Een verenigingstocht organiseren: zo pak je het aan

Begin met de datum, route en start- en eindlocatie; die drie bepalen de rest van je planning. Verken de route vooraf en controleer afstand, rustpunten en bereikbaarheid voordat je deelnemers uitnodigt. Verzamel daarna aanmeldingen en dieetwensen, deel vrijwilligers in en leg catering en fietsreparatie vast. In de laatste week maak je de deelnemerslijst definitief, druk je route-instructies af en controleer je alle materialen voor de start.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en route vastleggen
2 personen
2
Reservering startlocatie maken
3
Reservering eindlocatie maken
4
Uitnodigingen versturen
2 personen
5
Aanmeldingen verwerken
2 personen
6
Dieetwensen verzamelen
7
Route vooraf verkennen
2 personen
8
Route en afstand controleren
2 personen
9
Routebestanden delen
10
Vrijwilligers indelen
2 personen
11
Catering reserveren
12
Fietsenmaker afspreken
13
Weersverwachting controleren
14
Deelnemerslijst definitief maken
2 personen
15
Route-instructies afdrukken
16
Deelnemersinformatie versturen
17
Boodschappen doen
2 personen
18
Dranken koelen
2 personen
19
Routepijlen klaarleggen
2 personen
20
Materialen naar locatie brengen
3 personen
21
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
22
Partytent opbouwen
4 personen
23
Inschrijftafel inrichten
2 personen
24
Fietsreparatiepunt inrichten
2 personen
25
Routepijlen plaatsen
3 personen
26
Koffie en thee klaarzetten
2 personen

Event

27
Startpakket uitdelen
3 personen
28
Deelnemers afvinken
2 personen
29
Startbriefing geven
2 personen
30
Groepen laten vertrekken
3 personen
31
Rustpunt bevoorraden
3 personen
32
Route en veiligheid controleren
2 personen
33
Deelnemers bij finish ontvangen
3 personen
34
Hapjes en maaltijd serveren
4 personen
35
Dranken bijvullen
2 personen
36
Servies afwassen
2 personen

Nazorg

37
Routepijlen verwijderen
3 personen
38
Locatie opruimen
4 personen
39
Locatie schoonmaken
3 personen
40
Materialen terugbrengen
3 personen
41
Geleende spullen retourneren
2 personen
42
Overgebleven voorraad opslaan
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentaantal 2
Klaptafelsaantal 6
Klapstoelenaantal 60
Tafelkledenaantal 6

Apparatuur

Koelboxenaantal 6
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Verlengsnoerenaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Fietspompenaantal 3
Fietsmontagestandaardsaantal 2

Sportmateriaal

Reserve binnenbandenaantal 12
Bandenlichtersaantal 6
Multitoolsaantal 4
Fietskettingenaantal 2
Routepijlenaantal 80
Bevestigingsbandenaantal 100
Veiligheidshesjesaantal 12
Routekaartenaantal 60
Startnummersaantal 60
Pennenaantal 20
Klembordenaantal 4

Servies

Herbruikbare bekersaantal 100
Bordenaantal 70
Besteksetsaantal 70
Koffiekopjesaantal 60
Schenkkannenaantal 6

Keuken

Snijplankenaantal 3
Koks messenaantal 3
Serveerschalenaantal 8
Opscheplepelsaantal 8
Thermoskannenaantal 4

Schoonmaak

Afwasteilenaantal 4
Sponzenaantal 8
Handvegersaantal 2
Vuilnisbakkenaantal 4

Verlichting

Ledlampenaantal 6
Verlengbare lichtsnoerenaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Verken de route minimaal één keer volledig met de fiets. Noteer niet alleen de afstand, maar ook lastige kruisingen, rustpunten en plekken waar routepijlen bevestigd kunnen worden.
Plan start- en eindlocatie zodra de datum vaststaat. Controleer of je bij beide locaties tafels, stoelen, een partytent en stroom voor koffiezetapparaten en waterkokers kunt plaatsen.
Sluit de inschrijving uiterlijk enkele dagen voor vertrek. Gebruik de definitieve deelnemerslijst voor startnummers, routekaarten, catering en het indelen van vrijwilligers.
Regel een fietsenmaker en richt een vast reparatiepunt in. Leg fietspompen, montagestandaards, bandenlichters, multitools en reserve binnenbanden vóór de ontvangst klaar.
Plaats routepijlen pas nadat je de route nog één keer hebt gecontroleerd. Neem bevestigingsbanden, veiligheidshesjes en een set reservepijlen mee voor ontbrekende of losgeraakte markeringen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een verenigingstocht organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, route en locaties. Verstuur de uitnodigingen daarna zodra de route en praktische informatie vaststaan, zodat je nog tijd hebt voor catering en vrijwilligers.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een verenigingstocht?: Reken naast de organisatie op minimaal 1 vrijwilliger bij de inschrijftafel, 1 bij het fietsreparatiepunt en 1 persoon voor routecontrole of ondersteuning onderweg. Bij een grote groep verdeel je extra vrijwilligers over start, rustpunten en eindlocatie.
Wanneer maak je de deelnemerslijst definitief?: Maak de lijst uiterlijk 3 tot 5 dagen voor de tocht definitief. Dan kun je catering, dieetwensen, startnummers, routekaarten en de hoeveelheid bekers en servies nog correct afstemmen.
Hoeveel tijd kost het uitzetten van een fietsroute?: Trek voor het plaatsen van routepijlen ongeveer 1 tot 2 uur uit voor een korte route en plan extra tijd als de route veel kruisingen bevat. Controleer de pijlen op de ochtend zelf nogmaals, vooral na regen of harde wind.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.