Organiser un marché de la Fête des pères, étape par étape

Un marché de la Fête des pères se prépare d’abord sur le papier, puis sur le terrain. Commencez par confirmer la date et le lieu, dessinez l’agencement des stands et contactez les exposants avant d’ouvrir les inscriptions. Ensuite, verrouillez les autorisations, les besoins alimentaires, les fournisseurs et le programme. La dernière semaine sert surtout à transmettre les informations, répartir les bénévoles et vérifier que chaque stand disposera de l’espace, de l’électricité et du matériel prévus.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Confirmer la date et le lieu
2
Créer l'agencement du marché
2 personnes
3
Contacter les exposants
2 personnes
4
Envoyer les invitations
2 personnes
5
Traiter les inscriptions
2 personnes
6
Recueillir les besoins alimentaires
7
Enregistrer les réservations de stands
2 personnes
8
Vérifier les points d'alimentation
9
Faire les réservations
10
Vérifier les autorisations
11
Publier la promotion en ligne
2 personnes
12
Finaliser le programme
2 personnes
13
Confirmer les fournisseurs
14
Répartir les bénévoles
2 personnes
15
Envoyer les informations aux participants
16
Vérifier les prévisions météo
17
Faire les courses
3 personnes
18
Rassembler le matériel
3 personnes
19
Préparer la caisse
2 personnes
20
Marquer les stands du marché
2 personnes
21
Inspecter le site
2 personnes
22
Monter les tentes de réception
4 personnes
23
Installer les stands du marché
4 personnes
24
Installer les tables
3 personnes
25
Installer les chaises
3 personnes
26
Brancher l’électricité
2 personnes
27
Installer l'éclairage
2 personnes
28
Suspendre la décoration
3 personnes
29
Installer des panneaux directionnels
2 personnes
30
Confirmer les numéros des stands
2 personnes
31
Réceptionner les supports de stand
3 personnes
32
Instruire les tenanciers de stand
2 personnes
33
Préparer les en-cas
4 personnes
34
Refroidir les boissons
2 personnes
35
Mettre en place le point café
2 personnes
36
Tester la caisse et le terminal de paiement
2 personnes
37
Vérifier les toilettes
2 personnes
38
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
39
Briefer les bénévoles
3 personnes

Événement

40
Ouvrir l’entrée
2 personnes
41
Accueillir les visiteurs
2 personnes
42
Tenir la caisse
2 personnes
43
Soutenir les exposants
2 personnes
44
Servir le café et le thé
2 personnes
45
Servir des amuse-bouches
3 personnes
46
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
47
Garder les tables propres
2 personnes
48
Vider les poubelles
2 personnes
49
Animer l’activité de la fête des Pères
3 personnes
50
Encadrer le photobooth
51
Annoncer le programme
52
Animer la remise des prix
2 personnes
53
Vérifier l'éclairage
54
Dernier tour de boissons
2 personnes
55
Saluer les visiteurs à leur départ
2 personnes

Suivi

56
Clôturer la caisse
2 personnes
57
Faire décharger les exposants
3 personnes
58
Ranger la nourriture et les boissons
3 personnes
59
Rassembler les déchets
4 personnes
60
Faire la vaisselle
3 personnes
61
Nettoyer le site
4 personnes
62
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
63
Démonter les tentes de fête
4 personnes
64
Retirer la décoration
3 personnes
65
Nettoyer le matériel
2 personnes
66
Inventorier le matériel
2 personnes
67
Retourner les matériels
2 personnes
68
Ranger le stock restant
2 personnes
69
Enregistrer les objets trouvés
70
Annuler les fournisseurs

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 4
Stands de marchéqté 12
Tablesqté 12
Chaises pliantesqté 60
Tables de bièreqté 4
Portants à vêtementsqté 6
Tables hautesqté 6
Poids de standqté 24
Boîtes de rangementqté 10

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 150
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8

Équipement

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 6
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Distributeurs automatiquesqté 2
Haut-parleurs Bluetoothqté 2

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Verres doseursqté 3
Thermosqté 6
Cuillères à glaceqté 2
Pains de glaceqté 24

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 8
Bannières pour la fête des pèresqté 4
Ballonsqté 100
Pompe à ballonsqté 2
Mur photo
Accessoires photoqté 20

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 6
Lanternes LEDqté 8

Matériel de sport

Jeux de lancer d'anneauxqté 2
Jeux de lancer de boîtesqté 2
Cartes de jeuqté 4

Nettoyage

Sets de balaiqté 3
Balayette et pelleqté 3
Seauxqté 4
Serpillièresqté 4
Gants de nettoyageqté 8

Catering

Courses

Conseils

Fixez rapidement un plan des stands avec les dimensions disponibles, les passages et les points d’alimentation. Réservez une zone distincte pour les tables hautes, les portants à vêtements et les espaces de service.
Demandez aux exposants leurs besoins alimentaires et électriques au moment de l’inscription, pas quelques jours avant. Prévoyez les rallonges et multiprises uniquement après avoir vérifié la puissance disponible sur place.
Envoyez aux participants un récapitulatif au moins 7 jours avant le marché : horaires d’arrivée, emplacement, accès, stationnement, matériel fourni et personne à contacter le jour J.
Vérifiez les prévisions météo 48 heures avant, puis le matin même. Les tentes de réception doivent être montées avec leurs poids de stand avant l’installation des tables, chaises et marchandises.
Préparez la caisse, les gobelets réutilisables, la vaisselle et le matériel de café la veille. Le jour J, commencez par inspecter le site, marquer les stands et tester les rallonges avant l’arrivée du public.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un marché de la Fête des pères ?: Commencez au moins 6 à 8 semaines avant la date prévue. Cela laisse le temps de confirmer le lieu, obtenir les autorisations, contacter les exposants et traiter les inscriptions avant de finaliser le programme.
Combien de temps faut-il pour installer un marché de la Fête des pères ?: Prévoyez au minimum 3 heures pour installer les tentes, les stands, les tables et les chaises, puis contrôler l’électricité et la signalétique. Ajoutez du temps si les exposants montent eux-mêmes leur espace.
Quand confirmer les exposants et les réservations de stands ?: Fixez une date limite environ 3 semaines avant le marché. Confirmez ensuite les emplacements, les besoins alimentaires et les informations pratiques au plus tard 7 jours avant l’événement.
Que faut-il vérifier la veille d’un marché en plein air ?: Contrôlez la météo, les autorisations, les fournisseurs, la caisse et tout le matériel prévu la veille. Vérifiez aussi que les poids de stand, rallonges, multiprises, glacières et équipements de service sont bien disponibles.

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