Virtuelle Konferenz organisieren: Schritt für Schritt
Bei einer virtuellen Konferenz entscheidet nicht nur das Programm über den Ablauf, sondern vor allem die Vorbereitung der Technik und der Referenten. Lege zuerst Thema, Format und Zeitplan fest, bevor du Einladungen verschickst. Danach folgen Anmeldung, Sprecherunterlagen und Rollenverteilung. Plane mindestens eine vollständige technische Probe ein: Viele Probleme entstehen durch fehlende Adapter, instabile Verbindungen oder Präsentationen, die erst kurz vor Beginn getestet werden.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Programm und Thema festlegen
2 Personen
- 2
Referenten ansprechen
2 Personen
- 3
Referenten bestätigen
2 Personen
- 4
Einladungen verschicken
2 Personen
- 5
Anmeldeformular öffnen
- 6
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
- 7
Ernährungswünsche erfassen
- 8
Sprecherinformationen sammeln
2 Personen
- 9
Präsentationen entgegennehmen
- 10
Präsentationen prüfen
2 Personen
- 11
Ablaufplan ausarbeiten
2 Personen
- 12
Moderatoren benennen
2 Personen
- 13
Technische Rollen verteilen
2 Personen
- 14
Teilnehmerlink erstellen
- 15
Erinnerung senden
- 16
Technik für die Location testen
3 Personen
- 17
Sprecheranweisungen versenden
- 18
Technische Probe durchführen
4 Personen
- 19
Backup-Verbindung testen
2 Personen
- 20
Teilnehmerliste exportieren
- 21
Sprecherdateien bereitlegen
2 Personen
- 22
Arbeitsplätze aufbauen
3 Personen
- 23
Kameras und Mikrofone anschließen
3 Personen
- 24
Licht und Hintergründe einstellen
2 Personen
- 25
Präsentationen und Videos testen
2 Personen
- 26
Technisches Briefing geben
4 Personen
Event
- 27
Redner anmelden lassen
2 Personen
- 28
Teilnehmende hereinlassen
2 Personen
- 29
Eröffnung und Hausregeln übernehmen
2 Personen
- 30
Sprecher technisch unterstützen
2 Personen
- 31
Chat und Fragen moderieren
2 Personen
- 32
Sitzungen gemäß Programm starten
- 33
Pausen ankündigen
- 34
Getränke nachfüllen
- 35
Aufnahme und Livestream prüfen
2 Personen
- 36
Netzwerkrunde betreuen
2 Personen
- 37
Abschluss organisieren
2 Personen
Nachbereitung
- 38
Aufnahmen sichern
2 Personen
- 39
Arbeitsplätze abbauen
3 Personen
- 40
Geräte reinigen
2 Personen
- 41
Dateien und Backups ordnen
2 Personen
- 42
Dankeschön an Teilnehmer versenden
- 43
Aufnahmelinks versenden
- 44
Präsentationen mit Teilnehmern teilen
- 45
Teilnehmerfragen beantworten
2 Personen
- 46
Materialien zurückgeben
2 Personen
- 47
Arbeitsbereich reinigen
2 Personen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Ausstattung
- LaptopsAnz. 3
- Ersatzlaptop
- WebcamsAnz. 3
- USB-MikrofoneAnz. 3
- HeadsetsAnz. 4
- StativeAnz. 3
- LED-PanelsAnz. 4
- USB-HubsAnz. 4
- HDMI-AdapterAnz. 4
- EthernetkabelAnz. 4
- Mobiler Hotspot
- Externe SSDsAnz. 2
- PowerbanksAnz. 3
Küche
- WasserkannenAnz. 2
- Wiederverwendbare BecherAnz. 6
Mobiliar
- TischeAnz. 3
- BürostühleAnz. 4
Dekoration
- Neutrale HintergründeAnz. 3
Beleuchtung
- VerlängerungskabelAnz. 4
- VerlängerungskabelAnz. 4
Büromaterial
- NotizblöckeAnz. 6
- StifteAnz. 12
- Gedruckte AblaufpläneAnz. 6
Reinigung
- DesinfektionstücherAnz. 2
- HanddesinfektionsmittelAnz. 2
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Lege Programm und Thema zuerst fest und bestätige die Referenten anschließend schriftlich. Sammle ihre Präsentationen spätestens 7 Tage vor der Konferenz, damit du Videos, Links und Folien rechtzeitig prüfen kannst.
- Öffne das Anmeldeformular erst, wenn Termin, Programm und Teilnehmerlink feststehen. Erfasse dabei auch Ernährungswünsche und exportiere die Teilnehmerliste spätestens 24 Stunden vor Beginn für Moderation und Einlasskontrolle.
- Verteile technische Rollen mit klaren Zuständigkeiten: Eine Person moderiert, eine steuert Präsentationen und eine überwacht Ton und Bild. Sende den Referenten ihre Anweisungen mindestens 3 Tage vorher, inklusive Einwahlzeit und Notfallkontakt.
- Führe 2 bis 3 Tage vor der Konferenz eine vollständige technische Probe mit jedem Referenten durch. Teste dabei Kamera, USB-Mikrofon, Licht, Hintergrund, Präsentationen, Videos und den Wechsel zwischen den Sprecherdateien.
- Plane die Technik nicht nur für den Normalfall: Halte einen Ersatzlaptop, eine Backup-Verbindung über mobilen Hotspot, Ethernetkabel, HDMI-Adapter und geladene Powerbanks bereit. Baue Arbeitsplätze mindestens 90 Minuten vor Beginn auf und teste alle Geräte erneut.
Häufige Fragen
- Wie lange vorher sollte man eine virtuelle Konferenz planen?
- Beginne idealerweise 6 bis 8 Wochen vorher, wenn mehrere Referenten beteiligt sind. Spätestens 7 Tage vor dem Termin sollten Präsentationen vorliegen und 2 bis 3 Tage vorher die technische Probe stattfinden.
- Wann sollte ich die Einladungen für eine virtuelle Konferenz verschicken?
- Verschicke die erste Einladung etwa 4 Wochen vor dem Termin, sobald Programm und Anmeldeformular feststehen. Sende eine Erinnerung 24 bis 48 Stunden vorher und füge den Teilnehmerlink erneut ein.
- Wie viele Personen braucht man für die technische Betreuung?
- Für eine kleine Konferenz solltest du mindestens 2 technische Rollen einplanen: eine Person für Moderation und eine für Präsentationen, Ton und Bild. Bei mehreren parallelen Sessions sind mindestens 3 bis 4 Personen sinnvoll.
- Wann soll die technische Probe stattfinden?
- Plane die Probe 2 bis 3 Tage vor der Konferenz und reserviere pro Referent etwa 15 bis 20 Minuten. Prüfe zusätzlich 90 Minuten vor Beginn den gesamten Aufbau, die Verbindung und alle Dateien erneut.
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