Zo organiseer je een tropische thema-avond

Begin minstens vier weken vooraf met de locatie, het budget, de gastenlijst en het programma. Leg daarna vast hoeveel mensen komen, welke dieetwensen en allergieën er zijn en wie het buffet voorbereidt. Voor de sfeer werken tropische decoratie, passende muziek en een korte quiz goed, maar de praktische opbouw bepaalt of de avond soepel verloopt. Plan de ruimte, drankkoeling, techniek en tafels zo dat gasten niet door elkaar lopen tijdens het eten en de activiteiten.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Locatie reserveren
2
Thema en programma vastleggen
2 personen
3
Budget en gastenlijst opstellen
2 personen
4
Uitnodigingen versturen
5
Aanmeldingen verwerken
6
Dieetwensen verzamelen
7
Programma naar gasten sturen
8
Allergieën met cateraar controleren
9
Muziek en quiz samenstellen
2 personen
10
Quizvragen en antwoordbladen maken
2 personen
11
Naamkaartjes voorbereiden
12
Boodschappen doen
2 personen
13
Dranken koelen
2 personen
14
Houdbare decoratie klaarzetten
15
Locatie openen
2 personen
16
Ruimte en toiletten controleren
2 personen
17
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
18
Buffet- en drankentafel plaatsen
3 personen
19
Tafeldekking klaarzetten
3 personen
20
Versiering ophangen
3 personen
21
Verlichting plaatsen
2 personen
22
Muziek testen
2 personen
23
Quizmateriaal klaarleggen
2 personen
24
Hapjes voorbereiden
4 personen
25
Buffetgerechten voorbereiden
4 personen
26
Drankstation inrichten
2 personen
27
Ontvangsttafel inrichten
2 personen

Event

28
Gasten ontvangen
3 personen
29
Welkomstdrankjes serveren
3 personen
30
Programma toelichten
31
Hapjes serveren
3 personen
32
Dranken bijvullen
2 personen
33
Tafels tussentijds afruimen
2 personen
34
Tropische quiz begeleiden
2 personen
35
Buffet openen
3 personen
36
Buffet aanvullen
3 personen
37
Servies en glazen verzamelen
2 personen
38
Muziekprogramma verzorgen
39
Laatste ronde aankondigen
40
Gasten uitzwaaien
2 personen

Nazorg

41
Restanten veilig verpakken
3 personen
42
Afval verzamelen en scheiden
3 personen
43
Servies afwassen
3 personen
44
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
45
Decoratie verwijderen
3 personen
46
Ruimte schoonmaken
4 personen
47
Apparatuur inpakken
2 personen
48
Gevonden voorwerpen verzamelen
49
Locatie afsluiten
2 personen
50
Materialen retourneren
2 personen
51
Restanten opruimen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 55
Buffettafelsaantal 3
Krukkenaantal 6

Servies

Dinerbordenaantal 60
Dessertbordenaantal 60
Glazenaantal 80
Koffiekopjesaantal 60
Vorkenaantal 60
Messenaantal 60
Lepelsaantal 60
Serveerschalenaantal 12

Decoratie

Tafelkleedjesaantal 8
Kunstpalmenaantal 6
Tropische slingersaantal 10
Papieren bloemenaantal 30
Opblaasbare palmbomenaantal 4
Tafelconfettiaantal 8
Naamkaartjesaantal 60
Fotowand

Apparatuur

Bluetoothspeakersaantal 2
Microfoon
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Koelboxenaantal 4
IJsblokjesbakkenaantal 4

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koks messenaantal 4
Maatbekersaantal 3
Tangenaantal 6
Opscheplepelsaantal 8
Waterkannenaantal 6
Thermoskannenaantal 4

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 6
Ledlampenaantal 8

Schoonmaak

Emmersaantal 2
Dweilenaantal 2
Stoffer en blikaantal 2
Schoonmaakhandschoenenaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Stuur de uitnodiging uiterlijk drie weken vooraf en vraag om aanmeldingen en dieetwensen. Controleer allergieën daarna uiterlijk één week voor de avond samen met de cateraar.
Plan het programma in blokken van 30 tot 45 minuten. Stuur de definitieve planning minimaal drie dagen vooraf, zodat gasten weten wanneer het buffet, de quiz en andere onderdelen starten.
Zet de drankentafel los van het buffet en koel houdbare dranken minstens vier uur vooraf. Maak extra ruimte voor koelboxen en ijsblokjes; die worden vaak pas op het laatste moment geregeld.
Open de locatie ongeveer drie uur voor aanvang. Reserveer het eerste uur voor tafels en stoelen, buffet- en drankentafels, decoratie en verlichting; houd daarna tijd over voor muziek en microfoon testen.
Maak quizvragen, antwoordbladen en naamkaartjes de dag ervoor compleet. Leg op de avond zelf serveerschalen, tangen, borden en bestek per onderdeel klaar, zodat je tijdens het buffet niet hoeft te zoeken.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren organiseer je een tropische thema-avond?: Begin vier weken vooraf met locatie, budget, gastenlijst en programma. Verstuur de uitnodigingen uiterlijk drie weken voor de avond en sluit de aanmeldingen bij voorkeur één week vooraf.
Hoeveel drank moet ik inkopen voor een tropische thema-avond?: Reken voor het eerste uur op twee tot drie drankjes per persoon en daarna ongeveer één tot twee per uur. Koop gekoelde drank niet pas op de dag zelf: zet die minimaal vier uur vooraf koud en plan extra ijs.
Wanneer moet ik dieetwensen en allergieën controleren?: Vraag dieetwensen direct bij de uitnodiging uit en verzamel de antwoorden uiterlijk één week vooraf. Controleer allergieën daarna nogmaals met de cateraar voordat je boodschappen doet of gerechten voorbereidt.
Hoeveel tijd heb ik nodig om de locatie klaar te zetten?: Plan minimaal drie uur tussen het openen van de locatie en de start. Gebruik het eerste uur voor meubels en buffet, het tweede voor decoratie en verlichting en het laatste uur voor techniek, quizmateriaal en hapjes.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.