Organiser un festival de danse urbaine, étape par étape

Un festival de danse urbaine se construit d’abord autour du lieu, des autorisations et du programme, avant de lancer les inscriptions. Ensuite, il faut verrouiller les artistes, les DJ, le jury et les animateurs, puis dimensionner la technique, la sécurité et l’accueil. Les oublis les plus coûteux concernent souvent les limites sonores, les besoins alimentaires et les branchements électriques. Ce plan vous aide à avancer dans le bon ordre jusqu’au déroulé du jour J.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le lieu
2 personnes
2
Vérifier les autorisations
3
Réserver le lieu
4
Vérifier les limites sonores
5
Réserver des artistes
2 personnes
6
Réserver les DJ
2 personnes
7
Inviter le jury de danse
8
Établir le programme
2 personnes
9
Réserver les animateurs d’atelier
2 personnes
10
Créer le formulaire d’inscription
11
Envoyer les invitations
2 personnes
12
Publier la promotion en ligne
2 personnes
13
Distribuer les affiches
3 personnes
14
Traiter les inscriptions
2 personnes
15
Recueillir les besoins alimentaires
16
Recruter des bénévoles
2 personnes
17
Répartir les bénévoles
2 personnes
18
Réserver le catering
19
Réserver la technique
20
Réserver la sécurité
21
Convenir du poste de premiers secours
22
Imprimer le déroulé
23
Créer le plan
24
Commander des bracelets
25
Vérifier la liste des courses
2 personnes
26
Faire les courses
3 personnes
27
Refroidir les boissons
2 personnes
28
Préparer le briefing de l'équipe
29
Inspecter le lieu
3 personnes
30
Dégager la zone de chargement
2 personnes
31
Monter la scène
5 personnes
32
Installer le système de sonorisation
4 personnes
33
Installer l'éclairage
3 personnes
34
Installer la piste de danse
4 personnes
35
Installer les tables et les chaises
4 personnes
36
Installer le comptoir d'information
2 personnes
37
Aménager les espaces d'atelier
3 personnes
38
Aménager le point de restauration
3 personnes
39
Mettre en place les points boissons
3 personnes
40
Suspendre la décoration
3 personnes
41
installer la signalisation
2 personnes
42
Tester la technique
4 personnes
43
Tester les microphones
2 personnes
44
Préparer le matériel d'atelier
2 personnes
45
Préparer les en-cas
4 personnes
46
Faire le briefing de l'équipe
2 personnes
47
Accueillir les artistes
2 personnes

Événement

48
Enregistrer les participants
4 personnes
49
Distribuer les bracelets
3 personnes
50
Informer les visiteurs
2 personnes
51
Encadrer les ateliers
4 personnes
52
Annoncer les DJ's
53
Exécuter le programme musical
3 personnes
54
Animer les battles de danse
4 personnes
55
Briefing du jury
2 personnes
56
Collecter les résultats du jury
2 personnes
57
Annonce des gagnants
2 personnes
58
Servir des amuse-bouches
4 personnes
59
Servir les boissons
3 personnes
60
Réapprovisionner les boissons
3 personnes
61
Rassembler les déchets
3 personnes
62
Vérifier les toilettes
2 personnes
63
Tenir le point de contact des premiers secours
2 personnes
64
Orienter les flux de visiteurs
3 personnes
65
Déployer la sécurité à l’entrée
2 personnes
66
Annoncer la musique de fin
67
Accompagner les visiteurs vers la sortie
3 personnes

Suivi

68
Éteindre l’équipement
3 personnes
69
Ranger le service traiteur
4 personnes
70
Trier les déchets
3 personnes
71
Faire la vaisselle
3 personnes
72
Retirer la décoration
3 personnes
73
Démonter la piste de danse
4 personnes
74
Démonter le podium
5 personnes
75
Emballer l’installation sonore
4 personnes
76
Emballer l’installation lumineuse
3 personnes
77
Nettoyer le lieu
5 personnes
78
Rassembler les objets trouvés
2 personnes
79
Inventorier le matériel
2 personnes
80
Retourner les matériels de location
2 personnes
81
Ranger le stock restant
2 personnes
82
Rapporter les clés du lieu

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Éléments de podiumqté 12
Panneaux de piste de danseqté 40
Tables hautesqté 12
Tables pliantesqté 10
Chaises pliantesqté 80
Tentes de réceptionqté 3
Barrières de sécuritéqté 12
Portantsqté 3
Cintresqté 120

Équipement

Haut-parleursqté 4
Subwoofersqté 2
Table de mixage
Contrôleurs DJqté 2
Microphones sans filqté 3
Pieds de microqté 3
Enceintes de monitoringqté 2
Rallongesqté 10
Multiprisesqté 8

Éclairage

Projecteurs LEDqté 8
Pieds d’éclairageqté 2
Guirlandes lumineusesqté 6

Décoration

Toiles de fondqté 3
Arches de ballonsqté 2
Drapeaux décoratifsqté 6
Ruban adhésifqté 8
Attaches-câblesqté 200
Panneaux de directionqté 10

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 500
Assiettes réutilisablesqté 250
Couvertsqté 250
Tasses à caféqté 80
Plateaux de serviceqté 20
Pinces de serviceqté 10

Cuisine

Glacièresqté 8
Thermosqté 6
Bouilloiresqté 3
Planches à découperqté 4
Couteaux de chef et couteaux à painqté 6
Pains de glaceqté 30

Matériel de sport

Tapis de yoga et de danseqté 40
Plots d’entraînementqté 20
Cordes à sauterqté 15

Nettoyage

Balayette et pelleqté 4
Sets de balaiqté 4
Serpillièresqté 4
Seauxqté 6
Poubellesqté 12
Distributeurs de gel hydroalcooliqueqté 6

Catering

Courses

Conseils

Commencez par la date, le lieu et les autorisations. Vérifiez les limites sonores avant de réserver les artistes et la technique, car une contrainte horaire peut modifier tout le programme.
Établissez le programme avant d’ouvrir les inscriptions. Prévoyez des horaires précis pour les ateliers, les passages de danse, les sets des DJ et les délibérations du jury afin d’éviter les chevauchements.
Lancez les inscriptions dès que les créneaux sont confirmés, puis demandez les besoins alimentaires dans le même formulaire. Faites un premier point après 7 jours et relancez les personnes dont le dossier est incomplet.
Dimensionnez la technique avec le régisseur, pas seulement avec le DJ. Faites vérifier les haut-parleurs, les subwoofers, les microphones, les retours, les rallonges et les multiprises au moins 48 heures avant l’ouverture.
Répartissez les bénévoles par postes et par horaires. Prévoyez une équipe pour l’accueil et les bracelets, une pour les artistes et le jury, une pour l’espace danse et une pour le rangement, avec un briefing d’au moins 30 minutes avant l’arrivée du public.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un festival de danse urbaine ?: Prévoyez au moins 8 à 12 semaines pour réserver le lieu, obtenir les autorisations, confirmer les artistes et ouvrir les inscriptions. Gardez les 7 derniers jours pour les confirmations, les impressions et le contrôle du matériel.
Quand réserver les artistes et les DJ pour un festival de danse ?: Réservez-les dès que la date et le lieu sont confirmés, idéalement 6 à 10 semaines avant l’événement. Le programme ne peut être finalisé qu’après validation de leurs disponibilités et de leurs besoins techniques.
Quand faut-il vérifier la sonorisation et les branchements ?: Faites valider la fiche technique au moins 2 semaines avant le festival, puis contrôlez les câbles, rallonges et multiprises 48 heures avant. Le jour même, testez chaque microphone et chaque enceinte avant l’ouverture des portes.
Combien de bénévoles faut-il pour un festival de danse urbaine ?: Pour un format de petite ou moyenne taille, prévoyez au minimum 1 bénévole à l’accueil, 1 pour les artistes et 1 pour la salle par créneau. Ajoutez une personne référente pour la sécurité et les premiers secours, puis adaptez l’effectif au nombre de participants et d’espaces.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.