Zo organiseer je een Vaderdagmarkt zonder last-minute stress

Begin met de datum, locatie en marktindeling voordat je deelnemers benadert. Daarna leg je kraamreserveringen vast, controleer je vergunningen en breng je in kaart waar stroom, tenten en looproutes nodig zijn. De meeste problemen ontstaan wanneer aanmeldingen, dieetwensen en betalingen te laat worden verzameld. Plan daarom de communicatie en opbouw als één geheel: deelnemers weten waar ze staan, vrijwilligers weten wanneer ze nodig zijn en bezoekers kunnen direct betalen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie bevestigen
2
Marktindeling maken
2 personen
3
Kraamhouders benaderen
2 personen
4
Uitnodigingen versturen
2 personen
5
Aanmeldingen verwerken
2 personen
6
Dieetwensen verzamelen
7
Kraamreserveringen vastleggen
2 personen
8
Stroompunten controleren
9
Reserveringen maken
10
Vergunningen controleren
11
Promotie online plaatsen
2 personen
12
Programma definitief maken
2 personen
13
Leveranciers bevestigen
14
Vrijwilligers indelen
2 personen
15
Deelnemersinformatie versturen
16
Weersverwachting controleren
17
Boodschappen doen
3 personen
18
Materialen verzamelen
3 personen
19
Kassa voorbereiden
2 personen
20
Marktkramen markeren
2 personen
21
Terrein inspecteren
2 personen
22
Partytenten opbouwen
4 personen
23
Marktkramen plaatsen
4 personen
24
Tafels opstellen
3 personen
25
Stoelen plaatsen
3 personen
26
Stroom aansluiten
2 personen
27
Verlichting ophangen
2 personen
28
Versiering ophangen
3 personen
29
Wegwijzers plaatsen
2 personen
30
Kraamnummers bevestigen
2 personen
31
Kraamhouders ontvangen
3 personen
32
Kraamhouders instrueren
2 personen
33
Hapjes voorbereiden
4 personen
34
Dranken koelen
2 personen
35
Koffiepunt inrichten
2 personen
36
Kassa- en pinpunt testen
2 personen
37
Toiletten controleren
2 personen
38
Afvalpunten plaatsen
2 personen
39
Briefing vrijwilligers geven
3 personen

Event

40
Entree openen
2 personen
41
Bezoekers verwelkomen
2 personen
42
Kassa bemannen
2 personen
43
Kraamhouders ondersteunen
2 personen
44
Koffie en thee serveren
2 personen
45
Hapjes serveren
3 personen
46
Dranken bijvullen
2 personen
47
Tafels schoonhouden
2 personen
48
Afvalbakken legen
2 personen
49
Vaderdagactiviteit begeleiden
3 personen
50
Fotopunt begeleiden
51
Programma aankondigen
52
Prijsuitreiking begeleiden
2 personen
53
Verlichting controleren
54
Laatste ronde dranken
2 personen
55
Bezoekers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

56
Kassa afsluiten
2 personen
57
Kraamhouders laten uitladen
3 personen
58
Eten en drinken opruimen
3 personen
59
Afval verzamelen
4 personen
60
Servies afwassen
3 personen
61
Terrein schoonmaken
4 personen
62
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
63
Partytenten afbreken
4 personen
64
Decoratie verwijderen
3 personen
65
Apparatuur schoonmaken
2 personen
66
Materialen inventariseren
2 personen
67
Materialen retourneren
2 personen
68
Overgebleven voorraad opslaan
2 personen
69
Gevonden voorwerpen registreren
70
Leveranciers afmelden

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 4
Marktkramenaantal 12
Tafelsaantal 12
Klapstoelenaantal 60
Biertafelsaantal 4
Kledingrekkenaantal 6
Statafelsaantal 6
Kraamgewichtenaantal 24
Opbergboxenaantal 10

Servies

Herbruikbare bekersaantal 150
Koffiekopjesaantal 80
Bordenaantal 100
Besteksetsaantal 100
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 8

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 6
Verlengsnoerenaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Pinautomatenaantal 2
Bluetoothspeakersaantal 2

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koks messenaantal 4
Maatbekersaantal 3
Thermoskannenaantal 6
IJslepelsaantal 2
Koelelementenaantal 24

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 8
Vaderdagbannersaantal 4
Ballonnenaantal 100
Ballonpompaantal 2
Fotowand
Fotorekwisietenaantal 20

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 6
LED-lantaarnsaantal 8

Sportmateriaal

Ringwerpsetsaantal 2
Blikwerpsetsaantal 2
Spelkaartenaantal 4

Schoonmaak

Bezemsetsaantal 3
Stoffer en blikaantal 3
Emmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Schoonmaakhandschoenenaantal 8

Catering

Boodschappen

Tips

Maak de marktindeling zodra de locatie vaststaat. Reserveer niet alleen plekken voor marktkramen, maar houd ook ruimte vrij voor looproutes, tafels, stoelen en partytenten.
Vraag bij elke aanmelding direct naar kraamgrootte, stroombehoefte en dieetwensen. Sluit de deelnemerslijst uiterlijk één week voor de markt, zodat je de indeling en deelnemersinformatie nog kunt aanpassen.
Controleer stroompunten minimaal twee weken vooraf. Noteer per plek welke verlengsnoeren en stekkerdozen nodig zijn en test koffiezetapparaten, waterkokers en pinautomaten vóór de opbouw.
Maak een betaalplan voor de eerste bezoekersstroom. Zorg dat pinautomaten klaarstaan, contant geld geregeld is en herbruikbare bekers, borden en bestek vóór opening op hun plek liggen.
Plan de opbouw met vaste tijden en controleer de weersverwachting 48 uur vooraf. Zet partytenten en marktkramen pas neer nadat het terrein is geïnspecteerd en gebruik kraamgewichten zodra er wind wordt verwacht.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een Vaderdagmarkt organiseren?: Begin minimaal 8 tot 10 weken vooraf met datum, locatie, vergunningen en het benaderen van kraamhouders. Verstuur de deelnemersinformatie uiterlijk 7 dagen voor de markt.
Hoeveel tijd kost de opbouw van een Vaderdagmarkt?: Reken voor een markt met meerdere kramen op minstens 2 tot 3 uur opbouw. Plan daarnaast 30 minuten voor de terreininspectie, stroomcontrole en het testen van de pinautomaten.
Wanneer moet je de weersverwachting voor een Vaderdagmarkt controleren?: Controleer de verwachting 48 uur vooraf en nogmaals op de ochtend zelf. Neem uiterlijk de dag ervoor een besluit over partytenten, extra kraamgewichten en een aangepaste indeling.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een Vaderdagmarkt?: Plan minimaal 1 vrijwilliger voor elke 10 tot 15 kramen, plus 2 mensen voor opbouw en afbouw. Bij een markt van 20 kramen betekent dat minstens 4 vaste vrijwilligers.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.