Cómo organizar una fiesta de cumpleaños sin prisas
Empieza por fijar la fecha, el lugar y el número aproximado de invitados; todo lo demás depende de esas tres decisiones. Después confirma las inscripciones y las preferencias dietéticas antes de pedir el catering y la tarta. Durante los días previos, revisa la vajilla, enfría las bebidas y deja preparados los aperitivos, la música y los juegos. El día de la fiesta, monta primero las zonas, recibe a los invitados con una bebida y reserva tiempo para reponer comida y bebidas.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Fijar fecha y lugar
- 2
Elaborar la lista de invitados
- 3
Enviar invitaciones
- 4
Gestionar inscripciones
- 5
Recoger preferencias dietéticas
- 6
Pedir catering y tarta
- 7
Elegir la música y la lista de reproducción
- 8
Preparar las actividades
2 personas
- 9
Comprobar el stock y la vajilla
- 10
Hacer la compra
2 personas
- 11
Enfriar bebidas
- 12
Preparar aperitivos
2 personas
- 13
Recoger la tarta y el postre
- 14
Limpiar el lugar
2 personas
- 15
Colocar mesas y sillas
3 personas
- 16
Montar la mesa de buffet
2 personas
- 17
Colgar la decoración
2 personas
- 18
Conectar el equipo de sonido
- 19
Preparar los juegos
2 personas
- 20
Preparar aperitivos y bebidas
2 personas
Evento
- 21
Recibir a los invitados
2 personas
- 22
Servir las bebidas de bienvenida
2 personas
- 23
Servir aperitivos
2 personas
- 24
Rellenar las bebidas
- 25
Guiar los juegos
2 personas
- 26
Servir el bufé
3 personas
- 27
Cortar la tarta
2 personas
- 28
Servir café y té
2 personas
- 29
Proporcionar la música
- 30
Despedir a los invitados
2 personas
Seguimiento
- 31
Recoger la basura
2 personas
- 32
Lavar la vajilla
2 personas
- 33
Recoger mesas y sillas
3 personas
- 34
Retirar la decoración
2 personas
- 35
Limpiar a fondo el lugar
2 personas
- 36
Repartir la comida sobrante
- 37
Devolver los materiales
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 6
- Sillascant. 35
- Mesa del bufécant. 2
- Taburetescant. 6
Vajilla
- Platoscant. 40
- Platos de postrecant. 40
- Vasoscant. 45
- Copas de vinocant. 30
- Tazas de cafécant. 25
- Cubiertoscant. 40
- Cucharonescant. 8
Cocina
- Tablas de cortarcant. 3
- Cuchillos de chef y de pancant. 4
- Bandejas de servircant. 8
- Bandejas de servir con tapacant. 4
- Cuchillo para tarta
- Base para tartas
Equipo
- Neveras portátilescant. 3
- Cafetera
- Hervidor de agua
- Altavoz Bluetooth
- Cables alargadorescant. 3
- Regletascant. 2
Decoración
- Globoscant. 100
- Arco de globos
- Guirnaldascant. 6
- Mantelescant. 6
- Porta-servilletascant. 6
- Cartel de la mesa de regalos
Iluminación
- Guirnaldas de lucescant. 3
- Lámparas LEDcant. 4
Material deportivo
- Juegos de mesacant. 6
- Diana
- Dardoscant. 6
Limpieza
- Papelelerascant. 3
- Fregaderoscant. 2
- Esponjascant. 6
- Cepillos para fregarcant. 2
Catering
- Compras
Consejos
- Envía las invitaciones con al menos 3 semanas de antelación y fija una fecha límite de respuesta 7 días antes. Así podrás ajustar el catering, la tarta y las opciones para alergias o dietas especiales.
- Calcula la vajilla para todos los invitados y añade un margen del 10%: platos, vasos, cubiertos y platos de postre suelen agotarse antes que la comida. Comprueba también si tienes suficientes tazas para el café.
- Enfría las bebidas como mínimo 4 horas antes de que lleguen los invitados. Deja una nevera portátil para las bebidas de reserva y evita llenar la mesa del bufé con todas las botellas desde el principio.
- Monta la mesa del bufé antes de empezar a decorar: coloca manteles, bandejas, cucharones, servilletas y el cuchillo para tarta en su sitio. La tarta y los postres deben recogerse o sacarse del frío lo bastante tarde para que lleguen en buenas condiciones.
- Prepara la música y los juegos el día anterior y prueba el altavoz Bluetooth, los cables alargadores y las regletas. Durante la fiesta, alterna comida, juegos y descansos para no concentrar toda la actividad en la primera hora.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una fiesta de cumpleaños?
- Empieza a organizarla entre 3 y 4 semanas antes. Envía las invitaciones con unas 3 semanas de margen y cierra la lista de invitados, las dietas y el pedido del catering aproximadamente 7 días antes.
- ¿Cuándo se debe pedir la tarta de cumpleaños?
- Pide la tarta al menos 7 días antes, o antes si necesitas un diseño o tamaño concreto. Confirma la hora de recogida el día anterior y reserva un espacio frío para conservarla hasta el momento de servirla.
- ¿Cuántas bebidas necesito para una fiesta de cumpleaños?
- Calcula entre 2 y 3 bebidas por persona durante la primera hora y aproximadamente 1 por persona por cada hora adicional. Ten una parte enfriándose y otra de reserva para no quedarte sin bebidas a mitad de la fiesta.
- ¿Cuándo hay que preparar la decoración y el bufé?
- Coloca mesas, sillas, manteles y la decoración principal entre 2 y 3 horas antes de que lleguen los invitados. Monta el bufé después, dejando los alimentos perecederos y la tarta para el último momento posible.
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