Zo organiseer je een veteranentoernooi

Begin met de datum, de beschikbare sportvelden en de kantine. Leg daarna het toernooiformat vast, zodat je weet hoeveel teams, wedstrijden en scheidsrechters nodig zijn. Verwerk aanmeldingen centraal en verzamel meteen contactpersonen en dieetwensen. In de laatste weken draait alles om het wedstrijdschema, deelnemersinformatie, prijzen en materiaal. Plan op de dag zelf tijd voor veldopbouw, registratie, catering en een controle van kleedkamers en terrein.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Toernooidatum bevestigen
2 personen
2
Sportvelden reserveren
3
Kantine reserveren
4
Toernooiformat vastleggen
2 personen
5
Uitnodigingen versturen
2 personen
6
Aanmeldingen verwerken
2 personen
7
Teams en contactpersonen registreren
2 personen
8
Dieetwensen verzamelen
9
Scheidsrechters vastleggen
10
Vrijwilligers indelen
2 personen
11
Wedstrijdschema maken
2 personen
12
Deelnemersinformatie versturen
13
Prijzen en bekers bestellen
14
Wedstrijdformulieren printen
15
Boodschappenlijst controleren
2 personen
16
Boodschappen doen
2 personen
17
Dranken koelen
2 personen
18
Materialen verzamelen
2 personen
19
Terrein en kleedkamers controleren
2 personen
20
Velden uitzetten
4 personen
21
Doelen plaatsen
4 personen
22
Wedstrijdtafels opstellen
3 personen
23
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
24
Registratiebalie inrichten
2 personen
25
Catering voorbereiden
4 personen
26
Versiering ophangen
2 personen
27
Prijzen klaarzetten
28
Scheidsrechtersbriefing houden
4 personen

Event

29
Aanmeldbalie openen
3 personen
30
Teams ontvangen
3 personen
31
Wedstrijdmateriaal uitdelen
2 personen
32
Opening en uitleg geven
2 personen
33
Wedstrijden begeleiden
8 personen
34
Uitslagen verwerken
2 personen
35
Dranken serveren
3 personen
36
Hapjes serveren
3 personen
37
Dranken bijvullen
2 personen
38
Koffie en thee aanvullen
2 personen
39
Sanitaire voorzieningen controleren
40
Prijsuitreiking verzorgen
3 personen
41
Laatste consumptieronde serveren
2 personen
42
Wedstrijdmateriaal innemen
3 personen

Nazorg

43
Afval verzamelen
3 personen
44
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
45
Sportvelden opruimen
4 personen
46
Servies afwassen
3 personen
47
Kantine schoonmaken
3 personen
48
Kleedkamers controleren
2 personen
49
Materialen tellen en opbergen
2 personen
50
Geleende materialen retourneren
2 personen
51
Overgebleven voorraad opslaan
2 personen
52
Deelnemers bedankbericht sturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 10
Stoelenaantal 50
Partytentenaantal 2
Statafelsaantal 4

Sportmateriaal

Voetbaldoelenaantal 4
Voetballenaantal 12
Trainingshesjesaantal 40
Pionnenaantal 40
Veldmarkeerstrokenaantal 8
Scheidsrechtersfluitjesaantal 6
Stopwatchesaantal 4
Pomp met naaldenaantal 2
Reservebalnettenaantal 2
Beker voor winnaar
Medaillesaantal 50

Apparatuur

Koelboxenaantal 6
Waterkokersaantal 2
Koffiezetapparatenaantal 2
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Mobiele telefoonladersaantal 4

Servies

Herbruikbare bekersaantal 150
Bordenaantal 100
Besteksetsaantal 100
Koffiekopjesaantal 60
Serveerbladenaantal 8
Scharenaantal 4
Opscheplepelsaantal 6

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 8
Clubvlaggenaantal 6
Tafelkledenaantal 10
Prijzentafelbord

Administratie

Registratieformulierenaantal 100
Wedstrijdformulierenaantal 40
Pennensetsaantal 6
Klembordenaantal 8
Naamstickersaantal 120

Veiligheid

EHBO-koffer
Hesjes voor verkeersbegeleidersaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Emmersaantal 3
Dweilenaantal 3
Bezemsetsaantal 3

Catering

Boodschappen

Tips

Leg het format vast voordat je teams uitnodigt. Kies bijvoorbeeld het aantal poules, de wedstrijdduur en de rusttijd; daarmee kun je het aantal velden, scheidsrechters en wedstrijden berekenen.
Verzamel per team één contactpersoon en de dieetwensen van alle deelnemers uiterlijk één week voor het toernooi. Zo kun je wijzigingen en catering gericht doorgeven.
Maak het wedstrijdschema niet pas op de wedstrijddag. Verstuur het samen met de deelnemersinformatie enkele dagen vooraf en print extra wedstrijdformulieren voor de wedstrijdtafels.
Controleer sportmateriaal op de opbouwdag of vroeg in de ochtend: tel de voetballen, test de pomp, leg trainingshesjes en pionnen klaar en zet reservebalnetten apart.
Plan voor de start minimaal 90 minuten opbouwtijd. Zet eerst doelen en veldmarkering neer, richt daarna registratie- en wedstrijdtafels in en koel de dranken voordat de teams arriveren.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een veteranentoernooi organiseren?: Reserveer sportvelden en kantine bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf. Verstuur uitnodigingen daarna direct, zodat je uiterlijk 3 tot 4 weken voor het toernooi weet hoeveel teams meedoen.
Hoe maak je een wedstrijdschema voor een veteranentoernooi?: Bepaal eerst het aantal teams, velden en de wedstrijdduur. Plan per wedstrijd ook wisseltijd en minimaal 5 minuten speling; verstuur het definitieve schema uiterlijk 3 dagen vooraf.
Hoeveel scheidsrechters heb je nodig voor een veteranentoernooi?: Voor wedstrijden die tegelijk plaatsvinden heb je minimaal één scheidsrechter per veld nodig. Regel daarnaast ten minste één reserve voor pauzes, uitval en eventuele uitloop.
Hoeveel tijd heb je nodig om een veteranentoernooi op te bouwen?: Reken op minimaal 90 minuten voor doelen, veldmarkering, wedstrijdtafels, registratie, catering en controle van kleedkamers. Bij meerdere velden of partytenten plan je liever 2 uur.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.