Zo organiseer je een urban dancefestival
Begin met datum, locatie en vergunningen voordat je artiesten en workshops vastlegt. Controleer direct de geluidslimieten en bepaal hoeveel dansers, bezoekers en juryleden je terrein aankan. Bouw daarna het programma rond battles, DJ’s en workshops, en reserveer techniek, beveiliging en EHBO op tijd. In de laatste weken verwerk je aanmeldingen, dieetwensen en vrijwilligersindeling. Een plattegrond en afgedrukt draaiboek voorkomen dat op de dag zelf de dansvloer, garderobe of backstage vergeten wordt.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
- 1
Datum en locatie vastleggen
2 personen
- 2
Vergunningen controleren
- 3
Locatie reserveren
- 4
Geluidslimieten controleren
- 5
Artiesten boeken
2 personen
- 6
DJ's vastleggen
2 personen
- 7
Dansjury uitnodigen
- 8
Programma samenstellen
2 personen
- 9
Workshopdocenten boeken
2 personen
- 10
Aanmeldformulier maken
- 11
Uitnodigingen versturen
2 personen
- 12
Promotie online plaatsen
2 personen
- 13
Posters verspreiden
3 personen
- 14
Aanmeldingen verwerken
2 personen
- 15
Dieetwensen verzamelen
- 16
Vrijwilligers werven
2 personen
- 17
Vrijwilligers indelen
2 personen
- 18
Catering reserveren
- 19
Techniek reserveren
- 20
Beveiliging reserveren
- 21
EHBO-post afspreken
- 22
Draaiboek afdrukken
- 23
Plattegrond maken
- 24
Polsbandjes bestellen
- 25
Boodschappenlijst controleren
2 personen
- 26
Boodschappen doen
3 personen
- 27
Dranken koelen
2 personen
- 28
Crewbriefing voorbereiden
- 29
Locatie inspecteren
3 personen
- 30
Laadzone vrijhouden
2 personen
- 31
Podium opbouwen
5 personen
- 32
Geluidsinstallatie plaatsen
4 personen
- 33
Lichtinstallatie plaatsen
3 personen
- 34
Dansvloer leggen
4 personen
- 35
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
- 36
Informatiebalie inrichten
2 personen
- 37
Workshopruimtes inrichten
3 personen
- 38
Cateringpunt inrichten
3 personen
- 39
Drankpunten inrichten
3 personen
- 40
Versiering ophangen
3 personen
- 41
bewegwijzering plaatsen
2 personen
- 42
Techniek testen
4 personen
- 43
Microfoons testen
2 personen
- 44
Workshopmaterialen klaarzetten
2 personen
- 45
Hapjes voorbereiden
4 personen
- 46
Crewbriefing geven
2 personen
- 47
Artiesten ontvangen
2 personen
Event
- 48
Deelnemers registreren
4 personen
- 49
Polsbandjes uitdelen
3 personen
- 50
Bezoekers informeren
2 personen
- 51
Workshops begeleiden
4 personen
- 52
DJ's aankondigen
- 53
Muziekprogramma uitvoeren
3 personen
- 54
Dansbattles begeleiden
4 personen
- 55
Jurybriefing geven
2 personen
- 56
Juryuitslagen verzamelen
2 personen
- 57
Winnaars bekendmaken
2 personen
- 58
Hapjes serveren
4 personen
- 59
Dranken serveren
3 personen
- 60
Dranken bijvullen
3 personen
- 61
Afval verzamelen
3 personen
- 62
Toiletten controleren
2 personen
- 63
EHBO aanspreekpunt bemannen
2 personen
- 64
Bezoekersstromen begeleiden
3 personen
- 65
Beveiliging bij ingang inzetten
2 personen
- 66
Eindmuziek aankondigen
- 67
Bezoekers naar uitgang begeleiden
3 personen
Nazorg
- 68
Apparatuur uitschakelen
3 personen
- 69
Catering opruimen
4 personen
- 70
Afval sorteren
3 personen
- 71
Servies afwassen
3 personen
- 72
Decoratie verwijderen
3 personen
- 73
Dansvloer demonteren
4 personen
- 74
Podium demonteren
5 personen
- 75
Geluidsinstallatie inpakken
4 personen
- 76
Lichtinstallatie inpakken
3 personen
- 77
Locatie schoonmaken
5 personen
- 78
Gevonden voorwerpen verzamelen
2 personen
- 79
Materialen inventariseren
2 personen
- 80
Huurmaterialen retourneren
2 personen
- 81
Overgebleven voorraad opslaan
2 personen
- 82
Locatiesleutels terugbrengen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Podiumdelenaantal 12
- Dansvloerpanelenaantal 40
- Statafelsaantal 12
- Klaptafelsaantal 10
- Klapstoelenaantal 80
- Partytentenaantal 3
- Afzethekkenaantal 12
- Garderoberekkenaantal 3
- Kledinghangersaantal 120
Apparatuur
- Luidsprekersaantal 4
- Subwoofersaantal 2
- Mengtafel
- DJ-controllersaantal 2
- Draadloze microfoonsaantal 3
- Microfoonstatievenaantal 3
- Monitorluidsprekersaantal 2
- Verlengkabelsaantal 10
- Stekkerdozenaantal 8
Verlichting
- LED-spotsaantal 8
- Lichtstatievenaantal 2
- Lichtslangenaantal 6
Decoratie
- Achtergronddoekenaantal 3
- Ballonnenbogenaantal 2
- Decoratieve vlaggenaantal 6
- Plakbandaantal 8
- Tie-wrapsaantal 200
- Pijlenbordenaantal 10
Servies
- Herbruikbare bekersaantal 500
- Herbruikbare bordenaantal 250
- Besteksetsaantal 250
- Koffiekopjesaantal 80
- Serveerschalenaantal 20
- Serveertangenaantal 10
Keuken
- Koelboxenaantal 8
- Thermoskannenaantal 6
- Waterkokersaantal 3
- Snijplankenaantal 4
- Koks- en broodmessenaantal 6
- Koelelementenaantal 30
Sportmateriaal
- Yoga- en dansmattenaantal 40
- Trainingspionnenaantal 20
- Springtouwenaantal 15
Schoonmaak
- Stoffer en blikaantal 4
- Bezemsetsaantal 4
- Dweilenaantal 4
- Emmersaantal 6
- Afvalbakkenaantal 12
- Handdesinfectiehoudersaantal 6
Catering
- Boodschappen
Tips
- Leg de locatie eerst vast en controleer vóór de boekingen welke vergunningen en geluidslimieten gelden. Plan ook waar podiumdelen, dansvloerpanelen, afzethekken en partytenten komen te staan.
- Werk het programma uit met vaste blokken voor battles, workshops, jurywissels en pauzes. Houd per onderdeel een buffer van minimaal 10 minuten aan voor uitloop en technische wissels.
- Reserveer techniek niet alleen op basis van zaalformaat: controleer of luidsprekers, subwoofers, monitorluidsprekers, mengtafel en DJ-controllers samen passen bij de geluidslimiet. Test draadloze microfoons en stroompunten uiterlijk tijdens de opbouw.
- Verwerk aanmeldingen en dieetwensen wekelijks, in plaats van alles in de laatste week te doen. Deel vrijwilligers uiterlijk 7 dagen vooraf in op ontvangst, garderobe, artiestenbegeleiding, catering en opruimen.
- Maak een plattegrond met looproutes, EHBO-post, garderobe, catering en nooduitgangen en druk het draaiboek af. Bestel polsbandjes en controleer de boodschappenlijst minimaal 3 dagen voor het festival, zodat ontbrekende bekers, kabels of tie-wraps nog geregeld kunnen worden.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren organiseer je een urban dancefestival?
- Begin minimaal 6 maanden vooraf met datum, locatie, vergunningen en geluidslimieten. Boek artiesten, DJ’s, jury en workshopdocenten daarna zo snel mogelijk; promotie en aanmeldingen kunnen vervolgens ongeveer 8 tot 10 weken voor het festival starten.
- Wanneer moet ik artiesten en DJ’s boeken voor een urban dancefestival?
- Leg artiesten en DJ’s bij voorkeur 4 tot 6 maanden vooraf vast. Zo kun je het programma, de promotie en de technische rider op tijd afstemmen en voorkom je dat geschikte acts al bezet zijn.
- Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een urban dancefestival?
- Reken naast de organisatie op minimaal 1 vrijwilliger per belangrijke post: ontvangst, garderobe, artiestenbegeleiding, catering, zaalvloer en opruimen. Bij een wisselend programma werkt een extra reserve van 2 tot 3 vrijwilligers praktisch voor pauzes en uitval.
- Wanneer maak je het draaiboek en de plattegrond?
- Maak een eerste versie ongeveer 4 weken vooraf en verwerk daarna wijzigingen van techniek, catering en programma. Print de definitieve versie uiterlijk 1 dag voor het festival, met een exemplaar voor elke coördinator en de EHBO-post.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!