Zo organiseer je een veteranenkoers

Een veteranenkoers organiseren begint niet bij de startboog, maar bij vergunningen, route en veiligheid. Leg eerst het parcours vast en stem verkeersmaatregelen, verkeersregelaars, EHBO en tijdwaarneming op elkaar af. Daarna richt je de deelnemersadministratie, communicatie en logistiek in. Werk met een planning tot op de wedstrijddag, zodat startnummers, routepijlen, medailles en catering niet pas op het laatste moment worden geregeld.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Wedstrijdvergunning aanvragen
2 personen
2
Parcours vastleggen
3 personen
3
Parcours inspecteren
3 personen
4
Verkeersplan indienen
2 personen
5
Verkeersregelaars reserveren
2 personen
6
EHBO-team reserveren
2 personen
7
Tijdwaarneming reserveren
2 personen
8
Verzekering controleren
2 personen
9
Deelnemerslijst aanmaken
2 personen
10
Uitnodigingen versturen
2 personen
11
Sponsoren benaderen
2 personen
12
Aanmeldingen verwerken
2 personen
13
Dieetwensen verzamelen
14
Prijzengeld regelen
2 personen
15
Bekers en medailles bestellen
2 personen
16
Catering reserveren
2 personen
17
Verkeersmaatregelen bevestigen
2 personen
18
Weersverwachting controleren
19
Startlijst publiceren
2 personen
20
Vrijwilligers indelen
2 personen
21
Route-instructies verspreiden
2 personen
22
Boodschappen doen
3 personen
23
Startnummers sorteren
2 personen
24
Prijzen controleren
2 personen
25
Koelboxen vullen
2 personen
26
Materiaal laden
4 personen
27
Parcours markeren
6 personen
28
Verkeersborden plaatsen
5 personen
29
Start- en finishboog opbouwen
4 personen
30
Dranghekken plaatsen
6 personen
31
Inschrijftafels opstellen
3 personen
32
Cateringpunt opbouwen
4 personen
33
EHBO-post inrichten
3 personen
34
Tijdwaarneming installeren
3 personen
35
Geluidsinstallatie testen
2 personen
36
Wedstrijdbriefing voorbereiden
2 personen
37
Startnummers klaarleggen
2 personen
38
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
39
Hapjes voorbereiden
3 personen
40
Verkeersregelaars instrueren
3 personen
41
Vrijwilligers instrueren
3 personen

Event

42
Inschrijving openen
4 personen
43
Startnummers uitgeven
3 personen
44
Fietscontroles uitvoeren
2 personen
45
Deelnemersbriefing geven
3 personen
46
Startzone vrijmaken
4 personen
47
Koers starten
5 personen
48
Koersverloop registreren
4 personen
49
Verkeersposten bemannen
12 personen
50
EHBO-post bemannen
3 personen
51
Finish registreren
4 personen
52
Uitslagen controleren
3 personen
53
Dranken serveren
4 personen
54
Dranken bijvullen
3 personen
55
Hapjes serveren
3 personen
56
Afvalbakken legen
2 personen
57
Prijsuitreiking voorbereiden
3 personen
58
Prijsuitreiking begeleiden
4 personen
59
Muziek verzorgen
2 personen
60
Publiek informeren
2 personen
61
Parcours vrijgeven
3 personen

Nazorg

62
Verkeersborden verwijderen
5 personen
63
Dranghekken afbouwen
6 personen
64
Start- en finishboog afbouwen
4 personen
65
Catering opruimen
4 personen
66
Servies afwassen
3 personen
67
Terrein schoonmaken
6 personen
68
Tijdwaarneming demonteren
3 personen
69
Geluidsinstallatie afbouwen
2 personen
70
Materiaal terugladen
4 personen
71
Locatie schoon opleveren
3 personen
72
Huurmaterialen retourneren
2 personen
73
Uitslagen publiceren
2 personen
74
Prijzen uitbetalen
2 personen
75
Vergunningen afmelden
76
Gevonden voorwerpen verwerken
77
Fotomateriaal verzamelen
2 personen
78
Restanten sorteren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 4
Inschrijftafelsaantal 4
Biertafelsaantal 12
Klapstoelenaantal 80
Barkrukkenaantal 12
Afvalbakkenaantal 12
Garderoberekkenaantal 2
Podiumdelenaantal 4

Sportmateriaal

Start- en finishboog
Dranghekkenaantal 80
Verkeerskegelsaantal 80
Routepijlenaantal 40
Koerslintaantal 10
Startnummersaantal 250
Startnummermagneetjesaantal 500
Rugnummerriemenaantal 250
Podiumbekersaantal 12
Medaillesaantal 250
Tijdwaarnemingsmattenaantal 2
Stopwatchesaantal 6
Klembordenaantal 12
Walkietalkiesaantal 14
Veiligheidshesjesaantal 30
Parcourskaartenaantal 30

Apparatuur

Geluidsinstallatie
Microfoonsaantal 3
Luidsprekersaantal 4
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 6
Powerbanksaantal 10
Kabelhaspelsaantal 4
Laptopaantal 2
Printer
Printerpapieraantal 3
Lamineerapparaat
Lamineerhoezenaantal 100
Reservebatterijenaantal 40

Servies

Herbruikbare bekersaantal 500
Koffiekopjesaantal 150
Bordenaantal 250
Besteksetsaantal 250
Serveerschalenaantal 20
Schenkkanenaantal 8
Thermoskannenaantal 8

Keuken

Koelboxenaantal 8
IJsboxenaantal 4
Snijplankenaantal 6
Koksmesjesaantal 6
Serveertangenaantal 10
Flessenopenersaantal 6
Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Warmhoudbakkenaantal 4

EHBO

EHBO-koffersaantal 3
AED
Reddingsdekensaantal 20
Brancard

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 12
Nederlandse vlaggenaantal 8
Sponsorbannersaantal 20
Welkomstbordaantal 2

Verlichting

LED-lichtsnoerenaantal 8
Bouwlampenaantal 6

Schoonmaak

Afvalcontainersaantal 6
Bezemsetsaantal 4
Vloertrekkersaantal 2
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 6
Schoonmaakspraysaantal 6
Werkhandschoenenaantal 20
Handdesinfectie dispensersaantal 8
Afvalzakhoudersaantal 12

Catering

Boodschappen

Tips

Vraag de wedstrijdvergunning en dien het verkeersplan vroeg in. Reserveer verkeersregelaars, EHBO en tijdwaarneming pas nadat parcours en wedstrijddatum definitief zijn; controleer uiterlijk 2 weken vooraf of alle reserveringen bevestigd zijn.
Loop het parcours minstens 1 keer volledig na en leg gevaarlijke punten vast op de parcourskaart. Plaats routepijlen, koerslint, dranghekken en verkeerskegels volgens één duidelijke route-instructie voor alle vrijwilligers.
Sluit de inschrijvingen op een vast moment, bijvoorbeeld 3 dagen voor de koers, zodat je de startlijst, startnummers en rugnummerriemen kunt sorteren. Verzamel dieetwensen tegelijk met de aanmelding en geef wijzigingen door aan de catering.
Maak een vrijwilligersindeling met één verantwoordelijke per post en geef posten walkietalkies of duidelijke contactgegevens. Plan de briefing minimaal 60 minuten voor de start; daarin bespreek je route, verkeersmaatregelen, EHBO en het protocol bij pech of incidenten.
Zet materiaal de dag ervoor klaar als de locatie dat toelaat. Test geluidsinstallatie, microfoons, tijdwaarnemingsmatten en verlengkabels; vul koelboxen pas op de wedstrijddag en controleer de weersverwachting opnieuw.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een veteranenkoers organiseren?: Begin bij voorkeur 4 tot 6 maanden vooraf met vergunningen, parcours en veiligheidsdiensten. Reserveer verkeersregelaars, EHBO en tijdwaarneming zodra de datum en route vaststaan, en rond de deelnemersadministratie uiterlijk 1 week voor de koers af.
Welke vergunning heb je nodig voor een veteranenkoers?: Dat hangt af van de gemeente, het parcours en de openbare weg. Vraag minimaal 3 maanden vooraf na welke wedstrijdvergunning en verkeersplannen nodig zijn; controleer ook verzekering en lokale voorwaarden voordat je deelnemers uitnodigt.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een veteranenkoers?: Maak een aparte bezetting voor elke kruising, start- en finishpost, inschrijftafel, bevoorrading en het podium. Tel daarnaast minstens 2 coördinatoren voor communicatie en onverwachte uitval, en bevestig de volledige indeling uiterlijk 1 week vooraf.
Wanneer maak je de startlijst en startnummers klaar?: Verwerk aanmeldingen tot een afgesproken sluitingsdatum, bij voorkeur 3 dagen voor de koers. Maak daarna de startlijst, sorteer de startnummers en controleer namen, categorieën en rugnummermagneetjes uiterlijk de avond ervoor.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.