Zo organiseer je een vakantieweek zonder losse eindjes

Een vakantieweek organiseren begint niet met boodschappen doen, maar met een programma dat past bij de locatie, deelnemers en beschikbare begeleiding. Leg eerst de zalen, dagactiviteiten, uitstapjes en het vervoer vast. Daarna verwerk je aanmeldingen en dieetwensen, maak je een begeleidersrooster en werk je het draaiboek uit. Op locatie draait een goede start om een ingerichte ontvangstbalie, naamkaartjes, duidelijke informatie en materialen die vooraf zijn gecontroleerd.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Programma definitief maken
2 personen
2
Locatie en zalen reserveren
3
Dagactiviteiten vastleggen
2 personen
4
Uitnodigingen versturen
2 personen
5
Aanmeldingen verwerken
2 personen
6
Dieetwensen verzamelen
7
Vervoer voor deelnemers regelen
2 personen
8
Begeleiders inroosteren
2 personen
9
Reserveringen voor uitstapje maken
10
Muziek en activiteiten selecteren
2 personen
11
Deelnemerslijst controleren
2 personen
12
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
13
Draaiboek afdrukken
14
Boodschappen doen
3 personen
15
Materialen controleren
2 personen
16
Activiteitstafels voorbereiden
3 personen
17
Koelkasten vullen
2 personen
18
Ontvangstbalie inrichten
2 personen
19
Versiering ophangen
3 personen
20
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
21
Koffie en thee klaarzetten
2 personen

Event

22
Deelnemers verwelkomen
4 personen
23
Naamkaartjes uitdelen
2 personen
24
Openingsprogramma begeleiden
3 personen
25
Koffie en gebak serveren
3 personen
26
Dranken bijvullen
2 personen
27
Dinerbuffet serveren
4 personen
28
Muziekavond begeleiden
3 personen
29
Ochtendkoffie klaarzetten
2 personen
30
Bus voor uitstapje begeleiden
4 personen
31
Lunchpakketten uitdelen
3 personen
32
Creatieve workshop begeleiden
3 personen
33
Workshopmaterialen aanvullen
2 personen
34
Lunchbuffet klaarzetten
3 personen
35
Bingo begeleiden
3 personen
36
Gezelschapsspellen begeleiden
4 personen
37
Quizavond begeleiden
3 personen
38
Wandeltocht begeleiden
4 personen
39
Muziekmiddag begeleiden
3 personen
40
Meezingen begeleiden
3 personen
41
Barbecue voorbereiden
4 personen
42
Barbecue serveren
5 personen
43
Terrasactiviteiten begeleiden
3 personen
44
Afsluitende brunch serveren
4 personen
45
Herinneringen uitdelen
2 personen
46
Afsluitend optreden begeleiden
3 personen
47
Deelnemers uitzwaaien
4 personen

Nazorg

48
Servies afwassen
3 personen
49
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
50
Afval verzamelen
2 personen
51
Zalen schoonmaken
3 personen
52
Materialen sorteren
2 personen
53
Geleende spullen retourneren
2 personen
54
Restanten opslaan
2 personen
55
Locatie opleveren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 12
Stoelenaantal 60
Buffettafelsaantal 3
Krukkenaantal 6
Kapstokkenaantal 3

Servies

Koffiekopjesaantal 70
Glazenaantal 100
Bordenaantal 80
Kommetjesaantal 60
Messenaantal 80
Vorkenaantal 80
Lepelsaantal 80

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Snijplankenaantal 4
Koksmessenaantal 4
Opscheplepelsaantal 8
Serveerschalenaantal 10
Koelboxenaantal 4
Warmhoudbakkenaantal 4

Apparatuur

Bluetoothspeakersaantal 2
Microfoonsaantal 2
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Beamer
Projectiescherm

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 8
Ballonnenaantal 100
Tafelkledenaantal 12
Bloemstukkenaantal 8
Naamkaartjesaantal 70
Pennenaantal 30

Sportmateriaal

Wandelstokkenaantal 10
Bocceballenaantal 2
Cornhole setsaantal 2
Zachte ballenaantal 6

Spelmateriaal

Bingokaartenaantal 100
Bingomolen
Bingofichesaantal 100
Gezelschapsspellenaantal 12
Quizformulierenaantal 70
Puzzelsaantal 6

Creatief

Schildersdoekenaantal 60
Acrylverfsetsaantal 10
Kwastenaantal 60
Mengpalettenaantal 20
Schortenaantal 20
Kleurpotlodenaantal 20
Knutselpapieraantal 200
Scharenaantal 20

Verlichting

Ledlampenaantal 8
Lichtslingersaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 6
Afwasborstelsaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Maak het programma eerst definitief voordat je uitnodigingen verstuurt. Vermeld per dag het tijdstip, de activiteit, de zaal en eventuele vervoersmomenten, zodat deelnemers weten waarvoor ze zich aanmelden.
Verzamel dieetwensen direct bij de aanmelding en sluit de lijst uiterlijk één week voor vertrek. Geef het definitieve aantal deelnemers en de bijzonderheden door voordat je boodschappen doet en koelkasten vult.
Plan begeleiders per activiteit en vervoer, niet alleen per dag. Controleer minstens 48 uur vooraf of elke activiteit en elk uitstapje een verantwoordelijke begeleider heeft.
Test apparatuur en stroompunten vóór de ontvangst. Sluit microfoon, Bluetoothspeaker, beamer, projectiescherm, verlengkabels en stekkerdozen aan tijdens de opbouw, niet pas bij het openingsprogramma.
Bereid de eerste ontvangst volledig voor voordat deelnemers arriveren. Zet naamkaartjes, koffie, thee, gebak en informatie klaar en richt tafels, stoelen en kapstokken zo in dat de eerste groep direct weet waarheen te gaan.

Veelgestelde vragen

Wanneer moet ik een vakantieweek organiseren?: Begin uiterlijk acht tot twaalf weken vooraf met het programma, de locatie en het vervoer. Reserveer uitstapjes en zalen zodra de periode vaststaat; die onderdelen bepalen vaak de rest van de planning.
Hoeveel begeleiders heb ik nodig voor een vakantieweek?: Plan per activiteit minimaal één verantwoordelijke begeleider en maak daarnaast een aparte bezetting voor vervoer en ontvangst. Controleer de deelnemerslijst uiterlijk 48 uur vooraf, zodat je open plekken in het rooster nog kunt oplossen.
Wanneer verstuur je uitnodigingen voor een vakantieweek?: Stuur uitnodigingen ongeveer zes tot acht weken vooraf, nadat programma en locatie voorlopig vaststaan. Sluit aanmeldingen bij voorkeur twee tot drie weken voor vertrek, zodat je dieetwensen, vervoer en materialen kunt verwerken.
Wat moet ik de dag vóór een vakantieweek controleren?: Controleer de deelnemerslijst, naamkaartjes, begeleiders, reserveringen, materialen en apparatuur uiterlijk één dag vooraf. Zet houdbare spullen klaar en vul koelkasten en koelboxen pas zo laat mogelijk, zodat eten en drinken gekoeld blijven.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.