Zo organiseer je een virtuele conferentie

Begin met het programma en thema, en werk daarna pas de techniek uit. Benader sprekers vroeg, leg hun informatie en presentaties centraal vast en geef iedereen duidelijke instructies. Plan een technische repetitie waarin camera’s, microfoons, presentaties en de back-upverbinding worden getest. Op de dag zelf werken moderatoren en technische rollen volgens één draaiboek, terwijl deelnemers tijdig hun link en herinnering ontvangen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Programma en thema vaststellen
2 personen
2
Sprekers benaderen
2 personen
3
Sprekers bevestigen
2 personen
4
Uitnodigingen versturen
2 personen
5
Aanmeldformulier openen
6
Aanmeldingen verwerken
2 personen
7
Dieetwensen verzamelen
8
Sprekersinformatie verzamelen
2 personen
9
Presentaties ontvangen
10
Presentaties controleren
2 personen
11
Draaiboek uitwerken
2 personen
12
Moderatoren aanwijzen
2 personen
13
Technische rollen verdelen
2 personen
14
Deelnemerslink aanmaken
15
Herinnering versturen
16
Techniek voor locatie testen
3 personen
17
Sprekersinstructies versturen
18
Technische repetitie houden
4 personen
19
Back-upverbinding testen
2 personen
20
Deelnemerslijst exporteren
21
Sprekersbestanden klaarzetten
2 personen
22
Werkplekken opbouwen
3 personen
23
Camera's en microfoons aansluiten
3 personen
24
Licht en achtergronden instellen
2 personen
25
Presentaties en video's testen
2 personen
26
Technische briefing geven
4 personen

Event

27
Sprekers laten inloggen
2 personen
28
Deelnemers toelaten
2 personen
29
Opening en huisregels verzorgen
2 personen
30
Sprekers technisch ondersteunen
2 personen
31
Chat en vragen modereren
2 personen
32
Sessies volgens programma starten
33
Pauzes aankondigen
34
Dranken bijvullen
35
Opname en livestream controleren
2 personen
36
Netwerkronde begeleiden
2 personen
37
Afsluiting verzorgen
2 personen

Nazorg

38
Opnames veiligstellen
2 personen
39
Werkplekken afbouwen
3 personen
40
Apparatuur schoonmaken
2 personen
41
Bestanden en back-ups ordenen
2 personen
42
Deelnemersbedankje versturen
43
Opnamekoppelingen versturen
44
Presentaties met deelnemers delen
45
Deelnemersvragen beantwoorden
2 personen
46
Materialen retourneren
2 personen
47
Werkruimte schoonmaken
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Apparatuur

Laptopsaantal 3
Back-uplaptop
Webcamsaantal 3
USB-microfoonsaantal 3
Headsetsaantal 4
Statiefjesaantal 3
LED-panelenaantal 4
USB-hubsaantal 4
HDMI-adaptersaantal 4
Ethernetkabelsaantal 4
Mobiele hotspot
Externe SSD'saantal 2
Powerbanksaantal 3

Keuken

Waterkannenaantal 2
Herbruikbare mokkenaantal 6

Meubilair

Bureausaantal 3
Bureaustoelenaantal 4

Decoratie

Neutrale achtergrondenaantal 3

Verlichting

Verlengsnoerenaantal 4
Stekkerdozenaantal 4

Kantoorartikelen

Notitieblokkenaantal 6
Pennenaantal 12
Geprinte draaiboekenaantal 6

Schoonmaak

Desinfectiedoekjesaantal 2
Handdesinfectieaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de technische repetitie minimaal 3 tot 5 werkdagen voor de conferentie. Test per spreker camera, microfoon, licht, achtergrond en het delen van presentaties, niet alleen de algemene vergaderruimte.
Vraag presentaties uiterlijk 48 uur vooraf op en controleer video’s, lettertypen en animaties op de gebruikte laptops. Zet de definitieve bestanden daarna op minstens twee plekken klaar, bijvoorbeeld een laptop en een externe SSD.
Verdeel uiterlijk een week vooraf de rollen voor moderator, techniek en ontvangst. Noteer in het draaiboek per onderdeel de starttijd, spreker, presentator van het bestand en de actie bij een wegvallende verbinding.
Gebruik voor de hoofdverbinding een bekabelde ethernetverbinding en test daarnaast een mobiele hotspot. Houd een back-uplaptop, extra headset en opgeladen powerbanks gereed voordat de eerste spreker inlogt.
Stuur de deelnemerslink en een herinnering niet pas op de ochtend zelf. Verstuur de link na bevestiging van het programma en herhaal de praktische informatie 24 uur voor aanvang, inclusief inlogtijd en contactpunt bij technische problemen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een virtuele conferentie organiseren?: Begin bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf met thema, programma en sprekers. Open daarna de aanmeldingen en plan de technische repetitie minimaal 3 tot 5 werkdagen voor de conferentie.
Wanneer stuur je de deelnemerslink voor een virtuele conferentie?: Stuur de link zodra programma en platform definitief zijn, meestal 1 tot 2 weken vooraf. Verstuur 24 uur voor de start nog een herinnering met de link, aanvangstijd en instructies.
Hoe test je de techniek voor een virtuele conferentie?: Houd een repetitie van minimaal 60 minuten met alle sprekers en technische rollen. Test camera, USB-microfoon of headset, presentaties, video’s, licht, internetverbinding en de back-upverbinding.
Wanneer moeten sprekers hun presentatie aanleveren?: Vraag presentaties uiterlijk 48 uur voor de conferentie op, zodat je bestanden kunt controleren en klaarzetten. Laat sprekers daarna alleen nog kleine wijzigingen doen en test nieuwe versies opnieuw.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.