Zo organiseer je een uilenavond zonder verrassingen

Een uilenavond vraagt om meer dan een interessante presentatie. Je regelt eerst een geschikte locatie en een uilenbegeleider, controleert vergunningen en bouwt daarna het programma rond veilige ontvangst, verlichting en presentatie. Verzamel dieetwensen en aanmeldingen op tijd, zodat catering en zitplaatsen kloppen. Op de avond zelf lopen registratie, veiligheidsbriefing en de uilenpresentatie volgens een vaste volgorde. Het plan hieronder helpt je niets te laat te regelen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Locatie reserveren
2
Uilenbegeleider reserveren
3
Vergunningen controleren
4
Uitnodigingen versturen
2 personen
5
Aanmeldingen verwerken
6
Dieetwensen verzamelen
7
Deelnemerslijst maken
8
Weersverwachting controleren
9
Programma bevestigen
10
Boodschappen doen
2 personen
11
Hapjes voorbereiden
3 personen
12
Dranken koelen
2 personen
13
Materialen controleren
2 personen
14
Locatie openen
2 personen
15
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
16
Uilenverblijven veilig plaatsen
3 personen
17
Verlichting en stroom testen
2 personen
18
Presentatieapparatuur testen
2 personen
19
Versiering ophangen
2 personen
20
Catering klaarzetten
3 personen
21
Ontvangsttafel inrichten
2 personen

Event

22
Veiligheidsbriefing geven
2 personen
23
Bezoekers registreren
2 personen
24
Welkomstdrankjes serveren
2 personen
25
Uilenpresentatie verzorgen
2 personen
26
Hapjes serveren
3 personen
27
Vragenmoment begeleiden
2 personen
28
Uilenverzorging demonstreren
2 personen
29
Buffet openen
3 personen
30
Diner serveren
4 personen
31
Dranken bijvullen
2 personen
32
Avondexcursie begeleiden
3 personen
33
Nachtelijke uilenobservatie begeleiden
3 personen
34
Afscheid en vertrek begeleiden
2 personen

Nazorg

35
Uilen veilig laten vertrekken
2 personen
36
Eten en drinken opruimen
3 personen
37
Servies afwassen
3 personen
38
Locatie schoonmaken
4 personen
39
Decoratie verwijderen
2 personen
40
Afval afvoeren
2 personen
41
Materialen inpakken
3 personen
42
Geleende materialen retourneren
2 personen
43
Koelboxen legen en drogen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 6
Stoelenaantal 45
Ontvangsttafel
Buffettafelaantal 2
Kapstokkenaantal 2

Servies

Herbruikbare bordenaantal 50
Herbruikbare kommenaantal 50
Drinkglazenaantal 60
Koffiekopjesaantal 45
Vorkenaantal 50
Messenaantal 50
Lepelsaantal 50
Opscheplepelsaantal 8

Decoratie

Uilenpostersaantal 8
Tafelkledenaantal 6
Naamkaartjesaantal 50
Pijlbordjesaantal 8

Apparatuur

Koelboxenaantal 3
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Luidspreker
Microfoon
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4

Verlichting

Buitenlampenaantal 6
Zaklampenaantal 8
Batterijlantaarnsaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Emmersaantal 2
Sponzenaantal 6
Theedoekenaantal 12

Dierenbenodigdheden

Transportkooienaantal 3
Zitstokkenaantal 4
Afdekdoekenaantal 4
Handdesinfectieaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Leg de veiligheidsopzet uiterlijk een week vooraf vast. Controleer waar de uilenverblijven veilig kunnen staan en houd de looproute naar tafels, stoelen en uitgang vrij.
Plan de verlichting vóór je de locatie inricht. Test buitenlampen, batterijlantaarns, zaklampen, verlengkabels en stekkerdozen zodra de locatie open is; in het donker zie je losse kabels te laat.
Bevestig het programma en de uilenbegeleider minimaal 7 dagen vooraf. Spreek ook af hoe lang de presentatie duurt, waar bezoekers staan en wie de veiligheidsbriefing geeft.
Sluit de deelnemerslijst 3 tot 5 dagen voor de avond. Gebruik het definitieve aantal voor naamkaartjes, zitplaatsen, welkomstdrankjes, hapjes en servies; dieetwensen moeten dan al bij de catering bekend zijn.
Begin opbouw en techniek minstens 2 uur voor ontvangst. Zet ontvangst- en buffettafel klaar, koel dranken, test microfoon en luidspreker en laat daarna nog tijd over voor een korte proef van de presentatie.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een uilenavond organiseren?: Reserveer de locatie en uilenbegeleider bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf. Verstuur uitnodigingen daarna en sluit de deelnemerslijst 3 tot 5 dagen voor het evenement.
Hoeveel tijd heb je nodig om een uilenavond op te bouwen?: Reken op minimaal 2 uur voor tafels, stoelen, verlichting, presentatieapparatuur, ontvangst en catering. Plan daarnaast 15 tot 30 minuten voor een laatste veiligheids- en techniekcontrole.
Wanneer regel je de veiligheid voor een uilenavond?: Maak de veiligheidsindeling uiterlijk 1 week vooraf en bespreek die opnieuw vóór de eerste bezoeker binnenkomt. Controleer vooral de plek van de uilenverblijven, looproutes, stroomkabels en verlichting.
Wat moet ik op de dag zelf eerst doen bij een uilenavond?: Open de locatie, controleer de weersverwachting en test stroom en verlichting voordat je meubels en catering definitief neerzet. Richt daarna de ontvangsttafel in en geef vóór de presentatie de veiligheidsbriefing.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.