Urban Dance Festival organisieren: der praktische Ablauf

Bei einem Urban Dance Festival müssen Programm, Technik und Teilnehmerorganisation gleichzeitig funktionieren. Beginne mit Datum, Ort, Genehmigungen und Lärmgrenzen, bevor du Künstler, DJs und Workshopleiter buchst. Danach folgen Anmeldung, Werbung, Catering, Sicherheit und die Einsatzplanung der Freiwilligen. Plane am Veranstaltungstag feste Zeitfenster für Aufbau, Soundcheck, Einlass und Workshops ein – besonders Technik, Strom und der Lageplan werden sonst oft zu spät geklärt.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Ort festlegen
2 Personen
2
Genehmigungen prüfen
3
Location reservieren
4
Lärmgrenzen prüfen
5
Künstler buchen
2 Personen
6
DJs festlegen
2 Personen
7
Tanzjury einladen
8
Programm zusammenstellen
2 Personen
9
Workshopleiter buchen
2 Personen
10
Anmeldeformular erstellen
11
Einladungen verschicken
2 Personen
12
Werbung online stellen
2 Personen
13
Poster verteilen
3 Personen
14
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
15
Ernährungswünsche erfassen
16
Freiwillige rekrutieren
2 Personen
17
Freiwillige einteilen
2 Personen
18
Catering reservieren
19
Technik reservieren
20
Sicherheit buchen
21
Erste-Hilfe-Station abstimmen
22
Drehbuch ausdrucken
23
Lageplan erstellen
24
Armbänder bestellen
25
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
26
Einkaufen gehen
3 Personen
27
Getränke kühlen
2 Personen
28
Crew-Briefing vorbereiten
29
Location inspizieren
3 Personen
30
Ladezone freihalten
2 Personen
31
Bühne aufbauen
5 Personen
32
Beschallungsanlage aufstellen
4 Personen
33
Lichtanlage aufbauen
3 Personen
34
Tanzfläche verlegen
4 Personen
35
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
36
Informationsstand einrichten
2 Personen
37
Workshopräume einrichten
3 Personen
38
Cateringbereich einrichten
3 Personen
39
Getränkepunkte einrichten
3 Personen
40
Dekoration aufhängen
3 Personen
41
Beschilderung anbringen
2 Personen
42
Technik testen
4 Personen
43
Mikrofone testen
2 Personen
44
Workshopmaterialien bereitstellen
2 Personen
45
Snacks vorbereiten
4 Personen
46
Crew-Briefing geben
2 Personen
47
Künstler empfangen
2 Personen

Event

48
Teilnehmer registrieren
4 Personen
49
Armbänder verteilen
3 Personen
50
Besucher informieren
2 Personen
51
Workshops betreuen
4 Personen
52
DJ's ankündigen
53
Musikprogramm durchführen
3 Personen
54
Dance Battles begleiten
4 Personen
55
Jury-Briefing geben
2 Personen
56
Juryergebnisse sammeln
2 Personen
57
Gewinner bekanntgeben
2 Personen
58
Snacks servieren
4 Personen
59
Getränke servieren
3 Personen
60
Getränke nachfüllen
3 Personen
61
Abfall sammeln
3 Personen
62
Toiletten kontrollieren
2 Personen
63
Erste-Hilfe-Anlaufstelle besetzen
2 Personen
64
Besucherströme lenken
3 Personen
65
Sicherheit am Eingang einsetzen
2 Personen
66
Abschlussmusik ankündigen
67
Besucher zum Ausgang begleiten
3 Personen

Nachbereitung

68
Geräte ausschalten
3 Personen
69
Catering aufräumen
4 Personen
70
Abfall trennen
3 Personen
71
Geschirr abwaschen
3 Personen
72
Dekoration entfernen
3 Personen
73
Tanzboden abbauen
4 Personen
74
Bühne abbauen
5 Personen
75
Beschallungsanlage verpacken
4 Personen
76
Lichtanlage verpacken
3 Personen
77
Location reinigen
5 Personen
78
Fundsachen sammeln
2 Personen
79
Materialien inventarisieren
2 Personen
80
Mietmaterial zurückgeben
2 Personen
81
Restbestand einlagern
2 Personen
82
Locationschlüssel zurückbringen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

BühnenelementeAnz. 12
TanzbodenplattenAnz. 40
StehtischeAnz. 12
KlappischeAnz. 10
KlappstühleAnz. 80
PartyzelteAnz. 3
AbsperrgitterAnz. 12
GarderobenständerAnz. 3
KleiderbügelAnz. 120

Ausstattung

LautsprecherAnz. 4
SubwooferAnz. 2
Mischpult
DJ-ControllerAnz. 2
FunkmikrofoneAnz. 3
MikrofonständerAnz. 3
MonitorspeakerAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 10
VerlängerungskabelAnz. 8

Beleuchtung

LED-SpotsAnz. 8
LichtstativeAnz. 2
LichtschläucheAnz. 6

Dekoration

HintergrundtücherAnz. 3
BallonbögenAnz. 2
Dekorative FlaggenAnz. 6
KlebebandAnz. 8
KabelbinderAnz. 200
PfeiltafelnAnz. 10

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 500
Mehrweg-TellerAnz. 250
BestecksetsAnz. 250
KaffeetassenAnz. 80
ServierschalenAnz. 20
ServierzangenAnz. 10

Küche

KühlboxenAnz. 8
ThermoskannenAnz. 6
WasserkocherAnz. 3
SchneidebretterAnz. 4
Koch- und BrotmesserAnz. 6
KühlelementeAnz. 30

Sportmaterial

Yoga- und TanzmattenAnz. 40
TrainingskegelAnz. 20
SpringseileAnz. 15

Reinigung

Handfeger und KehrblechAnz. 4
BesensetsAnz. 4
WischmopsAnz. 4
EimerAnz. 6
AbfallbehälterAnz. 12
HanddesinfektionsspenderAnz. 6

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege Datum und Ort zuerst fest und prüfe Genehmigungen sowie Lärmgrenzen, bevor du Verträge mit Künstlern oder DJs abschließt. Rechne für behördliche Rückfragen mindestens 4 bis 6 Wochen Puffer ein.
Erstelle das Programm erst, wenn Jury, DJs und Workshopleiter zugesagt haben. Plane zwischen Workshops, Battles und Auftritten jeweils mindestens 15 Minuten Wechselzeit ein.
Öffne die Anmeldung früh und erfasse Ernährungswünsche direkt im Formular. Prüfe die Liste spätestens 7 Tage vor dem Festival, damit Catering und Armbänder zur tatsächlichen Teilnehmerzahl passen.
Buche Ton- und Lichttechnik nicht nur nach der Raumgröße. Für Tanzflächen brauchst du neben Lautsprechern und Subwoofern auch Monitorspeaker, Funkmikrofone, Verlängerungskabel und einen Soundcheck von mindestens 2 Stunden.
Teile Freiwillige in konkrete Schichten für Einlass, Garderobe, Bühne, Workshops und Erste Hilfe ein. Übergib ihnen Lageplan, Drehbuch und Kontaktdaten spätestens am Vorabend; fehlende Kabel, Klebeband und Kabelbinder fallen sonst oft erst beim Aufbau auf.

Häufige Fragen

Wie lange vorher sollte man ein Urban Dance Festival organisieren?: Beginne idealerweise 4 bis 6 Monate vorher. Genehmigungen, Location, Künstler, Technik und Sicherheit brauchen oft mehrere Abstimmungen; Werbung und Anmeldung sollten spätestens 8 Wochen vor dem Termin starten.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau für ein Urban Dance Festival?: Plane mindestens 4 Stunden für Bühne, Tanzboden, Licht, Ton, Absperrungen und Beschilderung ein. Der Soundcheck sollte zusätzlich etwa 2 Stunden vor Einlass stattfinden.
Wann sollte man Künstler und DJs für ein Urban Dance Festival buchen?: Buche Künstler, DJs, Jury und Workshopleiter möglichst 3 bis 4 Monate vorher. So bleibt genug Zeit, das Programm zu veröffentlichen und bei Absagen Ersatz zu finden.
Wie viele Helfer braucht ein Urban Dance Festival?: Für jede gleichzeitig besetzte Aufgabe solltest du mindestens 2 Personen einplanen, etwa für Einlass, Garderobe und Bühnenbetreuung. Erstelle die Schichten spätestens 2 Wochen vorher und reserviere zusätzlich 1 bis 2 Springer.

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