Zo organiseer je een verjaardagsworkshop zonder stress

Begin met de datum, locatie en het aantal deelnemers; die bepalen hoeveel werkplekken, stoelen en materialen je nodig hebt. Verstuur daarna de uitnodigingen en verzamel uiterlijk een week vooraf de aanmeldingen en dieetwensen. Werk het workshopprogramma uit voordat je inkopen doet, zodat je per plek precies weet wat klaar moet liggen. Plan de opbouw op de dag zelf in vaste volgorde: eerst meubels en werkplekken, daarna materialen, buffet, techniek en ontvangst.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie bevestigen
2
Uitnodigingen versturen
3
Aanmeldingen verwerken
4
Dieetwensen verzamelen
5
Workshopprogramma uitwerken
6
Benodigdheden controleren
2 personen
7
Boodschappenlijst opstellen
8
Catering inkopen
2 personen
9
Workshopmaterialen inkopen
10
Taart bestellen
11
Muziek afspeellijst maken
12
Cadeautasjes klaarmaken
2 personen
13
Koelboxen vullen
2 personen
14
Tafels opstellen
2 personen
15
Stoelen klaarzetten
2 personen
16
Werkplekken inrichten
2 personen
17
Materialen per plek verdelen
2 personen
18
Versiering ophangen
2 personen
19
Buffet klaarzetten
2 personen
20
Dranken koud zetten
21
Muziek en verlichting testen
22
Ontvangsttafel klaarzetten

Event

23
Gasten ontvangen
2 personen
24
Aanwezigheid registreren
25
Jassen en cadeaus aannemen
26
Welkomstdrankjes serveren
2 personen
27
Workshop uitleggen
28
Workshop begeleiden
2 personen
29
Materialen aanvullen
30
Werkplekken schoonhouden
31
Dranken bijvullen
32
Hapjes serveren
2 personen
33
Taart aansnijden
2 personen
34
Taart en koffie serveren
2 personen
35
Groepsfoto maken
36
Cadeautasjes uitdelen
37
Gasten uitzwaaien
2 personen

Nazorg

38
Workshopmaterialen verzamelen
2 personen
39
Overgebleven eten verpakken
2 personen
40
Afval sorteren
2 personen
41
Servies afwassen
2 personen
42
Tafels en stoelen opruimen
2 personen
43
Versiering verwijderen
2 personen
44
Ruimte schoonmaken
2 personen
45
Koelboxen leegmaken
46
Materialen inventariseren
47
Geleende spullen retourneren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 6
Stoelenaantal 16
Buffettafel
Kledingrek

Servies

Herbruikbare bordenaantal 20
Herbruikbare kommenaantal 20
Herbruikbare glazenaantal 24
Koffiekopjesaantal 16
Besteksetsaantal 20
Serveerschalenaantal 6
Serveerlepelsaantal 4

Keuken

Snijplankenaantal 2
Koksmesaantal 2
Taartmes
Koffiezetapparaat
Waterkoker
Thermoskannenaantal 2

Apparatuur

Bluetoothspeaker
Verlengkabelsaantal 2
Stekkerdozenaantal 2
Koelboxenaantal 2

Workshopmateriaal

Werkmattenaantal 16
Kinderschortenaantal 16
Scharenaantal 16
Potlodenaantal 32
Kleurpotlodenaantal 16
Viltstiftenaantal 16
Lijmsticksaantal 20
Acrylverfsetsaantal 6
Penseelsetsaantal 6
Mengpalettenaantal 6
Canvasdoekenaantal 16
Mengbekersaantal 12
Voorbeeldwerkstukkenaantal 3

Decoratie

Ballonnenaantal 40
Slingeraantal 4
Tafelkledenaantal 6
Cadeautasjesaantal 16
Naamkaartjesaantal 20

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 2

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 3
Emmersaantal 2
Sponzenaantal 4
Schoonmaakdoekenaantal 8
Bezem
Vuilniszakhouderaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Controleer de workshopmaterialen minimaal 7 dagen vooraf per deelnemer. Leg werkmatten, schorten, scharen, potloden, kleurpotloden, viltstiften, lijmsticks, acrylverf en penselen per werkplek klaar; zo zie je direct tekorten.
Maak de indeling op basis van het aantal aanmeldingen en houd minstens één extra stoel en werkplek achter de hand. Zet tafels en stoelen eerst neer en verdeel daarna de materialen, zodat je niet alles opnieuw hoeft te verplaatsen.
Regel taart, catering en dieetwensen uiterlijk 5 tot 7 dagen vooraf. Zet herbruikbare borden, kommen, glazen, bestek en serveerschalen klaar op een aparte buffettafel, zodat het eetgedeelte de workshop niet kruist.
Plan voor de opbouw minstens 60 tot 90 minuten. Vul koelboxen, zet dranken koud, test de Bluetoothspeaker en verlichting en controleer verlengkabels en stekkerdozen voordat de gasten binnenkomen.
Maak de ontvangsttafel compleet vóór de eerste gast arriveert. Leg de aanwezigheidslijst klaar en wijs één plek aan voor jassen en cadeaus; daardoor blijft de entree vrij en start het programma op tijd.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren organiseer je een verjaardagsworkshop?: Leg datum en locatie bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf vast en verstuur daarna de uitnodigingen. Sluit de aanmeldingen ongeveer 7 dagen voor de workshop, zodat je materiaal, catering en werkplekken kunt aanpassen.
Hoeveel tijd heb je nodig om een verjaardagsworkshop op te bouwen?: Reken op 60 tot 90 minuten voor tafels, stoelen, werkplekken, materialen, buffet en techniek. Plan daarnaast 15 minuten controle in voordat de gasten komen.
Wanneer moet je dieetwensen voor een verjaardagsworkshop vragen?: Vraag dieetwensen direct bij de uitnodiging uit en controleer ze opnieuw zodra de aanmeldingen sluiten. Gebruik de definitieve lijst uiterlijk 5 dagen vooraf voor de boodschappen en catering.
Hoeveel workshopmateriaal heb je per deelnemer nodig?: Leg per deelnemer één werkmat en kinderschort klaar en controleer voor elke werkplek de benodigde scharen, potloden, kleurpotloden, viltstiften, lijm, verf en penselen. Houd per soort materiaal minimaal 10 procent reserve aan; bij 20 deelnemers zijn dat bijvoorbeeld 2 extra sets of stuks.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.