Zo organiseer je een voedselcongres zonder losse eindjes

Een voedselcongres vraagt om een strakke volgorde: eerst datum, programma en locatie, daarna sprekers, catering en techniek. Regel het aanmeldformulier vroeg, zodat je dieetwensen en deelnemersaantallen op tijd hebt voor de catering. In de laatste week draait alles om controleren, verzamelen en briefen: presentaties, naamkaartjes, menukaarten, kabels en boodschappen. Met een duidelijke deadline per onderdeel voorkom je dat de registratie of de eerste lezing op de dag zelf vertraging oploopt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en programma vastleggen
2 personen
2
Locatie reserveren
3
Sprekers benaderen
2 personen
4
Catering reserveren
5
Techniek reserveren
6
Uitnodigingen ontwerpen
7
Aanmeldformulier maken
8
Uitnodigingen versturen
2 personen
9
Sprekersinformatie verzamelen
2 personen
10
Aanmeldingen verwerken
11
Dieetwensen verzamelen
12
Programma publiceren
13
Bevestiging naar deelnemers sturen
14
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
15
Presentaties verzamelen
16
Menukaarten ontwerpen
17
Route en parkeren delen
18
Boodschappenlijst controleren
2 personen
19
Boodschappen doen
3 personen
20
Houdbare voorraad klaarzetten
2 personen
21
Verse producten controleren
2 personen
22
Registratiemateriaal inpakken
2 personen
23
Techniek en kabels inpakken
2 personen
24
Sprekersbriefing versturen

Event

25
Locatie openen
2 personen
26
Leveringen ontvangen
3 personen
27
Zaal en entree inspecteren
2 personen
28
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
29
Registratiebalie inrichten
2 personen
30
Naamkaartjes klaarleggen
2 personen
31
Podiumruimte inrichten
3 personen
32
Projector en scherm plaatsen
2 personen
33
Microfoons aansluiten
2 personen
34
Presentaties testen
2 personen
35
Geluidsniveau testen
2 personen
36
Koffiepunt inrichten
2 personen
37
Lunchbuffet klaarzetten
4 personen
38
Dieetmaaltijden markeren
2 personen
39
Dranken koud zetten
2 personen
40
Bewegwijzering ophangen
2 personen
41
Sprekers ontvangen
2 personen
42
Sprekerslounge inrichten
2 personen
43
Registratieteam instrueren
2 personen
44
Deelnemers registreren
3 personen
45
Welkomstkoffie serveren
3 personen
46
Openingspresentatie begeleiden
2 personen
47
Sprekers technisch ondersteunen
2 personen
48
Koffiepauze klaarzetten
3 personen
49
Koffie en thee serveren
3 personen
50
Dranken bijvullen
2 personen
51
Buffet opnieuw aanvullen
3 personen
52
Dinerbuffet serveren
5 personen
53
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
54
Servies afruimen
3 personen
55
Paneldiscussie begeleiden
2 personen
56
Laatste vragenronde begeleiden
2 personen
57
Afsluiting verzorgen
2 personen
58
Restanten veilig koelen
2 personen
59
Deelnemers uitgeleiden
2 personen

Nazorg

60
Techniek uitschakelen
2 personen
61
Servies verzamelen
3 personen
62
Afval sorteren
2 personen
63
Zaal opruimen
4 personen
64
Locatie schoonmaken
3 personen
65
Materialen controleren
2 personen
66
Geleende materialen retourneren
2 personen
67
Restanten doneren of afvoeren
2 personen
68
Presentaties archiveren
69
Bedankbericht versturen
70
Aanwezigheidslijst archiveren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Congresstoelenaantal 60
Tafelsaantal 12
Registratietafel
Sprekerstafel
Krukkenaantal 4
Kledingrekkenaantal 2

Servies

Dinerbordenaantal 60
Dessertbordenaantal 60
Koffiekopjesaantal 60
Waterglazenaantal 60
Wijnglazenaantal 60
Vorkenaantal 60
Messenaantal 60
Lepelsaantal 60
Koffielepelsaantal 60
Serveerbestekaantal 12

Apparatuur

Beamer
Projectiescherm
Draadloze microfoonsaantal 3
Luidsprekersaantal 2
Mengpaneel
Laptop
Presentatieklikker
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Kabelhaspelsaantal 2
Flip-overaantal 2
Flip-overstiftenaantal 12

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 4
Serveerschalenaantal 12
Opscheplepelsaantal 12
Snijplankenaantal 4
Koks messenaantal 4
Koelbakkenaantal 8

Decoratie

Tafelkledenaantal 12
Naamkaartjesaantal 60
Naambadgehoudersaantal 60
Menukaartenaantal 12
Bewegwijzeringsbordenaantal 8
Tafeldecoratieaantal 12

Verlichting

Staande lampenaantal 4
Ledlampenaantal 8

Schoonmaak

Schoonmaakemmersaantal 3
Dweilenaantal 3
Stoffer en blikaantal 2
Schoonmaakhandschoenenaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Leg datum, programma en locatie eerst vast. Reserveer daarna direct catering en techniek; zonder die drie gegevens kun je uitnodiging, aanmeldformulier en begroting niet betrouwbaar afronden.
Vraag dieetwensen al in het aanmeldformulier uit en sluit de inventarisatie bijvoorbeeld 10 dagen voor het congres. Geef het definitieve aantal deelnemers en de speciale maaltijden daarna meteen aan de cateraar door.
Verzamel presentaties uiterlijk 3 dagen vooraf en test elke laptop, beamer, microfoon, luidspreker en presentatieklikker samen. Controleer ook verlengkabels, stekkerdozen en kabelhaspels; juist die kleine onderdelen ontbreken vaak.
Maak de registratie klaar voordat je de locatie opent: naamkaartjes, deelnemerslijst, pennen en een aparte registratietafel horen bij elkaar. Leg de route, parkeerinformatie en bevestiging uiterlijk 2 dagen vooraf opnieuw aan de deelnemers voor.
Pak houdbare voorraad, registratiemateriaal en techniek apart in en controleer verse producten pas kort voor vertrek. Plan op de congresdag minimaal 90 minuten voor opbouw, geluidscheck, presentatiecontrole en het klaarzetten van koffie en water.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een voedselcongres organiseren?: Begin bij voorkeur 4 tot 6 maanden vooraf met datum, programma, locatie en sprekers. Reserveer catering en techniek zodra de datum vaststaat, omdat beschikbaarheid daar snel een knelpunt wordt.
Wanneer moet je dieetwensen voor een voedselcongres verzamelen?: Vraag dieetwensen uit bij de aanmelding en sluit de inventarisatie uiterlijk 10 dagen voor het congres. Stuur het definitieve aantal en de uitzonderingen daarna direct naar de catering.
Wanneer stuur je de sprekersbriefing en presentaties?: Stuur de sprekersbriefing ongeveer 2 weken vooraf en vraag presentaties uiterlijk 3 dagen voor het congres op. Zo houd je tijd over om bestanden te openen, de volgorde te controleren en ontbrekende informatie na te jagen.
Hoeveel tijd heb je nodig voor de opbouw van een voedselcongres?: Plan minimaal 90 minuten voor de opbouw en techniekcheck, en 30 extra minuten als meerdere zalen of presentaties worden gebruikt. Open de locatie pas nadat registratie, stoelen, scherm, microfoons, kabels en koffiestations zijn gecontroleerd.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.