Zo organiseer je een triatlon van start tot finish

Een triatlon organiseren begint niet met de startboog, maar met een haalbaar parcours en duidelijke afspraken over veiligheid. Leg eerst de datum, zwemlocatie en fiets- en looproutes vast en regel daarna vergunningen, meldingen en medische dekking. Vervolgens bouw je de inschrijving, deelnemerscommunicatie en vrijwilligersplanning op. In de laatste weken controleer je materiaal, startnummers, timing en verkeersposten, zodat de wedstrijddag niet afhankelijk is van improvisatie.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en parcours vastleggen
3 personen
2
Vergunningen en meldingen indienen
2 personen
3
Zwemlocatie reserveren
4
Fiets- en loopparcours reserveren
2 personen
5
Veiligheidsplan opstellen
3 personen
6
Vrijwilligers werven
2 personen
7
Inschrijfformulier publiceren
8
Uitnodigingen versturen
2 personen
9
Aanmeldingen verwerken
2 personen
10
Dieetwensen verzamelen
11
Deelnemers bevestigen
2 personen
12
Startnummers toewijzen
2 personen
13
Deelnemersinformatie versturen
2 personen
14
Vrijwilligers indelen
2 personen
15
EHBO-bezetting vastleggen
2 personen
16
Verkeersposten indelen
2 personen
17
Timingapparatuur reserveren
18
Kajaks voor waterveiligheid reserveren
19
Fietsenstalling bepalen
2 personen
20
Parkeerplan uitwerken
2 personen
21
Weersverwachting controleren
22
Startlijst afdrukken
23
Routekaarten afdrukken
24
Startpakketten samenstellen
4 personen
25
Medaillelinten bevestigen
2 personen
26
Materialen naar locatie brengen
4 personen
27
Zwemparcours uitzetten
6 personen
28
Fietsparcours markeren
6 personen
29
Loopparcours markeren
5 personen
30
Wisselzone opbouwen
8 personen
31
Registratietafels opstellen
3 personen
32
Fietsenstalling opbouwen
4 personen
33
Start- en finishboog plaatsen
4 personen
34
Drankposten inrichten
6 personen
35
EHBO-post inrichten
2 personen
36
Omroep en stroom testen
2 personen

Event

37
Startnummers uitdelen
4 personen
38
Deelnemers registreren
4 personen
39
Fietsen controleren
3 personen
40
Wedstrijdbriefing geven
3 personen
41
Deelnemers naar start begeleiden
4 personen
42
Zwemstart begeleiden
8 personen
43
Zwemveiligheid bewaken
8 personen
44
Wisselzone controleren
4 personen
45
Fietsparcours beveiligen
10 personen
46
Fietsers doorgeven
4 personen
47
Eerste drankpost bedienen
5 personen
48
Tweede drankpost bedienen
5 personen
49
Loopparcours beveiligen
8 personen
50
Tussentijden registreren
3 personen
51
Dranken bijvullen
4 personen
52
Fruit en snacks uitdelen
4 personen
53
Finishers ontvangen
5 personen
54
Medaille en water uitdelen
3 personen
55
Finishresultaten bijhouden
3 personen
56
Koffie en thee serveren
3 personen
57
Lichte maaltijd serveren
5 personen
58
Prijsuitreiking voorbereiden
3 personen
59
Prijsuitreiking verzorgen
4 personen
60
Laatste deelnemers begeleiden
4 personen
61
Parcours vrijgeven
4 personen

Nazorg

62
Start- en finishmateriaal afbouwen
6 personen
63
Wisselzone leeghalen
5 personen
64
Drankposten afbreken
4 personen
65
Afval verzamelen
6 personen
66
Locatie schoonmaken
6 personen
67
Materialen terugbrengen
4 personen
68
Gehuurde spullen retourneren
2 personen
69
Uitslagen publiceren
2 personen
70
Deelnemers bedanken
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 4
Tafelsaantal 12
Klapstoelenaantal 40
Biertafelsaantal 6
Startboog
Finishboog
Fietsrekkenaantal 80
Afzethekkenaantal 30
Kleedkamerschermenaantal 8
Spiegelsaantal 4
Kapstokkenaantal 6

Sportmateriaal

Zwemboeienaantal 20
Zwemlijnenaantal 4
Reddingsboeienaantal 8
Kajaksaantal 3
Peddelsaantal 3
Verkeerskegelsaantal 80
Routepijlenaantal 60
Kilometerbordjesaantal 12
Startnummersaantal 120
Startnummerbandenaantal 120
Badmutsenaantal 120
Tijdregistratiechipsaantal 120
Polsbandjesaantal 150
Medaillelintenaantal 120
Finishmedaillesaantal 120
Prijzenaantal 12
Tijdregistratiesysteem
Stopwatchesaantal 8
Klembordenaantal 12
Fluitjesaantal 15
Reflectievestenaantal 30
Fietspompenaantal 4
Basis fietsgereedschapaantal 3
Reserve binnenbandenaantal 12
Handdoekenaantal 40
Startvlaggenaantal 4
Finishvlaggenaantal 4
Routebandaantal 20
Markeerkrijtaantal 12
Reserve fietspedaalsetsaantal 4
Bidonkrattenaantal 20

Apparatuur

Omroepinstallatie
Draadloze microfoonsaantal 2
Luidsprekersaantal 4
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 6
Powerbanksaantal 8
Telefoonsaantal 6
Portofoonsaantal 12
Megafoonsaantal 3
Laptopsaantal 3
Printersaantal 2
Kabelhaspelsaantal 4
Waterdichte opbergboxenaantal 12
Handtrolleysaantal 3

Verlichting

Ledlampenaantal 12
Batterijlantaarnsaantal 8

Servies

Herbruikbare bekersaantal 250
Bordenaantal 150
Besteksetsaantal 150
Koffiekopjesaantal 100

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 8
Koelboxenaantal 10
IJsboxenaantal 4
Schenkkannenaantal 12
Snijplankenaantal 4
Koks messenaantal 4
Serveertangenaantal 8
Opscheplepelsaantal 6
Voedselbakkenaantal 20
Koelelementenaantal 30

Catering

Boodschappen
Waterkannenaantal 20
Thermoboxenaantal 12
Serveerschalenaantal 20
Broodmandenaantal 12
Koelvitrinesaantal 2

EHBO

EHBO-koffersaantal 3
Reddingsdekensaantal 30
Cold packsaantal 20
Pleistersaantal 200
Steriele gaasjesaantal 50
Elastische zwachtelsaantal 20
Wegwerphandschoenenaantal 100
Desinfecterende doekjesaantal 100
Veiligheidsscharenaantal 4

Decoratie

Routevlaggenaantal 80
Sponsorbordenaantal 20
Informatiebordenaantal 12
Pijlbordenaantal 40
Finishdoekenaantal 2
Tafelkledenaantal 12

Schoonmaak

Bezemsetsaantal 4
Vuilnisbakkenaantal 20
Afvalgrijpersaantal 6
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 6
Schoonmaakkarrenaantal 2
Papiercontainersaantal 6
Handschoenenaantal 12

Tips

Begin minimaal 4 tot 6 maanden vooraf met datum, zwemlocatie en parcours. Vergunningen, verkeersmaatregelen en reserveringen voor fiets- en looproutes kunnen meerdere weken in beslag nemen.
Maak het veiligheidsplan voordat je inschrijvingen opent. Leg per onderdeel vast hoeveel verkeersposten, EHBO’ers, kajaks en reddingsmiddelen nodig zijn en wie bij een incident beslist.
Plan vrijwilligers niet alleen per taak, maar ook per tijdsblok. Voor een triatlon heb je bezetting nodig bij de zwemveiligheid, wisselzone, verkeersposten, finish en opruimen; reserveer daarnaast minstens 10% achtervang.
Stuur deelnemersinformatie uiterlijk 7 dagen voor de start. Vermeld daarin het tijdschema, parkeren, fietsenstalling, routekaarten, startnummerbanden, badmutsen en wat deelnemers op locatie nog moeten ophalen.
Doe de laatste materiaalcontrole 1 tot 2 dagen vooraf en houd een reserveplan voor slecht weer. Test tijdregistratiechips, stopwatches en het tijdregistratiesysteem, tel startpakketten en medaillelinten en controleer routepijlen en kilometerbordjes langs het parcours.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een triatlon organiseren?: Begin bij voorkeur 4 tot 6 maanden vooraf. Reken extra tijd als je openbare wegen gebruikt, omdat vergunningen, verkeersposten en veiligheidsafspraken vaak meerdere weken nodig hebben.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een triatlon?: Dat hangt af van deelnemersaantal en parcours, maar maak per taak een planning en voeg minstens 10% reserve toe. Verdeel de bezetting over zwemveiligheid, wisselzone, verkeersposten, EHBO, finish en opbouw.
Wanneer moet je de deelnemersinformatie voor een triatlon versturen?: Stuur de praktische informatie uiterlijk 7 dagen voor de start en herhaal de belangrijkste punten 24 tot 48 uur vooraf. Zo kunnen deelnemers parkeren, materiaal en aankomsttijd nog controleren.
Wanneer controleer je het materiaal voor een triatlon?: Doe een volledige telling en test 1 tot 2 dagen voor het evenement. Controleer onder meer zwemboeien, reddingsmiddelen, afzethekken, fietsrekken, routepijlen, startnummers en het tijdregistratiesysteem.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.