Comment organiser un triathlon sans rien oublier

Un triathlon se prépare d’abord comme un projet de sécurité et de circulation, puis comme une compétition. Commencez par réserver le site, obtenir les autorisations et valider les parcours de natation, de vélo et de course à pied. Ensuite, ouvrez les inscriptions, recrutez les bénévoles et préparez le chronométrage. Les dernières semaines servent surtout à confirmer les participants, contrôler le matériel, réinspecter le parcours et anticiper la météo.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Réserver le site du parcours
2
Demander une autorisation
3
Contrôler l'eau de baignade
2 personnes
4
Définir l'itinéraire vélo et piéton
3 personnes
5
Commander les dossards
6
Gérer le suivi du temps
7
Ouvrir le formulaire d’inscription
8
Envoyer les invitations
2 personnes
9
Recruter des bénévoles
2 personnes
10
Traiter les inscriptions
2 personnes
11
Envoyer les confirmations de participation
2 personnes
12
Recueillir les besoins alimentaires
13
Établir la répartition des bénévoles
2 personnes
14
Réserver les barrières de circulation
15
Définir les points de ravitaillement
2 personnes
16
Élaborer le plan de sécurité
3 personnes
17
Créer une carte d'itinéraire
2 personnes
18
Envoyer les informations aux participants
2 personnes
19
Réinspecter le parcours
3 personnes
20
Vérifier le stock de matériel
2 personnes
21
Trier les dossards
3 personnes
22
Préparer le briefing des bénévoles
2 personnes
23
Vérifier les prévisions météo
24
Faire les courses
3 personnes
25
Refroidir les boissons
2 personnes
26
Composer les kits de démarrage
5 personnes
27
Installer les panneaux du parcours
3 personnes

Événement

28
Faire le briefing des bénévoles
3 personnes
29
Inspecter le site
4 personnes
30
Installer les bouées de natation
4 personnes
31
Balisage du départ de natation
3 personnes
32
Installer la zone de relais vélo
6 personnes
33
Installer la zone de relais
5 personnes
34
Monter l’arche d’arrivée
4 personnes
35
Installer les flèches d'orientation
6 personnes
36
Installer des barrières de circulation
6 personnes
37
Installer les points d’eau
6 personnes
38
Installer le comptoir d’inscription
3 personnes
39
Tester le chronométrage
2 personnes
40
Tester le système de sonorisation
2 personnes
41
Installer le poste de premiers secours
3 personnes
42
Enregistrer les participants
5 personnes
43
Distribuer les kits de départ
4 personnes
44
Vérifier les vélos
3 personnes
45
Vérifier la sécurité de la baignade
4 personnes
46
Accompagner les participants au départ
4 personnes
47
Donner le signal de départ
2 personnes
48
Surveiller le parcours de natation
8 personnes
49
Surveiller la zone de transition
6 personnes
50
Surveiller le parcours vélo
10 personnes
51
Surveiller le parcours
8 personnes
52
Cocher les participants
3 personnes
53
Réapprovisionner les points de boisson
6 personnes
54
Réapprovisionner les boissons
3 personnes
55
Remettre les médailles de finisher
3 personnes
56
Servir les fruits et les en-cas
4 personnes
57
Vérifier les chronométrages
2 personnes
58
Publier les résultats
2 personnes
59
Remettre les prix
3 personnes
60
Accueillir les derniers participants
4 personnes

Suivi

61
Démonter la zone d'arrivée
5 personnes
62
Sortir les bouées de nage de l’eau
4 personnes
63
Retirer les flèches d’itinéraire
6 personnes
64
Retirer les barrières de circulation
6 personnes
65
Collecter les déchets le long du parcours
8 personnes
66
Vider les poubelles
3 personnes
67
Nettoyer le lieu
6 personnes
68
Trier le matériel
4 personnes
69
Nettoyer le matériel
4 personnes
70
Rendre le matériel loué
2 personnes
71
Ranger les courses restantes
2 personnes
72
Envoyer les résultats aux participants
2 personnes
73
Enregistrer les objets trouvés
74
Renvoyer les objets trouvés
75
Rassembler les factures
76
Partager les photos des participants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 4
Tables d’inscriptionqté 4
Tables de bièreqté 12
Chaisesqté 40
Tentes de vestiaireqté 4
Portants à vêtementsqté 8
Poubellesqté 20

Matériel de sport

Bouées de natationqté 10
Lignes de nageqté 4
Bouées de sécurité pour la baignadeqté 12
Rubans d’arrivéeqté 6
Râteliers à vélosqté 220
Numéros de départqté 220
Bracelets de dossardqté 220
Bonnets de bainqté 220
Médailles de finisherqté 220
Chronomètresqté 12
Cônesqté 80
Flèches de directionqté 100
Bornes kilométriquesqté 30
Assiettes rondesqté 12
Supports de réparation de véloqté 2
Pompes à véloqté 6
Chambres à air de rechangeqté 20
Démonte-pneusqté 12
Kits d’outils de baseqté 4
Gilets de signalisationqté 40
Siffletsqté 30
Gobelets pour les postesqté 1500
Gobelets réutilisablesqté 300
Bidons d'eauqté 20
Glacièresqté 12
Sacs bananeqté 12
Bouées de sauvetageqté 6
Cordes de sauvetageqté 6
Pagaiesqté 4
Éclairage de secoursqté 12
Lampes de pocheqté 12
Ponchos de pluieqté 50
Couvertures thermiquesqté 30
Trousses de premiers secoursqté 4
DAE
Tours de couqté 250
Braceletsqté 300
Trophéesqté 12
Horloges de départ et d’arrivéeqté 4
Cartes d'itinéraireqté 250
Presse-papiersqté 20
Marqueursqté 30
Stylos indélébilesqté 30
Mètres rubansqté 4
Ruban de balisageqté 20
Attaches-câblesqté 500
Sacs de sableqté 40
Cônes de signalisationqté 60
Barrières de circulationqté 80
Tapis de départqté 2
Tapis de course en caoutchoucqté 30
Serviettesqté 100

Équipement

Système de pointage
Tablettesqté 4
Talkies-walkiesqté 20
Casques pour talkie-walkiesqté 12
Chargeurs mobilesqté 12
Système de sonorisation
Haut-parleursqté 4
Microphonesqté 2
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Pilesqté 60
Glacières mobilesqté 4

Vaisselle

Verres réutilisablesqté 300
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100
Louchesqté 8
Thermosqté 8

Cuisine

Bouilloiresqté 4
Machines à caféqté 3
Planches à découperqté 6
Couteauxqté 12
Plateaux de serviceqté 12
Sacs isothermesqté 20
Bacs alimentairesqté 20

Décoration

Tissu d’arrivée
Guirlandes de fanionsqté 12
Drapeaux néerlandaisqté 6
Panneaux indicateursqté 20

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 8

Nettoyage

Seaux de nettoyageqté 6
Chiffons de nettoyageqté 30
Serpillièresqté 6
Sets de balaiqté 6
Chariotqté 2

Catering

Courses

Conseils

Validez le parcours avant d’ouvrir les inscriptions. Prévoyez suffisamment de temps pour l’autorisation, le contrôle de l’eau de baignade et la réservation des barrières de circulation, car ces éléments peuvent modifier l’itinéraire.
Envoyez les informations pratiques au moins 7 jours avant l’épreuve. Indiquez les horaires, les zones de transition, les points de ravitaillement, le plan du parcours et les consignes concernant les dossards et bonnets de bain.
Répartissez les bénévoles par zone, et non uniquement par mission. La natation, les carrefours vélo, la course à pied, les ravitaillements, l’inscription et l’arrivée doivent chacun avoir un responsable clairement identifié.
Contrôlez le matériel 48 heures avant le départ. Comptez les dossards, bracelets, bonnets, cônes, flèches, gobelets, chronomètres, pompes et outils de réparation afin de pouvoir remplacer ce qui manque à temps.
Préparez le ravitaillement en fonction du nombre d’inscrits confirmés. Refroidissez les boissons la veille, installez les gobelets aux postes et prévoyez une solution de repli si les prévisions météo changent le jour de l’épreuve.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un triathlon ?: Prévoyez au minimum 6 mois pour un triathlon avec parcours sur route, autorisations et bénévoles. Commencez encore plus tôt si le site est très demandé ou si plusieurs communes sont concernées.
Quand ouvrir les inscriptions à un triathlon ?: Ouvrez les inscriptions lorsque le site, les parcours et les principales autorisations sont suffisamment sécurisés, généralement 3 à 4 mois avant l’épreuve. Fermez-les quelques jours avant l’événement pour établir les listes et répartir les dossards.
Combien de bénévoles faut-il pour un triathlon ?: Le nombre dépend du parcours et des carrefours à sécuriser, mais prévoyez une personne par poste critique et une réserve d’environ 10 à 15 %. Ajoutez des responsables distincts pour la natation, les transitions, le ravitaillement, l’inscription et l’arrivée.
Quand vérifier le parcours et le matériel d’un triathlon ?: Réinspectez le parcours dans la semaine précédant la course, puis faites un dernier contrôle la veille. Vérifiez le stock de matériel 48 heures avant afin de pouvoir acheter ou louer les éléments manquants.

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