Zo organiseer je een triatlon zonder losse eindjes

Begin met de datum, het parcours en de drie afzonderlijke onderdelen: zwemmen, fietsen en lopen. Regel daarna vergunningen, verkeersmaatregelen en medische ondersteuning voordat je deelnemers laat inschrijven. Een triatlon vraagt bovendien om duidelijke posten, betrouwbare communicatie en materiaal dat tegen water en intensief gebruik kan. Plan de opbouw achteruit vanaf de starttijd en controleer het parcours, de vrijwilligersindeling en de weersverwachting nogmaals in de laatste week.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en parcours vastleggen
3 personen
2
Vergunningen aanvragen
2 personen
3
Start- en finishlocatie reserveren
2 personen
4
Zwemwater controleren
2 personen
5
Fietsparcours controleren
3 personen
6
Loopparcours controleren
3 personen
7
Veiligheidsplan opstellen
3 personen
8
Verkeersmaatregelen aanvragen
2 personen
9
Deelnemersregistratie openen
2 personen
10
Uitnodigingen versturen
2 personen
11
Aanmeldingen verwerken
2 personen
12
Dieetwensen verzamelen
13
Deelnemersinformatie versturen
2 personen
14
Vrijwilligers werven
2 personen
15
Vrijwilligers indelen
2 personen
16
Medische ondersteuning reserveren
2 personen
17
Reddingsboten reserveren
2 personen
18
Tijdregistratie regelen
2 personen
19
Startnummers toewijzen
2 personen
20
Deelnemerslijst afdrukken
21
Weersverwachting controleren
22
Parcoursmarkeringen controleren
3 personen
23
Sportmateriaal verzamelen
3 personen
24
Boodschappen doen
3 personen
25
Dranken koelen
2 personen
26
Startpakketten samenstellen
4 personen
27
Routeborden klaarzetten
2 personen
28
Tenten en tafels laden
4 personen
29
Finishboog laden
2 personen

Event

30
Startnummerbalie inrichten
4 personen
31
Zwemstart inrichten
5 personen
32
Wisselzone inrichten
5 personen
33
Finishgebied inrichten
5 personen
34
Fietsparcours afzetten
8 personen
35
Loopparcours afzetten
6 personen
36
Bochten en kruisingen markeren
4 personen
37
Fietsenrekken plaatsen
3 personen
38
Bewegwijzering plaatsen
4 personen
39
EHBO-punt inrichten
3 personen
40
Reddingsmateriaal controleren
3 personen
41
Waterposten inrichten
5 personen
42
Startpakketten uitdelen
5 personen
43
Deelnemers registreren
4 personen
44
Fietsen controleren
2 personen
45
Deelnemers briefen
3 personen
46
Startvakken indelen
3 personen
47
Zwemstart begeleiden
8 personen
48
Wisselzone bewaken
4 personen
49
Fietsparcours beveiligen
10 personen
50
Loopparcours beveiligen
8 personen
51
Tussentijden registreren
4 personen
52
Water bijvullen
4 personen
53
Sportdrank bijvullen
3 personen
54
Fruit en snacks serveren
3 personen
55
Finishers ontvangen
5 personen
56
Medaille-uitgifte verzorgen
2 personen
57
Uitslagen verwerken
3 personen
58
Prijsuitreiking begeleiden
3 personen
59
Deelnemersmaaltijd serveren
6 personen
60
Dranken bijvullen
3 personen
61
Laatste deelnemers begeleiden
4 personen
62
Parcours vrijgeven
4 personen

Nazorg

63
Start- en finishgebied afbreken
6 personen
64
Wisselzone afbreken
4 personen
65
Parcoursmarkeringen verwijderen
6 personen
66
Afval verzamelen
5 personen
67
Locatie schoonmaken
5 personen
68
Sportmateriaal reinigen
3 personen
69
Materialen inventariseren
2 personen
70
Huurmaterialen retourneren
3 personen
71
Overgebleven voorraad opbergen
2 personen
72
Afval afvoeren
2 personen
73
Uitslagen publiceren
2 personen
74
Deelnemers bedanken
2 personen
75
Gevonden voorwerpen afhandelen
76
Verkeersmaterialen retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 4
Klaptafelsaantal 12
Klapstoelenaantal 40
Fietsenrekkenaantal 80
Afvalbakkenaantal 12
Dranghekkenaantal 60
Biertafelsaantal 8

Sportmateriaal

Zwemboeienaantal 12
Reddingsboeienaantal 8
Reddingslijnenaantal 4
Pionnenaantal 80
Parcourslintaantal 12
Startnummersaantal 150
Startnummerbandenaantal 150
Badmutsenaantal 150
Fietshelmenaantal 10
Bidonhoudersaantal 10
Reservefietspompenaantal 4
Fietsgereedschapssetsaantal 4
Reservebinnenbandenaantal 20
Verkeerskegelsaantal 40
Finishboog
Podiumblokkenaantal 3
Medaillelintenaantal 150
Sporthanddoekenaantal 30

Apparatuur

Tijdregistratiesysteem
Portofoonsaantal 12
Megafonenaantal 3
Laptopsaantal 2
Tabletsaantal 4
Mobiele opladersaantal 8
Verlengsnoerenaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Mobiele verlichtingaantal 6
Koelboxenaantal 8
Thermoskannenaantal 6
Handlampenaantal 8

Servies

Herbruikbare drinkbekersaantal 250
Herbruikbare bordenaantal 180
Herbruikbaar bestekaantal 180
Koffiekopjesaantal 80
Serveerschalenaantal 20
Serveertangenaantal 12

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Snijplankenaantal 4
Koks messenaantal 4
Koelkrattenaantal 6
Isolatiedispensersaantal 4
Opslagbakkenaantal 20
Voedselhandschoenenaantal 4

Decoratie

Routebordenaantal 30
Start- en finishbordenaantal 4
Pijlbordenaantal 25
Afzetlintaantal 10
Vlaggenaantal 30
Vlaggenstokkenaantal 30

Verlichting

Lichtslingersaantal 8
LED-lampenaantal 12

Schoonmaak

Afvalzakkenaantal 150
Bezemsetsaantal 4
Vloertrekkersaantal 3
Emmersaantal 6
Sponzenaantal 12
Microvezeldoekenaantal 20
Handzeepdispensersaantal 6
Desinfectiemiddelaantal 6
Toiletpapieraantal 48
Keukenpapieraantal 24

Catering

Boodschappen

Tips

Leg het zwemwater vroeg vast en controleer de omstandigheden opnieuw in de laatste week. Plan reddingsboten, zwemboeien, reddingsboeien en reddingslijnen op vaste posten; alleen een reddingsplan op papier is niet genoeg.
Werk per parcoursdeel met een eigen controlelijst. Markeer bochten en gevaarlijke punten met pionnen, parcourslint of verkeerskegels en controleer de volledige route uiterlijk de dag vóór de triatlon.
Plan minimaal één vrijwilliger per belangrijke post en wijs per zone een aanspreekpunt met portofoon aan. Geef vrijwilligers vooraf een korte briefing over route, wisselpunten, noodprocedures en wie medische ondersteuning inschakelt.
Sluit de deelnemersadministratie niet pas op de startdag af. Verwerk aanmeldingen, dieetwensen en startnummers vooraf, druk de deelnemerslijst af en leg startnummerbanden, badmutsen en fietshelmen per deelnemer klaar.
Maak een draaiboek met tijden voor opbouw, briefing, start, doorkomst en finish. Reserveer tijdregistratie, laptops, tablets en megafonen vroeg en test alle apparatuur voordat de eerste deelnemer arriveert.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een triatlon organiseren?: Begin bij voorkeur 6 tot 9 maanden vooraf met datum, parcours, locaties en vergunningen. Open de deelnemersregistratie pas nadat zwemwater, fietsroute, looproute en veiligheidsplan haalbaar zijn.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een triatlon?: Reken bij een kleinschalige triatlon op minimaal 1 vrijwilliger per verkeers- of controlepost, plus coördinatoren voor start, wisselzone en finish. Tel daar een reserve van ongeveer 10 procent bij op voor uitval op de dag zelf.
Wanneer regel je medische hulp en reddingsboten voor een triatlon?: Leg medische ondersteuning en reddingsboten bij voorkeur 8 tot 12 weken vóór de triatlon vast. Neem de exacte posten, tijden, communicatiemiddelen en nooduitgangen uiterlijk 2 weken vooraf door.
Wat controleer je de dag voor een triatlon?: Loop alle drie de parcoursen na en controleer markeringen, dranghekken, fietsenrekken, tijdregistratie en portofoons. Leg startnummers, badmutsen, sportmateriaal en gekoelde dranken klaar en vergelijk het veiligheidsplan met de laatste weersverwachting.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.