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Eine Ferienwoche Schritt für Schritt organisieren

Bei einer Ferienwoche müssen Programm, Räume, Betreuung und Ausflüge ineinandergreifen. Beginne deshalb mit den Tagesaktivitäten und reserviere Räume sowie externe Angebote, bevor du Einladungen verschickst. Danach sammelst du Anmeldungen, Ernährungswünsche und Transportbedarf und teilst die Betreuer ein. In den letzten Tagen prüfst du Teilnehmerliste und Materialien, bereitest Aktivitätstische und Empfang vor und legst den Ablauf für den ersten Morgen fest.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • 1

    Programm finalisieren

    2 Personen

  • 2

    Location und Räume reservieren

  • 3

    Tagesaktivitäten festhalten

    2 Personen

  • 4

    Einladungen verschicken

    2 Personen

  • 5

    Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • 6

    Ernährungswünsche erfassen

  • 7

    Transport für Teilnehmende organisieren

    2 Personen

  • 8

    Betreuer einteilen

    2 Personen

  • 9

    Ausflugsreservierungen machen

  • 10

    Musik und Aktivitäten auswählen

    2 Personen

  • 11

    Teilnehmerliste prüfen

    2 Personen

  • 12

    Namensschilder vorbereiten

    2 Personen

  • 13

    Drehbuch ausdrucken

  • 14

    Einkaufen gehen

    3 Personen

  • 15

    Materialien prüfen

    2 Personen

  • 16

    Aktivitätstische vorbereiten

    3 Personen

  • 17

    Kühlschränke befüllen

    2 Personen

  • 18

    Empfangstheke einrichten

    2 Personen

  • 19

    Dekoration aufhängen

    3 Personen

  • 20

    Tische und Stühle aufstellen

    4 Personen

  • 21

    Kaffee und Tee bereitstellen

    2 Personen

Event

  • 22

    Teilnehmer begrüßen

    4 Personen

  • 23

    Namensschilder verteilen

    2 Personen

  • 24

    Eröffnungsprogramm begleiten

    3 Personen

  • 25

    Kaffee und Gebäck servieren

    3 Personen

  • 26

    Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • 27

    Abendbuffet servieren

    4 Personen

  • 28

    Musikabend begleiten

    3 Personen

  • 29

    Morgenkaffee bereitstellen

    2 Personen

  • 30

    Bus für den Ausflug begleiten

    4 Personen

  • 31

    Lunchpakete verteilen

    3 Personen

  • 32

    Kreativen Workshop begleiten

    3 Personen

  • 33

    Workshop-Materialien auffüllen

    2 Personen

  • 34

    Mittagsbuffet aufbauen

    3 Personen

  • 35

    Bingo begleiten

    3 Personen

  • 36

    Gesellschaftsspiele betreuen

    4 Personen

  • 37

    Quizabend betreuen

    3 Personen

  • 38

    Wanderung begleiten

    4 Personen

  • 39

    Musiknachmittag begleiten

    3 Personen

  • 40

    Mitsingen begleiten

    3 Personen

  • 41

    Grill vorbereiten

    4 Personen

  • 42

    Barbecue servieren

    5 Personen

  • 43

    Terrassenaktivitäten betreuen

    3 Personen

  • 44

    Abschlussbrunch servieren

    4 Personen

  • 45

    Erinnerungen verteilen

    2 Personen

  • 46

    Abschlussauftritt begleiten

    3 Personen

  • 47

    Teilnehmende verabschieden

    4 Personen

Nachbereitung

  • 48

    Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • 49

    Tische und Stühle aufräumen

    4 Personen

  • 50

    Abfall sammeln

    2 Personen

  • 51

    Räume reinigen

    3 Personen

  • 52

    Materialien sortieren

    2 Personen

  • 53

    Geliehene Sachen zurückgeben

    2 Personen

  • 54

    Reste einlagern

    2 Personen

  • 55

    Veranstaltungsort übergeben

    2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • KlappischeAnz. 12
  • StühleAnz. 60
  • BuffetischeAnz. 3
  • HockerAnz. 6
  • KleiderständerAnz. 3

Geschirr

  • KaffeetassenAnz. 70
  • GläserAnz. 100
  • TellerAnz. 80
  • SchälchenAnz. 60
  • MesserAnz. 80
  • GabelnAnz. 80
  • LöffelAnz. 80

Küche

  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • ThermoskannenAnz. 6
  • SchneidebretterAnz. 4
  • KochmesserAnz. 4
  • ServierlöffelAnz. 8
  • ServierschalenAnz. 10
  • KühlboxenAnz. 4
  • WarmhaltebehälterAnz. 4

Ausstattung

  • Bluetooth-LautsprecherAnz. 2
  • MikrofoneAnz. 2
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • Beamer
  • Projektionsleinwand

Dekoration

  • WimpelkettenAnz. 8
  • BallonsAnz. 100
  • TischdeckenAnz. 12
  • BlumenarrangementsAnz. 8
  • NamensschilderAnz. 70
  • StifteAnz. 30

Sportmaterial

  • GehstöckeAnz. 10
  • Boccia-KugelnAnz. 2
  • Cornhole-SetsAnz. 2
  • SoftbälleAnz. 6

Spielmaterial

  • Bingo-KartenAnz. 100
  • Bingo-Rad
  • BingokartenAnz. 100
  • GesellschaftsspieleAnz. 12
  • QuizformulareAnz. 70
  • PuzzlesAnz. 6

Kreativ

  • LeinwändeAnz. 60
  • AcrylfarbsetsAnz. 10
  • PinselAnz. 60
  • MischpalettenAnz. 20
  • SchürzenAnz. 20
  • BuntstifteAnz. 20
  • BastelpapierAnz. 200
  • ScherenAnz. 20

Beleuchtung

  • LED-LampenAnz. 8
  • LichterkettenAnz. 4

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 6
  • WischmopsAnz. 3
  • EimerAnz. 3
  • ReinigungshandschuheAnz. 6
  • SpülbürstenAnz. 4

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Lege das Programm zuerst als Tagesplan fest: Ordne jeder Aktivität einen Raum, eine verantwortliche Betreuungsperson und ein Zeitfenster zu. So erkennst du früh, ob Wege, Pausen und Ausflüge realistisch eingeplant sind.
  • Verschicke die Einladungen erst, wenn Räume, Tagesaktivitäten und Ausflugsreservierungen geklärt sind. Fordere Anmeldungen, Ernährungswünsche und Angaben zum Transport mit einer festen Rückmeldefrist an.
  • Plane die Betreuung nicht nur nach der Zahl der Teilnehmenden, sondern nach den einzelnen Aktivitäten. Prüfe die endgültige Teilnehmerliste spätestens einige Tage vor Beginn und gleiche sie mit Transport, Namensschildern und Betreuer-Einteilung ab.
  • Bereite den Empfang am Vortag vor: Namensschilder, Drehbuch, Teilnehmerliste, Kaffee- und Teestation sowie Gebäck gehören an einen festen Platz. Fülle Kühlschränke und Kühlboxen rechtzeitig, damit der erste Morgen nicht mit Einkaufen beginnt.
  • Teste Technik und Räume vor dem Start, besonders Beamer, Projektionsleinwand, Mikrofone, Bluetooth-Lautsprecher und Verlängerungskabel. Stelle Tische, Stühle und Aktivitätstische nach dem Tagesplan auf und halte zusätzlich benötigte Materialien griffbereit.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Ferienwoche organisieren?
Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vorher mit Programm, Räumen, Betreuung und Ausflügen. Verschicke die Einladungen erst, wenn diese Grundlagen feststehen, und setze eine Anmeldefrist etwa 3 bis 4 Wochen vor Beginn.
Wann sollte man die Teilnehmerliste für eine Ferienwoche prüfen?
Prüfe die Liste erstmals direkt nach Ablauf der Anmeldefrist und ein zweites Mal 3 bis 5 Tage vor dem Start. Gleiche dabei Namen, Ernährungswünsche, Transportbedarf, Namensschilder und Betreuer-Einteilung ab.
Wie plant man die Verpflegung für eine Ferienwoche?
Erfasse Ernährungswünsche spätestens mit der Anmeldung und plane Getränke sowie Mahlzeiten für jeden Tag. Stelle Kaffee, Tee und Gebäck für den Empfang bereit und fülle Kühlschränke oder Kühlboxen am Vortag.
Was muss am ersten Tag einer Ferienwoche vorbereitet sein?
Richte Empfangstheke, Namensschilder, Teilnehmerliste und Eröffnungsprogramm vor dem Eintreffen der Gruppe ein. Räume, Aktivitätstische und Technik sollten mindestens 60 Minuten vorher bereitstehen, damit noch Zeit für einen Funktionstest bleibt.

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