Zo organiseer je een verenigingstocht zonder last-minute gedoe

Begin bij de route en de datum, niet bij de boodschappen. Leg eerst de startlocatie, het rustpunt en de maximale groepsgrootte vast; daarna kun je uitnodigingen, vrijwilligers en catering plannen. Rijd de route volledig voor en markeer gevaarlijke punten voordat je deelnemers informeert. Sluit de deelnemerslijst op tijd, zodat dieetwensen, broodjes, koffie en materiaal kloppen. Op de dag zelf draait alles om een duidelijke inschrijftafel, herkenbare rollen en korte communicatielijnen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en route vastleggen
2 personen
2
Startlocatie reserveren
3
Rustpunt reserveren
4
Uitnodigingen versturen
2 personen
5
Aanmeldingen verwerken
2 personen
6
Dieetwensen verzamelen
7
Vrijwilligers indelen
2 personen
8
Routebeschrijving opstellen
2 personen
9
Route digitaal delen
10
Deelnemerslijst sluiten
11
Dieetwensen controleren
12
Route volledig voorrijden
2 personen
13
Gevaarlijke punten markeren
2 personen
14
Weersverwachting controleren
15
Deelnemers herinneren
16
Boodschappen doen
3 personen
17
Fietsmateriaal controleren
2 personen
18
Routeborden sorteren
2 personen
19
Rollen en telefoonnummers printen
20
Koelboxen vullen
2 personen
21
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
22
Broodjes en snacks klaarzetten
3 personen
23
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
24
Partytenten opbouwen
4 personen
25
Inschrijftafel inrichten
2 personen
26
Fietsenstalling afzetten
2 personen
27
Routeborden plaatsen
4 personen
28
Rustpunt bevoorraden
3 personen
29
Veiligheidsmateriaal klaarleggen
2 personen
30
Vrijwilligers instrueren
2 personen

Event

31
Deelnemers ontvangen
4 personen
32
Aanwezigheid registreren
2 personen
33
Startinstructie geven
2 personen
34
Groepen laten vertrekken
4 personen
35
Routepost bemannen
4 personen
36
Rustpunt bemannen
3 personen
37
Dranken bijvullen
2 personen
38
Hapjes serveren
3 personen
39
Pechgevallen ondersteunen
2 personen
40
Laatste groep volgen
2 personen
41
Deelnemers terug verwelkomen
3 personen
42
Avondeten serveren
4 personen
43
Koffie en thee bijvullen
2 personen
44
Afval tussentijds afvoeren
2 personen

Nazorg

45
Routeborden ophalen
4 personen
46
Fietsmateriaal verzamelen
3 personen
47
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
48
Partytenten afbreken
4 personen
49
Servies afwassen
3 personen
50
Locatie schoonmaken
4 personen
51
Koelboxen legen en reinigen
2 personen
52
Materialen terugbrengen
2 personen
53
Geleende spullen retourneren
2 personen
54
Routeborden controleren en drogen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 6
Klapstoelenaantal 60
Fietsenrekkenaantal 30
Kapstokkenaantal 2

Servies

Bordenaantal 60
Kommenaantal 60
Mokkenaantal 60
Drinkglazenaantal 100
Besteksetsaantal 70
Serveerschalenaantal 8
Thermoskannenaantal 4

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 2
Koelboxenaantal 6
Waterdispensersaantal 2
Portofoonsaantal 6
Megafoon
Verlengsnoerenaantal 4
Stekkerdozenaantal 4

Sportmateriaal

Routepijlenaantal 80
Verkeerskegelsaantal 20
Fietspompenaantal 4
Fietsreparatiesetsaantal 4
Binnenbandenaantal 10
Reflecterende hesjesaantal 12
Spanbandenaantal 12

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Zaklampenaantal 6
Nooddekensaantal 6

Decoratie

Verenigingsbanner
Tafelkledenaantal 6

Keuken

Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 4
Opscheplepelsaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Bezemsaantal 2
Dweilenaantal 2
Emmersaantal 2
Herbruikbare schoonmaakdoekenaantal 12

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de route minimaal 6 weken vooraf en reserveer het rustpunt meteen. Controleer of de locatie ruimte biedt voor fietsenrekken, klaptafels, stoelen en partytenten.
Laat deelnemers uiterlijk 10 dagen voor vertrek aanmelden en sluit de deelnemerslijst daarna. Vraag bij de aanmelding direct naar dieetwensen; zo kun je de boodschappen en broodjes gericht bestellen.
Rijd de volledige route uiterlijk 7 dagen vooraf voor. Noteer gevaarlijke punten, controleer waar routepijlen en verkeerskegels nodig zijn en deel de digitale route daarna met alle deelnemers.
Maak per groep een vrijwilliger verantwoordelijk voor begeleiding en pechhulp. Print rollen en telefoonnummers en test portofoons of een megafoon vóór de start, niet pas wanneer de groep uiteenvalt.
Werk met een ochtendplanning per half uur: zet partytenten, tafels en de inschrijftafel eerst klaar, vul koelboxen en thermoskannen daarna en leg koffie, thee, broodjes en snacks vlak voor opening neer.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een verenigingstocht organiseren?: Leg datum, route, startlocatie en rustpunt bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf vast. Verstuur de uitnodigingen daarna direct, zodat je uiterlijk 10 dagen voor vertrek de deelnemerslijst kunt sluiten.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een verenigingstocht?: Plan minimaal 1 coördinator, 1 vrijwilliger voor de inschrijving en per groep 1 begeleider. Voeg bij een grote groep een aparte pechhulp- en cateringverantwoordelijke toe; leg alle telefoonnummers uiterlijk 1 week vooraf vast.
Wanneer moet je de fietsroute voorrijden?: Rijd de volledige route uiterlijk 7 dagen voor de tocht voor en controleer haar nogmaals na slecht weer of wegwerkzaamheden. Markeer gevaarlijke punten en bepaal vooraf waar routepijlen, kegels en een fietsreparatieset nodig zijn.
Hoeveel eten en drinken moet je regelen voor een verenigingstocht?: Reken per deelnemer op drinken voor de hele tocht, plus koffie of thee bij de start en een portie broodjes en snacks bij het rustpunt. Controleer de definitieve aantallen 3 dagen vooraf en houd enkele extra porties achter de hand.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.