Organiser une course de vélo urbaine sans rien oublier

Une course de vélo urbaine se prépare d’abord sur papier, bien avant l’arrivée des participants. Commence par définir un parcours réaliste, puis obtiens les autorisations, vérifie l’assurance et règle les mesures de circulation. Ensuite seulement, ouvre les inscriptions et réserve le chronométrage, les secours et la sécurité. Les derniers jours servent surtout à contrôler les vélos, inspecter le trajet et répartir précisément les bénévoles.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Concevoir le parcours
3 personnes
2
Demander une autorisation
3
Vérifier l’assurance
4
Fixer le lieu de départ
2 personnes
5
Demander des mesures de circulation
6
Réserver les premiers secours et la sécurité
7
Réserver le chronométrage
8
Recruter des bénévoles
2 personnes
9
Envoyer les invitations
2 personnes
10
Ouvrir le formulaire d’inscription
11
Contacter les sponsors
2 personnes
12
Distribuer le matériel promotionnel
3 personnes
13
Traiter les inscriptions
2 personnes
14
Recueillir les besoins alimentaires
15
Concevoir les dossards
2 personnes
16
Publier le plan de route
17
Répartir les bénévoles
2 personnes
18
Imprimer le déroulé
19
Vérifier la liste des participants
2 personnes
20
Imprimer les numéros de dossard
2 personnes
21
Composer le lot de médailles et de prix
2 personnes
22
Contrôler les vélos et le matériel
2 personnes
23
Faire les courses
3 personnes
24
Mettre les boissons au frais
2 personnes
25
Inspecter le trajet à l’avance
3 personnes

Événement

26
Balisage des zones de départ et d’arrivée
6 personnes
27
Mettre en place les barrières du parcours
10 personnes
28
Signaler les virages et les obstacles
6 personnes
29
Monter l’arche de départ
4 personnes
30
Installer les tables d’inscription
3 personnes
31
Monter le point de restauration
4 personnes
32
Raccorder la sonorisation
2 personnes
33
Tester l’alimentation électrique
2 personnes
34
Installer le poste de premiers secours
2 personnes
35
Inscrire les participants
4 personnes
36
Distribuer les dossards
3 personnes
37
Effectuer le contrôle des vélos
3 personnes
38
Faire le briefing des participants
3 personnes
39
Tenir les postes de circulation
10 personnes
40
Activer le chronométrage
2 personnes
41
Tester la musique et le micro
2 personnes
42
Orienter le public vers les zones de sécurité
4 personnes
43
Exécuter la procédure de départ
4 personnes
44
Enregistrer le déroulement de la course
3 personnes
45
Surveiller la sécurité le long du parcours
10 personnes
46
Réapprovisionner les boissons
3 personnes
47
Servir les collations et les repas
5 personnes
48
Vider les poubelles
3 personnes
49
Publier les classements intermédiaires
2 personnes
50
Fournir une assistance technique
3 personnes
51
Enregistrer les arrivants
3 personnes
52
Distribuer de l’eau et des boissons de récupération
3 personnes
53
Préparer la cérémonie de remise des prix
3 personnes
54
Remettre les prix et les médailles
4 personnes
55
Accueillir les derniers participants
3 personnes
56
Autoriser le parcours
4 personnes

Suivi

57
Retirer les barrières du parcours
8 personnes
58
Démonter la zone de départ et d’arrivée
6 personnes
59
Ranger le service traiteur
4 personnes
60
Faire la vaisselle
3 personnes
61
Rassembler les déchets
4 personnes
62
Nettoyer le lieu
5 personnes
63
Inventorier le matériel
2 personnes
64
Retourner le matériel loué
3 personnes
65
Retirer les panneaux de signalisation
4 personnes
66
Vérifier les résultats
2 personnes
67
Publier les résultats
68
Remercier les participants
2 personnes
69
Informer les sponsors
70
Partager des photos et des vidéos
2 personnes
71
Collecter les notes de frais

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables pliantesqté 10
Chaises pliantesqté 40
Tables de bièreqté 6
Tables hautesqté 6
Portants à vêtementsqté 2

Matériel de sport

Barrières de fouleqté 80
Cônes de signalisationqté 60
Flèches de directionqté 40
Panneaux d'avertissementqté 20
Ceintures de dossardqté 150
Pompes à véloqté 4
Boîtes à outilsqté 3
Chambres à air de rechangeqté 20
Chaînes de véloqté 4
Serre-câblesqté 500
Ruban de balisageqté 10
Tapis de solqté 6
Vélos de réserveqté 2
Rubans de médailleqté 150
Trophéesqté 12
Numéros de départqté 150
Marqueursqté 20

Équipement

Ordinateur portableqté 2
Tablettesqté 4
Système de pointage
Talkies-walkiesqté 15
Téléphones portablesqté 4
Système de sonorisation mobile
Microphonesqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Batteries externesqté 8
Imprimante
Papier pour imprimanteqté 5
Plastifieuse
Pochettes à plastifierqté 100
Clés USBqté 4

Éclairage

Lampes LEDqté 12
Lampes de chantierqté 6
Brassards lumineuxqté 150

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 250
Assiettesqté 180
Couvertsqté 180
Tasses à caféqté 80
Carafesqté 8

Cuisine

Glacièresqté 8
Thermosqté 6
Bouilloiresqté 3
Machines à caféqté 2
Planches à découperqté 4
Couteaux de chef et couteaux à painqté 6
Plateaux de serviceqté 8
Bacs de rangementqté 12

Premiers secours

Trousses de premiers secoursqté 3
DAE
Couvertures de survieqté 10
Brancard

Décoration

Arche de départ
Éléments de podiumqté 4
Guirlandes de fanionsqté 12
Bannières sponsorsqté 12
Bannières fléchéesqté 20
Nappe pour table des prix
Panneaux d'informationqté 12
Affiches du programmeqté 20
Fond de scène

Catering

Courses
Distributeurs de boissonsqté 4
Bacs de maintien au chaudqté 4
Glacières à roulettesqté 4
Porte-serviettesqté 8
Porte-étiquettesqté 12
Cartes des allergènesqté 20
Caisses d’eauqté 12

Nettoyage

Poubellesqté 12
Pinces à déchetsqté 6
Sets de balaiqté 4
Serpillièresqté 4
Seauxqté 6
Balais à mainqté 6

Conseils

Finalise le parcours au moins 8 semaines avant la course afin de laisser le temps de demander l’autorisation et les mesures de circulation. Prévois aussi une inspection sur place avant le jour J.
Ne limite pas la sécurité aux barrières : indique chaque changement de direction avec des flèches, des cônes et des panneaux d’avertissement. Affecte un bénévole identifié à chaque point sensible.
Ferme les inscriptions quelques jours avant l’épreuve et imprime les dossards à partir de la liste définitive. Garde une version numérique sur un ordinateur portable ou une tablette pour vérifier rapidement une modification.
Prévois un vrai poste de dépannage, avec pompes, boîtes à outils, chambres à air, chaînes, serre-câbles et quelques vélos de réserve. Un contrôle des vélos et du matériel avant le départ évite les retards en chaîne.
Donne à chaque équipe un horaire, une zone et un moyen de communication : les talkies-walkies conviennent aux points éloignés, tandis que les téléphones et batteries externes servent de solution de secours. Mets les boissons au frais avant l’arrivée des coureurs et vérifie les besoins alimentaires recueillis lors des inscriptions.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une course de vélo urbaine ?: Prévoyez au moins 8 semaines pour un parcours urbain avec autorisation, circulation, assurance et sécurité. Comptez davantage si plusieurs rues doivent être neutralisées ou si le nombre de participants est élevé.
Quand faut-il demander l’autorisation pour une course de vélo ?: Déposez la demande dès que le parcours et le lieu de départ sont fixés, idéalement 8 à 12 semaines avant l’événement. Les mesures de circulation et la sécurité dépendent souvent de cette validation.
Combien de bénévoles faut-il prévoir pour une course de vélo urbaine ?: Prévoyez au minimum une personne par point de circulation ou de bifurcation, plus une équipe pour les inscriptions, le départ, l’arrivée et le dépannage. Faites la répartition définitive 3 à 5 jours avant la course, avec un remplaçant pour chaque poste critique.
Que faut-il vérifier la veille d’une course de vélo urbaine ?: Contrôlez la liste des participants, les numéros de dossard, le matériel de balisage, les moyens de communication et le chronométrage. Inspectez aussi le trajet, chargez les batteries et mettez les boissons au frais la veille.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.