Organiser une semaine de vacances sans rien laisser au dernier moment
Une semaine de vacances réussie se prépare dans un ordre précis : d’abord le programme et les lieux, puis les inscriptions, le transport et l’encadrement. Les besoins alimentaires et les sorties doivent être confirmés avant les achats. La veille, concentrez-vous sur l’accueil, les tables d’activité, le matériel et les supports imprimés. Le jour J, les badges, le café et le programme d’ouverture permettent de démarrer sans attendre.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
- 1
Finaliser le programme
2 personnes
- 2
Réserver le lieu et les salles
- 3
Enregistrer les activités de la journée
2 personnes
- 4
Envoyer les invitations
2 personnes
- 5
Traiter les inscriptions
2 personnes
- 6
Recueillir les besoins alimentaires
- 7
Prévoir le transport des participants
2 personnes
- 8
Planifier les accompagnateurs
2 personnes
- 9
Réserver des sorties
- 10
Sélectionner la musique et les activités
2 personnes
- 11
Vérifier la liste des participants
2 personnes
- 12
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
- 13
Imprimer le déroulé
- 14
Faire les courses
3 personnes
- 15
Vérifier le matériel
2 personnes
- 16
Préparer les tables d'activité
3 personnes
- 17
Remplir les réfrigérateurs
2 personnes
- 18
Aménager le comptoir d’accueil
2 personnes
- 19
Suspendre la décoration
3 personnes
- 20
Installer les tables et les chaises
4 personnes
- 21
Préparer le café et le thé
2 personnes
Événement
- 22
Accueillir les participants
4 personnes
- 23
Distribuer les badges
2 personnes
- 24
Accompagner le programme d'ouverture
3 personnes
- 25
Servir le café et les pâtisseries
3 personnes
- 26
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
- 27
Servir le buffet du dîner
4 personnes
- 28
Animer la soirée musicale
3 personnes
- 29
Préparer le café du matin
2 personnes
- 30
Accompagner le bus pour la sortie
4 personnes
- 31
Distribuer les paniers-repas
3 personnes
- 32
Animer l’atelier créatif
3 personnes
- 33
Réapprovisionner le matériel d’atelier
2 personnes
- 34
Mettre en place le buffet du déjeuner
3 personnes
- 35
Animer le bingo
3 personnes
- 36
Animer les jeux de société
4 personnes
- 37
Encadrer la soirée quiz
3 personnes
- 38
Encadrer la randonnée
4 personnes
- 39
Animer l’après-midi musical
3 personnes
- 40
Encadrer le chant participatif
3 personnes
- 41
Préparer le barbecue
4 personnes
- 42
Servir le barbecue
5 personnes
- 43
Animer les activités en terrasse
3 personnes
- 44
Servir le brunch de clôture
4 personnes
- 45
Distribuer des souvenirs
2 personnes
- 46
Animer la prestation de clôture
3 personnes
- 47
Saluer les participants à leur départ
4 personnes
Suivi
- 48
Faire la vaisselle
3 personnes
- 49
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
- 50
Rassembler les déchets
2 personnes
- 51
Nettoyer les salles
3 personnes
- 52
Trier les matériaux
2 personnes
- 53
Rendre les articles empruntés
2 personnes
- 54
Ranger les restes
2 personnes
- 55
Remettre le lieu en état
2 personnes
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tables pliantesqté 12
- Chaisesqté 60
- Tables de buffetqté 3
- Tabouretsqté 6
- Porte-manteauxqté 3
Vaisselle
- Tasses à caféqté 70
- Verresqté 100
- Assiettesqté 80
- Petits bolsqté 60
- Couteauxqté 80
- Fourchettesqté 80
- Cuillèresqté 80
Cuisine
- Machines à caféqté 2
- Bouilloiresqté 2
- Thermosqté 6
- Planches à découperqté 4
- Couteaux de chefqté 4
- Louchesqté 8
- Plateaux de serviceqté 10
- Glacièresqté 4
- Bacs de maintien au chaudqté 4
Équipement
- Haut-parleurs Bluetoothqté 2
- Microphonesqté 2
- Rallongesqté 4
- Multiprisesqté 4
- Vidéoprojecteur
- Écran de projection
Décoration
- Guirlandes de fanionsqté 8
- Ballonsqté 100
- Nappesqté 12
- Compositions floralesqté 8
- Badges nominatifsqté 70
- Stylosqté 30
Matériel de sport
- Bâtons de marcheqté 10
- Boules de bocceqté 2
- Sets de cornholeqté 2
- Balles souplesqté 6
Matériel de jeu
- Cartes de bingoqté 100
- Boule de bingo
- Fiches de bingoqté 100
- Jeux de sociétéqté 12
- Feuilles de quizqté 70
- Puzzlesqté 6
Créatif
- Toiles de peintureqté 60
- Sets de peinture acryliqueqté 10
- Pinceauxqté 60
- Palettes de mélangeqté 20
- Tabliersqté 20
- Crayons de couleurqté 20
- Papier de bricolageqté 200
- Ciseauxqté 20
Éclairage
- Lampes LEDqté 8
- Guirlandes lumineusesqté 4
Nettoyage
- Poubellesqté 6
- Serpillièresqté 3
- Seauxqté 3
- Gants de nettoyageqté 6
- Brosses à vaisselleqté 4
Catering
- Courses
Conseils
- Commencez par finaliser le programme et réserver les salles. Prévoyez un déroulé imprimé par accompagnateur et gardez une version visible au comptoir d’accueil.
- Fixez une date limite d’inscription au moins 7 jours avant le début de la semaine. Vous aurez ainsi le temps de vérifier les participants, les besoins alimentaires et les trajets.
- Réservez les sorties avant d’acheter le reste du matériel. Confirmez les horaires, le nombre de participants et le transport au plus tard 3 jours à l’avance.
- Préparez les badges nominatifs et les tables d’activité la veille. Comptez une place assise par participant, plus 10 % de chaises supplémentaires si l’espace le permet.
- Installez l’accueil 30 minutes avant l’arrivée prévue. Placez les badges, le déroulé, les boissons chaudes et les pâtisseries au même endroit pour éviter les allers-retours dès l’ouverture.
Questions fréquentes
- Quand faut-il commencer à organiser une semaine de vacances ?
- Commencez au moins 4 semaines avant le premier jour. Réservez d’abord le lieu et les sorties, puis laissez les 7 derniers jours au suivi des inscriptions, du transport et des besoins alimentaires.
- Quand arrêter les inscriptions pour une semaine de vacances ?
- Fixez la clôture des inscriptions 7 jours avant le début. Cela laisse le temps de vérifier la liste des participants, de planifier les accompagnateurs et d’adapter les achats.
- Combien d’accompagnateurs prévoir pour une semaine de vacances ?
- Déterminez le nombre selon l’effectif et les activités, puis attribuez un responsable à chaque groupe au moins 3 jours avant. Ajoutez une personne disponible pour l’accueil, les retards et les imprévus.
- Que préparer la veille d’une semaine de vacances ?
- Préparez les badges, le déroulé imprimé, les tables d’activité, la décoration et le matériel technique la veille. Remplissez aussi les réfrigérateurs et vérifiez les câbles, les multiprises et les appareils au moins 2 heures avant l’accueil.
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