition
2 personnes
52
Servir les boissons
3 personnes
53
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
54
Servir des sandwiches
3 personnes
55
Réapprovisionner le café et le thé
2 personnes
56
Maintenir le site propre
2 personnes
57
Vider les poubelles
2 personnes
58
Orienter les blessures
2 personnes
59
Annoncer la finale
60
Remettre les prix
3 personnes
61
Saluer les participants à leur départ
3 personnes

Suivi

62
Rassembler le matériel sportif
4 personnes
63
Démonter les buts et les terrains
4 personnes
64
Démonter les tentes de fête
4 personnes
65
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
66
Faire la vaisselle
3 personnes
67
Vider les glacières
2 personnes
68
Emballer les restes
2 personnes
69
Trier les déchets
3 personnes
70
Nettoyer les vestiaires
3 personnes
71
Nettoyer le site
4 personnes
72
Rapporter le matériel
2 personnes
73
Rendre les articles empruntés
2 personnes
74
Rassembler les objets trouvés
75
Publier les résultats
76
Vérifier les factures

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tables pliantesqté 8
Chaises pliantesqté 40
Table d'inscription
Tabourets de barqté 4
Portants à vêtementsqté 4

Matériel de sport

Ballons de footballqté 12
Ballons de football de réserveqté 4
Cônesqté 60
Disques de marquageqté 40
Chasubles d’entraînementqté 40
Objectifs intermédiairesqté 4
Filets de terrainqté 4
Drapeaux de frontièreqté 16
Siffletsqté 8
Chronomètresqté 4
Pompesqté 3
Aiguilles de ballonqté 10
Brassards de capitaineqté 8
Cartons de l'arbitreqté 8
Tableau des scoresqté 2
Dossiers de matchqté 8
Trousse de premiers secours
Poches de glaceqté 8

Équipement

Mégaphone
Chargeurs mobilesqté 4
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 3
Glacièresqté 6
Thermosqté 4
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Microphone à main

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 150
Gobelets à caféqté 100
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100
Plateaux de serviceqté 12
Louches à soupeqté 4

Catering

Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 4
Pincesqté 6
Caisses réfrigéréesqté 4
Carafes d’eauqté 8
Distributeurs de boissonsqté 4
Pains de glaceqté 24
Courses

Décoration

Drapeaux de tournoiqté 12
Panneau départ et arrivée
Cartes de table pour équipeqté 8
Bannièresqté 6
Prixqté 8

Éclairage

Projecteurs LEDqté 4
Guirlandes lumineusesqté 4

Nettoyage

Balaiqté 3
Pelle et balayetteqté 3
Serpillièresqté 3
Seauxqté 4
Poubellesqté 10

Conseils

Commencez par bloquer les terrains, les vestiaires et la date avant d’envoyer les invitations. Gardez au moins 30 minutes de marge entre l’arrivée des équipes et le premier match.
Fixez les règles avant les inscriptions : durée des matchs, nombre de joueurs, remplacements, points et procédure en cas d’égalité. Les équipes doivent recevoir ces règles avec le formulaire d’inscription.
Calculez le planning à partir du nombre de terrains disponibles. Pour chaque match, ajoutez le temps de jeu, au moins 5 minutes de transition et une pause suffisante pour éviter que les rencontres prennent du retard.
Demandez dès l’inscription le nom du responsable, son numéro de téléphone et les besoins alimentaires de l’équipe. Vérifiez ces informations quelques jours avant le tournoi, plutôt que le matin même.
Préparez le matériel en deux lots : ce qui est installé sur les terrains et une réserve facilement accessible. Comptez notamment les ballons de rechange, les pompes, les sifflets, les chronomètres et les documents de match avant l’arrivée des participants.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un tournoi de football ?: Prévoyez idéalement 6 à 8 semaines pour réserver les terrains, confirmer les arbitres, ouvrir les inscriptions et organiser les bénévoles. Une semaine avant, finalisez le planning et vérifiez les coordonnées de toutes les équipes.
Combien de matchs prévoir pour un tournoi de football ?: Cela dépend du nombre d’équipes, des terrains et de la durée choisie. Avec 8 équipes, une phase de groupes de 3 matchs par équipe représente déjà 12 rencontres, auxquelles il faut ajouter les demi-finales et la finale.
Combien de ballons faut-il pour un tournoi de football ?: Prévoyez au moins un ballon en jeu par terrain et 2 à 3 ballons de réserve pour l’ensemble du tournoi. Vérifiez leur gonflage avant le premier match et gardez une pompe ainsi que des aiguilles à proximité.
Quand envoyer le planning des matchs aux équipes ?: Envoyez le planning définitif 3 à 5 jours avant le tournoi, après avoir contrôlé les inscriptions et les contraintes des terrains. Affichez aussi une copie à la table d’inscription pour les équipes et les arbitres.

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