Zo organiseer je een urbanbikerace

Begin niet met promotie, maar met het parcours en de haalbaarheid ervan. Leg daarna de startlocatie vast, vraag vergunningen en verkeersmaatregelen aan en controleer de verzekering. Zodra de route staat, regel je tijdregistratie, EHBO, beveiliging en vrijwilligers. In de laatste weken verwerk je inschrijvingen, publiceer je het routeplan en controleer je fietsen, materiaal en draaiboek. Zo voorkom je dat een ontbrekende afsluiting of een onduidelijke route op de wedstrijddag problemen veroorzaakt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Parcours uitwerken
3 personen
2
Vergunning aanvragen
3
Verzekering controleren
4
Startlocatie vastleggen
2 personen
5
Verkeersmaatregelen aanvragen
6
EHBO en beveiliging boeken
7
Tijdregistratie reserveren
8
Vrijwilligers werven
2 personen
9
Uitnodigingen versturen
2 personen
10
Inschrijfformulier openen
11
Sponsoren benaderen
2 personen
12
Promotiemateriaal verspreiden
3 personen
13
Aanmeldingen verwerken
2 personen
14
Dieetwensen verzamelen
15
Startnummers ontwerpen
2 personen
16
Routeplan publiceren
17
Vrijwilligers indelen
2 personen
18
Draaiboek afdrukken
19
Deelnemerslijst controleren
2 personen
20
Startnummers printen
2 personen
21
Medaille- en prijzenpakket samenstellen
2 personen
22
Fietsen en gereedschap controleren
2 personen
23
Boodschappen doen
3 personen
24
Dranken koud zetten
2 personen
25
Route vooraf inspecteren
3 personen

Event

26
Start- en finishzone afzetten
6 personen
27
Routeafzettingen plaatsen
10 personen
28
Bochten en obstakels markeren
6 personen
29
Startboog opbouwen
4 personen
30
Inschrijftafels opstellen
3 personen
31
Cateringpunt opbouwen
4 personen
32
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
33
Stroomvoorziening testen
2 personen
34
EHBO-post inrichten
2 personen
35
Deelnemers aanmelden
4 personen
36
Startnummers uitdelen
3 personen
37
Fietscontrole uitvoeren
3 personen
38
Deelnemersbriefing geven
3 personen
39
Verkeersposten bemannen
10 personen
40
Tijdregistratie activeren
2 personen
41
Muziek en omroep testen
2 personen
42
Publiek naar veilige zones leiden
4 personen
43
Startprocedure uitvoeren
4 personen
44
Raceverloop registreren
3 personen
45
Veiligheid langs parcours bewaken
10 personen
46
Dranken bijvullen
3 personen
47
Hapjes en maaltijden serveren
5 personen
48
Afvalbakken legen
3 personen
49
Tussenstanden publiceren
2 personen
50
Technische hulp bieden
3 personen
51
Finishers registreren
3 personen
52
Water en herstelvoeding uitdelen
3 personen
53
Prijzenceremonie voorbereiden
3 personen
54
Prijzen en medailles uitreiken
4 personen
55
Laatste deelnemers opvangen
3 personen
56
Parcours vrijgeven
4 personen

Nazorg

57
Routeafzettingen verwijderen
8 personen
58
Start- en finishzone afbreken
6 personen
59
Catering opruimen
4 personen
60
Servies afwassen
3 personen
61
Afval verzamelen
4 personen
62
Locatie schoonmaken
5 personen
63
Materiaal inventariseren
2 personen
64
Gehuurd materiaal retourneren
3 personen
65
Routeborden verwijderen
4 personen
66
Uitslagen controleren
2 personen
67
Uitslagen publiceren
68
Deelnemers bedanken
2 personen
69
Sponsoren informeren
70
Foto's en video's delen
2 personen
71
Declaraties verzamelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Klaptafelsaantal 10
Klapstoelenaantal 40
Biertafelsaantal 6
Statafelsaantal 6
Kledingrekkenaantal 2

Sportmateriaal

Dranghekkenaantal 80
Verkeerskegelsaantal 60
Routepijlenaantal 40
Waarschuwingsbordenaantal 20
Startnummerriemenaantal 150
Fietspompenaantal 4
Gereedschapskoffersaantal 3
Reservebinnenbandenaantal 20
Fietskettingenaantal 4
Kabelbindersaantal 500
Afzetlintaantal 10
Vloermattenaantal 6
Reservefietsenaantal 2
Medaillelintenaantal 150
Trofeeënaantal 12
Startnummersaantal 150
Stiftenaantal 20

Apparatuur

Laptopaantal 2
Tabletsaantal 4
Tijdregistratiesysteem
Portofoonsaantal 15
Mobiele telefoonsaantal 4
Mobiele geluidsinstallatie
Microfoonsaantal 2
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Powerbanksaantal 8
Printer
Printerpapieraantal 5
Laminator
Lamineerhoezenaantal 100
USB-sticksaantal 4

Verlichting

Ledlampenaantal 12
Werklampenaantal 6
Lichtgevende armbandenaantal 150

Servies

Herbruikbare bekersaantal 250
Bordenaantal 180
Besteksetsaantal 180
Koffiekopjesaantal 80
Schenkkannenaantal 8

Keuken

Koelboxenaantal 8
Thermoskannenaantal 6
Waterkokersaantal 3
Koffiezetapparatenaantal 2
Snijplankenaantal 4
Koks- en broodmessenaantal 6
Serveerbladenaantal 8
Opslagbakkenaantal 12

EHBO

EHBO-koffersaantal 3
AED
Reddingsdekensaantal 10
Brancard

Decoratie

Startboog
Podiumdelenaantal 4
Vlaggenlijnenaantal 12
Sponsorbannersaantal 12
Pijlbannersaantal 20
Prijzentafelkleed
Informatiebordenaantal 12
Programmapostersaantal 20
Podiumachterwand

Catering

Boodschappen
Drankdispensersaantal 4
Warmhoudbakkenaantal 4
Koelboxen met wielenaantal 4
Servettenhoudersaantal 8
Etikettenhoudersaantal 12
Allergenenkaartjesaantal 20
Waterkrattenaantal 12

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Afvalgrijpersaantal 6
Bezemsetsaantal 4
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 6
Handvegersaantal 6

Tips

Werk het parcours eerst volledig uit en inspecteer het vooraf op kruisingen, smalle passages en plekken waar routepijlen of waarschuwingsborden nodig zijn. Plan minimaal één controle vóór publicatie van het routeplan.
Vraag vergunningen en verkeersmaatregelen vroeg aan en controleer tegelijk de verzekering. Houd rekening met meerdere weken verwerkingstijd, zodat je startlocatie en route niet al definitief worden gecommuniceerd voordat toestemming rond is.
Reserveer tijdregistratie en deel portofoons of mobiele telefoons toe aan alle sleutelposten. Test het tijdregistratiesysteem uiterlijk één week vooraf met de laptop of tablets die je op de wedstrijddag gebruikt.
Maak vrijwilligersindeling per post en per tijdstip, inclusief vervanging bij de start, route en finish. Geef iedereen het draaiboek en verzamel de definitieve deelnemerslijst minstens 24 uur voor de race.
Plan een technische controle met fietspompen, gereedschapskoffers, reservebinnenbanden, fietskettingen en reservefietsen. Zet daarnaast dranken koud en controleer de stroomvoorziening voor tijdregistratie, geluidsinstallatie en verlichting vóór de eerste deelnemer arriveert.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een urbanbikerace organiseren?: Begin minimaal 12 weken vooraf met het parcours, de startlocatie, vergunningen en verkeersmaatregelen. Reserveer EHBO, beveiliging, tijdregistratie en vrijwilligers zodra de datum en route haalbaar blijken. Gebruik de laatste twee weken voor deelnemerscontrole, materiaaltests en het definitieve draaiboek.
Wanneer moet je de vergunning voor een urbanbikerace aanvragen?: Vraag de vergunning idealiter 10 tot 12 weken vóór de race aan, omdat de route en verkeersmaatregelen vaak moeten worden beoordeeld. Dien wijzigingen in het parcours niet pas in de laatste week in. Publiceer de definitieve route pas nadat de vereiste toestemming rond is.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een urbanbikerace?: Reken minimaal één vrijwilliger per bemande routepost en voeg één coördinator en twee reserves toe. Bij zes routeposten kom je dus uit op minstens negen mensen, exclusief EHBO, beveiliging en start- of finishmedewerkers. Maak de indeling uiterlijk één week vooraf en geef iedere vrijwilliger een duidelijke post en begintijd.
Wanneer controleer je fietsen en reparatiemateriaal voor de race?: Doe een eerste controle 7 dagen vooraf en een tweede controle op de dag vóór de urbanbikerace. Test fietspompen en gereedschapskoffers en tel reservebinnenbanden, fietskettingen en reservefietsen. Leg het materiaal daarna per post klaar, zodat je tijdens de race niet hoeft te zoeken.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.