Een camperrally organiseren: zo pak je het aan
Begin een camperrally niet met de barbecue of de rallyboekjes, maar met de route en het eindpunt. Leg daarna de startlocatie, overnachtingsplaatsen en eventuele routevergunningen vast. Zodra de route werkt, kun je deelnemers inschrijven, opdrachten testen en vrijwilligers indelen. Op de dag zelf draait alles om een duidelijke briefing, gemarkeerde parkeervakken en een inschrijftafel waar deelnemers snel hun routekaarten en materialen krijgen.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
- 1
Route en eindpunt bepalen
2 personen
- 2
Startlocatie reserveren
- 3
Overnachtingsplaatsen reserveren
- 4
Routevergunningen controleren
- 5
Uitnodigingen versturen
- 6
Aanmeldingen verwerken
- 7
Dieetwensen verzamelen
- 8
Deelnemerslijst bijwerken
- 9
Rallykaarten ontwerpen
- 10
Rallykaarten afdrukken
- 11
Route en opdrachten testen
2 personen
- 12
Controleposten vastleggen
2 personen
- 13
Prijzencategorieën bepalen
2 personen
- 14
Prijzen inkopen
- 15
Vrijwilligers indelen
- 16
Briefing voor vrijwilligers maken
- 17
Weersverwachting controleren
- 18
Boodschappen doen
2 personen
- 19
Dranken koelen
- 20
Campermateriaal verzamelen
2 personen
- 21
Startlocatie inspecteren
2 personen
- 22
Parkeervakken markeren
2 personen
- 23
Stroom en verlichting testen
2 personen
- 24
Inschrijftafel opstellen
2 personen
- 25
Tafels en stoelen plaatsen
3 personen
- 26
Partytenten opbouwen
4 personen
- 27
Routeborden plaatsen
2 personen
- 28
Controleposten inrichten
4 personen
- 29
Rallypakketten klaarleggen
2 personen
- 30
Prijzen uitstallen
- 31
Buffet en barbecue voorbereiden
3 personen
- 32
Hapjes voorbereiden
2 personen
- 33
Koffiepunt inrichten
- 34
EHBO- en veiligheidsmateriaal klaarleggen
Event
- 35
Inschrijftafel bemannen
2 personen
- 36
Deelnemers verwelkomen
2 personen
- 37
Rallypakketten uitdelen
2 personen
- 38
Campers naar parkeerplaatsen wijzen
2 personen
- 39
Welkomstdrank serveren
2 personen
- 40
Veiligheidsbriefing geven
- 41
Rallyroute toelichten
- 42
Startvolgorde afroepen
- 43
Campers laten starten
3 personen
- 44
Controlepost één bemannen
2 personen
- 45
Controlepost twee bemannen
2 personen
- 46
Aankomst registreren
2 personen
- 47
Dranken bijvullen
2 personen
- 48
Hapjes bijvullen
2 personen
- 49
Barbecue aansteken
2 personen
- 50
Salades en brood klaarzetten
2 personen
- 51
Barbecuegerechten bereiden
3 personen
- 52
Buffet serveren
3 personen
- 53
Dieetmaaltijden apart houden
- 54
Gebruikt servies verzamelen
2 personen
- 55
Rallyuitslagen verwerken
2 personen
- 56
Prijzen uitreiken
2 personen
- 57
Avondprogramma begeleiden
2 personen
- 58
Vertrektijden communiceren
Nazorg
- 59
Afval inzamelen
3 personen
- 60
Barbecue veilig doven
2 personen
- 61
Servies afwassen
3 personen
- 62
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
- 63
Partytenten afbreken
4 personen
- 64
Locatie schoonmaken
3 personen
- 65
Routeborden ophalen
2 personen
- 66
Controleposten opruimen
4 personen
- 67
Materialen inventariseren
2 personen
- 68
Geleende materialen retourneren
2 personen
- 69
Overgebleven voorraad opbergen
2 personen
- 70
Gevonden voorwerpen verzamelen
- 71
Uitslagen naar deelnemers sturen
- 72
Foto's met deelnemers delen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Partytentenaantal 2
- Klaptafelsaantal 6
- Klapstoelenaantal 60
- Biertafelsaantal 4
- Statafelsaantal 4
- Tafelkleedaantal 10
Servies
- Herbruikbare bordenaantal 70
- Herbruikbare kommenaantal 40
- Herbruikbare bekersaantal 100
- Wijnglazenaantal 50
- Besteksetsaantal 70
- Serveerschalenaantal 12
Keuken
- Barbecueaantal 2
- Barbecuegereedschapaantal 4
- Snijplankenaantal 4
- Koks messenaantal 4
- Thermoskannenaantal 6
- Waterkokersaantal 2
Apparatuur
- Koelboxenaantal 6
- Verlengkabelsaantal 4
- Stekkerdozenaantal 4
- Portofoonsaantal 8
- Megafoon
Navigatie
- Routekaartenaantal 35
- Rallyboekjesaantal 35
- Kompasaantal 8
- Klembordenaantal 35
- Pennenaantal 50
- Routepijlenaantal 30
- Pionnenaantal 30
Decoratie
- Vlaggenlijnenaantal 8
- Startvlag
- Finishvlag
- Naamstickersaantal 70
Verlichting
- Ledlampenaantal 8
- Lichtsnoerenaantal 4
Veiligheid
- EHBO-koffersaantal 2
- Reflectievestenaantal 10
- Zaklampenaantal 8
- Brandblussersaantal 2
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 8
- Afvalzakhoudersaantal 8
Catering
- Boodschappen
Tips
- Leg route, startlocatie en eindpunt eerst vast. Reserveer daarna de overnachtingsplaatsen; die capaciteit bepaalt hoeveel campers je definitief kunt toelaten.
- Test de volledige route en alle opdrachten vooraf, inclusief controleposten. Controleer daarbij reistijd, bereikbaarheid voor campers en plekken waar routepijlen of pionnen nodig zijn.
- Verzamel dieetwensen tegelijk met de aanmelding en werk de deelnemerslijst regelmatig bij. Zo weet je vóór de boodschappen hoeveel maaltijden, bekers en zitplaatsen je nodig hebt.
- Maak voor vrijwilligers een briefing met taken, tijden en portofoongebruik. Plan extra tijd voor het opbouwen van de inschrijftafel, parkeervakken, stroom en verlichting.
- Controleer de weersverwachting kort voor vertrek en richt een beschutte plek in met partytenten. Koel dranken vooraf in koelboxen en test verlengkabels, stekkerdozen en andere stroomaansluitingen vóór de start.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet je een camperrally organiseren?
- Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf. Reserveer in de eerste 2 weken de startlocatie en overnachtingsplaatsen, zodat je het aantal deelnemers en de route daarop kunt afstemmen.
- Hoeveel controleposten heeft een camperrally nodig?
- Plan meestal 3 tot 5 controleposten voor een rallydag. Houd per post minimaal 10 minuten marge aan voor uitleg, antwoorden controleren en eventuele vertraging onderweg.
- Wanneer moet je de route van een camperrally testen?
- Test de route uiterlijk 2 weken voor de rally met een camper of vergelijkbaar voertuig. Rijd daarna de route nog één keer kort voor het evenement om wegwerkzaamheden, afsluitingen en ontbrekende routepijlen te controleren.
- Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een camperrally?
- Reken op minimaal 1 vrijwilliger bij de inschrijving, 1 per controlepost en 2 mensen voor parkeren en opbouw. Voor een rally met 4 controleposten kom je daarmee uit op minstens 7 vrijwilligers.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!