Zo organiseer je een verjaardagsfeest zonder last-minute stress

Begin met de datum, locatie en gastenlijst; pas daarna kun je catering, taart en activiteiten goed plannen. Verstuur uitnodigingen op tijd en verzamel meteen dieetwensen en aanmeldingen. Werk vervolgens terug vanaf de feestdag: bestel eten en taart, controleer servies en apparatuur en verdeel de voorbereiding over meerdere momenten. Op de dag zelf richt je eerst de ruimte in, daarna het buffet en de drank, zodat je gasten kunt ontvangen zonder nog te moeten koken of zoeken.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie vastleggen
2
Gastenlijst samenstellen
3
Uitnodigingen versturen
4
Aanmeldingen verwerken
5
Dieetwensen verzamelen
6
Catering en taart bestellen
7
Muziek en afspeellijst kiezen
8
Activiteiten voorbereiden
2 personen
9
Voorraad en servies controleren
10
Boodschappen doen
2 personen
11
Dranken koelen
12
Hapjes voorbereiden
2 personen
13
Taart en dessert ophalen
14
Locatie schoonmaken
2 personen
15
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
16
Buffettafel inrichten
2 personen
17
Versiering ophangen
2 personen
18
Geluidsinstallatie aansluiten
19
Spellen klaarleggen
2 personen
20
Hapjes en drank klaarzetten
2 personen

Event

21
Gasten ontvangen
2 personen
22
Welkomstdrankjes serveren
2 personen
23
Hapjes serveren
2 personen
24
Dranken bijvullen
25
Spellen begeleiden
2 personen
26
Buffet serveren
3 personen
27
Taart aansnijden
2 personen
28
Koffie en thee serveren
2 personen
29
Muziek verzorgen
30
Gasten uitzwaaien
2 personen

Nazorg

31
Afval verzamelen
2 personen
32
Servies afwassen
2 personen
33
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
34
Versiering verwijderen
2 personen
35
Locatie grondig schoonmaken
2 personen
36
Overgebleven eten verdelen
37
Materialen retourneren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 6
Stoelenaantal 35
Buffettafelaantal 2
Krukkenaantal 6

Servies

Bordenaantal 40
Dessertbordjesaantal 40
Drinkglazenaantal 45
Wijnglazenaantal 30
Koffiekopjesaantal 25
Besteksetsaantal 40
Opscheplepelsaantal 8

Keuken

Snijplankenaantal 3
Koks- en broodmessenaantal 4
Serveerschalenaantal 8
Serveerschalen met dekselaantal 4
Taartmes
Taartplateau

Apparatuur

Koelboxenaantal 3
Koffiezetapparaat
Waterkoker
Bluetoothspeaker
Verlengsnoerenaantal 3
Stekkerdozenaantal 2

Decoratie

Ballonnenaantal 100
Ballonnenboog
Slingersaantal 6
Tafelkledenaantal 6
Servettenhoudersaantal 6
Cadeautafelbord

Verlichting

Lichtslingersaantal 3
Ledlampenaantal 4

Sportmateriaal

Bordspellenaantal 6
Dartbord
Dartpijlenaantal 6

Schoonmaak

Vuilnisbakkenaantal 3
Afwasbakkenaantal 2
Sponzenaantal 6
Afwasborstelsaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Verstuur de uitnodigingen uiterlijk 3 tot 4 weken vooraf en vraag om een reactie vóór een vaste datum. Zo weet je op tijd hoeveel stoelen, borden, glazen en porties je nodig hebt.
Plan catering en taart niet op dezelfde dag als je boodschappen en decoratie. Regel bestellingen minstens 7 dagen vooraf en controleer 1 dag eerder het ophaalmoment en eventuele dieetwensen.
Maak de ruimte 2 tot 3 uur voor aankomst klaar. Zet tafels, stoelen en de buffettafel neer, hang versiering op en sluit speaker, verlengsnoeren en stekkerdozen aan voordat de gasten er zijn.
Koel dranken minimaal 3 uur vooraf en houd per gast een glas of beker achter de hand. Zet water zichtbaar klaar naast de alcoholische dranken, zodat je tijdens het feest minder hoeft bij te vullen.
Leg activiteiten en spellen vóór de ontvangst klaar, met één persoon die ze kan begeleiden. Reserveer ook 15 minuten voor het aansnijden van de taart en gebruik daarvoor een taartmes, plateau en dessertbordjes in plaats van tijdens het moment nog spullen te zoeken.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een verjaardagsfeest plannen?: Leg datum en locatie ongeveer 6 weken vooraf vast. Verstuur de uitnodigingen 3 tot 4 weken voor het feest en bestel catering en taart uiterlijk 7 dagen van tevoren.
Wanneer stuur je uitnodigingen voor een verjaardagsfeest?: Stuur uitnodigingen meestal 3 tot 4 weken vooraf. Geef gasten ongeveer 2 weken om te reageren, zodat je daarna aantallen, dieetwensen en boodschappen kunt afronden.
Hoeveel tijd heb je nodig om een verjaardagsfeest klaar te zetten?: Reken op 2 tot 3 uur voor schoonmaken, tafels en stoelen plaatsen, decoratie ophangen, buffet inrichten en apparatuur aansluiten. Zet hapjes en gekoelde dranken pas in het laatste uur klaar.
Hoeveel drank heb ik nodig voor een verjaardagsfeest?: Reken voor het eerste uur op ongeveer 2 tot 3 drankjes per persoon en daarna 1 tot 2 per uur. Voorzie daarnaast continu water en koel de voorraad minstens 3 uur vooraf.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.