Organiser une course des vétérans sans rien laisser au hasard

Une course des vétérans se prépare d’abord comme un projet de circulation et de sécurité, puis comme une compétition. Commencez par obtenir l’autorisation, définir et inspecter le parcours, puis valider le plan de circulation avec les agents et les secours. Ensuite seulement, lancez les inscriptions, le chronométrage, le catering et la remise des récompenses. Les oublis les plus fréquents concernent les délais administratifs, la répartition des bénévoles et le matériel de départ, d’arrivée et de signalisation.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Demander une autorisation de compétition
2 personnes
2
Définir le parcours
3 personnes
3
Inspecter le parcours
3 personnes
4
Soumettre le plan de circulation
2 personnes
5
Réserver des agents de circulation
2 personnes
6
Réserver l'équipe de premiers secours
2 personnes
7
Réserver le chronométrage
2 personnes
8
Vérifier l’assurance
2 personnes
9
Créer la liste des participants
2 personnes
10
Envoyer les invitations
2 personnes
11
Contacter les sponsors
2 personnes
12
Traiter les inscriptions
2 personnes
13
Recueillir les besoins alimentaires
14
Prévoir les prix
2 personnes
15
Commander des coupes et des médailles
2 personnes
16
Réserver le catering
2 personnes
17
Confirmer les mesures de circulation
2 personnes
18
Vérifier les prévisions météo
19
Publier la liste de départ
2 personnes
20
Répartir les bénévoles
2 personnes
21
Distribuer les consignes du parcours
2 personnes
22
Faire les courses
3 personnes
23
Trier les dossards
2 personnes
24
Vérifier les prix
2 personnes
25
Remplir les glacières
2 personnes
26
Charger le matériel
4 personnes
27
Baliser le parcours
6 personnes
28
Installer les panneaux de signalisation
5 personnes
29
Monter l’arche de départ et d’arrivée
4 personnes
30
Installer des barrières de sécurité
6 personnes
31
Installer les tables d’inscription
3 personnes
32
Monter le point de restauration
4 personnes
33
Installer le poste de premiers secours
3 personnes
34
Installer le système de chronométrage
3 personnes
35
Tester le système de sonorisation
2 personnes
36
Préparer le briefing de la compétition
2 personnes
37
Préparer les dossards
2 personnes
38
Préparer le café et le thé
2 personnes
39
Préparer les en-cas
3 personnes
40
Briefer les régulateurs de trafic
3 personnes
41
Briefer les bénévoles
3 personnes

Événement

42
Ouvrir les inscriptions
4 personnes
43
Distribuer les numéros de départ
3 personnes
44
Effectuer les contrôles des vélos
2 personnes
45
Faire le briefing des participants
3 personnes
46
Dégager la zone de départ
4 personnes
47
Lancer la course
5 personnes
48
Enregistrer l’évolution de la course
4 personnes
49
Tenir les postes de circulation
12 personnes
50
Assurer le poste de premiers secours
3 personnes
51
Enregistrer l'arrivée
4 personnes
52
Vérifier les résultats
3 personnes
53
Servir les boissons
4 personnes
54
Réapprovisionner les boissons
3 personnes
55
Servir des amuse-bouches
3 personnes
56
Vider les poubelles
2 personnes
57
Préparer la remise des prix
3 personnes
58
Animer la remise des prix
4 personnes
59
Fournir la musique
2 personnes
60
Informer le public
2 personnes
61
Autoriser le parcours
3 personnes

Suivi

62
Retirer les panneaux de signalisation
5 personnes
63
Démonter les barrières
6 personnes
64
Démonter l’arche de départ et d’arrivée
4 personnes
65
Ranger le service traiteur
4 personnes
66
Faire la vaisselle
3 personnes
67
Nettoyer le site
6 personnes
68
Démonter le chronométrage
3 personnes
69
Démonter la sono
2 personnes
70
Recharger le matériel
4 personnes
71
Remettre le lieu propre
3 personnes
72
Retourner les matériels de location
2 personnes
73
Publier les résultats
2 personnes
74
Distribuer les prix
2 personnes
75
Annuler les autorisations
76
Traiter les objets trouvés
77
Rassembler le matériel photo
2 personnes
78
Trier les restes
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 4
Tables d’inscriptionqté 4
Tables de bièreqté 12
Chaises pliantesqté 80
Tabourets de barqté 12
Poubellesqté 12
Portantsqté 2
Éléments de podiumqté 4

Matériel de sport

Arche de départ et d’arrivée
Barrières de fouleqté 80
Cônes de signalisationqté 80
Flèches de directionqté 40
Ruban d’arrivéeqté 10
Numéros de départqté 250
Aimants de dossardqté 500
Brassards de dossardqté 250
Coupes du podiumqté 12
Médaillesqté 250
Tapis de chronométrageqté 2
Chronomètresqté 6
Presse-papiersqté 12
Talkies-walkiesqté 14
Gilets de sécuritéqté 30
Cartes du parcoursqté 30

Équipement

Système de sonorisation
Microphonesqté 3
Haut-parleursqté 4
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 6
Batteries externesqté 10
Rallonges à enrouleurqté 4
Ordinateur portableqté 2
Imprimante
Papier pour imprimanteqté 3
Laminatrice
Pochettes à plastifierqté 100
Piles de rechangeqté 40

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 500
Tasses à caféqté 150
Assiettesqté 250
Couvertsqté 250
Plateaux de serviceqté 20
Carafesqté 8
Thermosqté 8

Cuisine

Glacièresqté 8
Bacs à glaceqté 4
Planches à découperqté 6
Couteaux d’officeqté 6
Pinces de serviceqté 10
Tire-bouchonsqté 6
Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Bacs de maintien au chaudqté 4

Premiers secours

Trousses de premiers secoursqté 3
DAE
Couvertures de survieqté 20
Brancard

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 12
Drapeaux néerlandaisqté 8
Bannières sponsorsqté 20
Panneau d’accueilqté 2

Éclairage

Guirlandes lumineuses LEDqté 8
Projecteurs de chantierqté 6

Nettoyage

Conteneurs à déchetsqté 6
Sets de balaiqté 4
Raclettes de solqté 2
Serpillièresqté 4
Seauxqté 6
Sprays nettoyantsqté 6
Gants de travailqté 20
Distributeurs de désinfectant pour les mainsqté 8
Supports de sacs poubelleqté 12

Catering

Courses

Conseils

Lancez les demandes d’autorisation et d’assurance au moins 8 semaines avant la course. Le parcours doit être inspecté avant l’envoi des invitations, car une modification tardive peut obliger à refaire le plan de circulation.
Réservez séparément les agents de circulation, l’équipe de premiers secours et le chronométrage au moins 4 semaines à l’avance. Confirmez leurs horaires, leurs points de présence et leurs moyens de communication.
Fermez les inscriptions 7 à 10 jours avant l’épreuve afin de trier les dossards, préparer la liste de départ et recueillir les besoins alimentaires. Prévoyez une procédure pour les changements de dernière minute.
Affectez chaque bénévole à un poste précis 3 à 5 jours avant la course : inscription, parcours, ravitaillement, arrivée ou podium. Distribuez aussi les consignes du parcours et vérifiez que les talkies-walkies et gilets de sécurité sont disponibles.
La veille, contrôlez les prévisions météo, remplissez les glacières et regroupez le matériel par zone. Sur place, installez d’abord les barrières, cônes, flèches et tapis de chronométrage, puis l’arche, la sonorisation et le podium.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une course des vétérans ?: Prévoyez idéalement 8 à 12 semaines. Ce délai permet d’obtenir l’autorisation, valider le parcours et la circulation, réserver les secours et le chronométrage, puis traiter les inscriptions.
Quand faut-il fermer les inscriptions à une course ?: Fermez-les 7 à 10 jours avant le départ. Il vous restera assez de temps pour préparer les dossards, la liste de départ, les besoins alimentaires et les récompenses.
Quand réserver les agents de circulation et les secours ?: Réservez-les au moins 4 semaines avant la course, dès que le parcours est défini. Confirmez leurs horaires et leurs emplacements une semaine avant l’épreuve.
Que faut-il vérifier la veille d’une course des vétérans ?: Vérifiez la météo, les dossards, les médailles et coupes, les glacières, les batteries, les talkies-walkies et le matériel de signalisation. Faites ce contrôle 24 heures avant le départ, avec une personne responsable par zone.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.