Een triatlon organiseren: zo pak je het aan

Een triatlon organiseren begint niet bij de startnummers, maar bij een haalbaar parcours en duidelijke veiligheidsafspraken. Leg eerst de zwem-, fiets- en looproute vast, controleer het zwemwater en regel vergunningen en verkeersafzetting. Daarna bouw je de inschrijving, tijdregistratie en vrijwilligersbezetting op. In de laatste weken draait alles om communicatie, materiaalcontrole en een briefing waarin iedereen zijn post en noodprocedure kent.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Parcourslocatie reserveren
2
Vergunning aanvragen
3
Zwemwater controleren
2 personen
4
Fiets- en looproute vastleggen
3 personen
5
Startnummers bestellen
6
Tijdregistratie regelen
7
Inschrijfformulier openen
8
Uitnodigingen versturen
2 personen
9
Vrijwilligers werven
2 personen
10
Aanmeldingen verwerken
2 personen
11
Deelnamebevestigingen versturen
2 personen
12
Dieetwensen verzamelen
13
Vrijwilligersindeling maken
2 personen
14
Verkeersafzetting reserveren
15
Drinkposten bepalen
2 personen
16
Veiligheidsplan uitwerken
3 personen
17
Routekaart maken
2 personen
18
Deelnemersinformatie versturen
2 personen
19
Parcours opnieuw inspecteren
3 personen
20
Materiaalvoorraad controleren
2 personen
21
Startnummers sorteren
3 personen
22
Vrijwilligersbriefing voorbereiden
2 personen
23
Weersverwachting controleren
24
Boodschappen doen
3 personen
25
Dranken koelen
2 personen
26
Startpakketten samenstellen
5 personen
27
Parcoursborden klaarzetten
3 personen

Event

28
Vrijwilligersbriefing geven
3 personen
29
Terrein inspecteren
4 personen
30
Zwemboeien uitzetten
4 personen
31
Zwemstart afzetten
3 personen
32
Fietswisselzone opbouwen
6 personen
33
Loopwisselzone opbouwen
5 personen
34
Finishboog opbouwen
4 personen
35
Routepijlen plaatsen
6 personen
36
Verkeershekken plaatsen
6 personen
37
Drinkposten inrichten
6 personen
38
Inschrijftafel inrichten
3 personen
39
Tijdregistratie testen
2 personen
40
Omroepinstallatie testen
2 personen
41
EHBO-post inrichten
3 personen
42
Deelnemers registreren
5 personen
43
Startpakketten uitdelen
4 personen
44
Fietsen controleren
3 personen
45
Zwemveiligheid controleren
4 personen
46
Deelnemers naar start begeleiden
4 personen
47
Startsein geven
2 personen
48
Zwemparcours bewaken
8 personen
49
Wisselzone bewaken
6 personen
50
Fietsparcours bewaken
10 personen
51
Loopparcours bewaken
8 personen
52
Deelnemers afvinken
3 personen
53
Drinkposten bevoorraden
6 personen
54
Dranken bijvullen
3 personen
55
Finishermedailles uitdelen
3 personen
56
Fruit en snacks serveren
4 personen
57
Tijdwaarnemingen controleren
2 personen
58
Uitslagen publiceren
2 personen
59
Prijzen uitreiken
3 personen
60
Laatste deelnemers opvangen
4 personen

Nazorg

61
Finishgebied afbouwen
5 personen
62
Zwemboeien uit het water halen
4 personen
63
Routepijlen verwijderen
6 personen
64
Verkeershekken verwijderen
6 personen
65
Afval langs route verzamelen
8 personen
66
Afvalbakken legen
3 personen
67
Locatie schoonmaken
6 personen
68
Materiaal sorteren
4 personen
69
Materiaal schoonmaken
4 personen
70
Gehuurde materialen retourneren
2 personen
71
Overgebleven boodschappen opslaan
2 personen
72
Uitslagen naar deelnemers sturen
2 personen
73
Gevonden voorwerpen registreren
74
Gevonden voorwerpen terugsturen
75
Facturen verzamelen
76
Deelnemersfoto's delen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 4
Inschrijftafelsaantal 4
Biertafelsaantal 12
Stoelenaantal 40
Kleedruimtetentenaantal 4
Kledingrekkenaantal 8
Afvalbakkenaantal 20

Sportmateriaal

Zwemboeienaantal 10
Zwemlijnenaantal 4
Zwemveiligheidsboeienaantal 12
Finishlintenaantal 6
Fietsenrekkenaantal 220
Startnummersaantal 220
Startnummerbandenaantal 220
Badmutsenaantal 220
Finishermedaillesaantal 220
Stopwatchesaantal 12
Pionnenaantal 80
Routepijlenaantal 100
Kilometerbordenaantal 30
Rondebordenaantal 12
Fietsreparatiestandaardsaantal 2
Fietspompenaantal 6
Reservebinnenbandenaantal 20
Bandenlichtersaantal 12
Basisgereedschapssetsaantal 4
Verkeershesjesaantal 40
Fluitjesaantal 30
Drinkbekers voor postenaantal 1500
Drinkbekers herbruikbaaraantal 300
Waterjerrycansaantal 20
Koelboxenaantal 12
Heuptassenaantal 12
Reddingsboeienaantal 6
Reddingslijnenaantal 6
Peddelsaantal 4
Noodverlichtingaantal 12
Zaklampenaantal 12
Regenponcho'saantal 50
Thermische dekensaantal 30
EHBO-koffersaantal 4
AED
Nekkoordenaantal 250
Polsbandjesaantal 300
Prijstrofeeënaantal 12
Start- en finishklokkenaantal 4
Routekaartenaantal 250
Klembordenaantal 20
Markeerstiftenaantal 30
Watervaste pennenaantal 30
Meetlintenaantal 4
Afzetlintaantal 20
Tie-wrapsaantal 500
Zandzakkenaantal 40
Verkeerskegelsaantal 60
Verkeershekkenaantal 80
Startmattenaantal 2
Rubberen loopmattenaantal 30
Handdoekenaantal 100

Apparatuur

Tijdregistratiesysteem
Tabletsaantal 4
Portofoonsaantal 20
Portofoonheadsetsaantal 12
Mobiele opladersaantal 12
Omroepinstallatie
Luidsprekersaantal 4
Microfoonsaantal 2
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Batterijenaantal 60
Mobiele koelboxenaantal 4

Servies

Herbruikbare drinkglazenaantal 300
Koffiekopjesaantal 80
Bordenaantal 100
Besteksetsaantal 100
Opscheplepelsaantal 8
Thermoskannenaantal 8

Keuken

Waterkokersaantal 4
Koffiezetapparatenaantal 3
Snijplankenaantal 6
Messenaantal 12
Serveerschalenaantal 12
Koelzakkenaantal 20
Voedselbakkenaantal 20

Decoratie

Finishdoek
Vlaggenlijnenaantal 12
Nederlandse vlaggenaantal 6
Pijlbordenaantal 20

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 8

Schoonmaak

Schoonmaakemmersaantal 6
Schoonmaakdoekenaantal 30
Dweilenaantal 6
Bezemsetsaantal 6
Trolleyaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Reserveer de parcourslocatie en vraag de vergunning vroeg aan; plan daarnaast een tweede inspectie van zwemwater, fietsroute en looproute kort voor het evenement.
Maak de vrijwilligersindeling per tijdsblok en post. Plan naast de bezetting van drinkposten en routeposten ook een kleine reserveploeg voor uitval op de dag zelf.
Stuur deelnemersinformatie uiterlijk 7 dagen vooraf met routekaart, startprocedure, wisselzone, parkeer- en omkleedinformatie. Vermeld ook wanneer deelnemers hun startnummer en badmuts ophalen.
Controleer startnummers, tijdregistratie, routepijlen, kilometerborden en fietsenrekken minstens 2 dagen vooraf. Leg reservebinnenbanden, fietspompen en basisgereedschap klaar bij de fietszone.
Kijk de weersverwachting 48 uur vooraf en nogmaals op de ochtend zelf na. Pas de briefing, drinkposten en veiligheidsbezetting aan en spreek vooraf af wanneer het zwemonderdeel wordt aangepast of stilgelegd.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een triatlon organiseren?: Begin bij voorkeur 6 tot 12 maanden vooraf met de locatie, vergunning en routes. Open de inschrijving pas wanneer capaciteit, veiligheidsplan en tijdregistratie zijn geregeld.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een triatlon?: Voor een kleine triatlon heb je al snel 1 vrijwilliger per belangrijke route- of verzorgingspost nodig, plus mensen voor inschrijving, wisselzone en finish. Tel daar minimaal 10% reserve bij op en maak de definitieve indeling uiterlijk 2 weken vooraf.
Wanneer stuur je deelnemersinformatie voor een triatlon?: Stuur de praktische informatie 7 tot 10 dagen voor de start. Herhaal alleen wijzigingen, weersinformatie en eventuele routeaanpassingen 24 tot 48 uur vooraf.
Wat controleer je de dag voor een triatlon?: Controleer dan de materiaalvoorraad, startnummers, tijdregistratie, routepijlen, zwemveiligheidsmiddelen en fietsenrekken. Leg ook de vrijwilligersbriefing en noodcontacten klaar, zodat de opbouw op de wedstrijddag niet van losse aannames afhangt.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.