Organiser un triathlon sans rien laisser au hasard

Un triathlon se prépare dans un ordre précis : commencez par la date, le parcours et les autorisations avant d’ouvrir les inscriptions. Ensuite, sécurisez les trois épreuves, réservez les secours et répartissez les bénévoles sur chaque zone. Les points souvent oubliés sont le contrôle de l’eau, la circulation autour du parcours cycliste, le chronométrage et les solutions de rechange en cas de météo difficile. Ce plan vous aide à suivre chaque étape jusqu’à l’arrivée des participants.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le parcours
3 personnes
2
Demander les autorisations
2 personnes
3
Réserver le lieu de départ et d’arrivée
2 personnes
4
Contrôler l'eau de baignade
2 personnes
5
Vérifier le parcours cycliste
3 personnes
6
Vérifier le parcours de course
3 personnes
7
Élaborer le plan de sécurité
3 personnes
8
Demander des mesures de circulation
2 personnes
9
Ouvrir l’enregistrement des participants
2 personnes
10
Envoyer les invitations
2 personnes
11
Traiter les inscriptions
2 personnes
12
Recueillir les besoins alimentaires
13
Envoyer les informations aux participants
2 personnes
14
Recruter des bénévoles
2 personnes
15
Répartir les bénévoles
2 personnes
16
Réserver un soutien médical
2 personnes
17
Réserver les canots de sauvetage
2 personnes
18
Gérer le suivi du temps
2 personnes
19
Attribuer les numéros de départ
2 personnes
20
Imprimer la liste des participants
21
Vérifier les prévisions météo
22
Vérifier les balises du parcours
3 personnes
23
Rassembler le matériel sportif
3 personnes
24
Faire les courses
3 personnes
25
Refroidir les boissons
2 personnes
26
Composer les kits de démarrage
4 personnes
27
Installer les panneaux d’itinéraire
2 personnes
28
Charger les tentes et les tables
4 personnes
29
Charger l’arche d’arrivée
2 personnes

Événement

30
Installer le stand des dossards
4 personnes
31
Mettre en place le départ de natation
5 personnes
32
Aménager la zone de transition
5 personnes
33
Aménager la zone d’arrivée
5 personnes
34
Balisage du parcours cycliste
8 personnes
35
Délimiter le parcours de course
6 personnes
36
Marquer les virages et les intersections
4 personnes
37
Installer les supports à vélos
3 personnes
38
Installer la signalisation
4 personnes
39
Installer le poste de premiers secours
3 personnes
40
Vérifier le matériel de secours
3 personnes
41
Installer des points d’eau
5 personnes
42
Distribuer les kits de départ
5 personnes
43
Enregistrer les participants
4 personnes
44
Vérifier les vélos
2 personnes
45
Briefer les participants
3 personnes
46
Répartir les couloirs de départ
3 personnes
47
Encadrer le départ de natation
8 personnes
48
Surveiller la zone de transition
4 personnes
49
Sécuriser le parcours vélo
10 personnes
50
Sécuriser le parcours de course
8 personnes
51
Enregistrer les temps intermédiaires
4 personnes
52
Refaire le plein d’eau
4 personnes
53
Réapprovisionner la boisson énergétique
3 personnes
54
Servir les fruits et les en-cas
3 personnes
55
Accueillir les finisseurs
5 personnes
56
Gérer la remise des médailles
2 personnes
57
Traiter les résultats
3 personnes
58
Animer la remise des prix
3 personnes
59
Servir le repas des participants
6 personnes
60
Réapprovisionner les boissons
3 personnes
61
Accompagner les derniers participants
4 personnes
62
Autoriser le parcours
4 personnes

Suivi

63
Démonter la zone de départ et d’arrivée
6 personnes
64
Démonter la zone de transition
4 personnes
65
Retirer les marquages du parcours
6 personnes
66
Rassembler les déchets
5 personnes
67
Nettoyer le lieu
5 personnes
68
Nettoyer le matériel de sport
3 personnes
69
Inventorier le matériel
2 personnes
70
Retourner les matériels de location
3 personnes
71
Ranger le stock restant
2 personnes
72
Évacuer les déchets
2 personnes
73
Publier les résultats
2 personnes
74
Remercier les participants
2 personnes
75
Gérer les objets trouvés
76
Retourner le matériel de circulation
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 4
Tables pliantesqté 12
Chaises pliantesqté 40
Râteliers à vélosqté 80
Poubellesqté 12
Barrières de fouleqté 60
Tables de bièreqté 8

Matériel de sport

Bouées de natationqté 12
Bouées de sauvetageqté 8
Cordes de sauvetageqté 4
Cônesqté 80
Ruban de parcoursqté 12
Numéros de départqté 150
Bracelets de dossardqté 150
Bonnets de bainqté 150
Casques de véloqté 10
Porte-bidonsqté 10
Pompes à vélo de rechangeqté 4
Kits d’outils pour véloqté 4
Chambres à air de rechangeqté 20
Cônes de signalisationqté 40
Arche d'arrivée
Blocs de podiumqté 3
Rubans de médailleqté 150
Serviettes de sportqté 30

Équipement

Système de pointage
Talkies-walkiesqté 12
Mégaphonesqté 3
Ordinateurs portablesqté 2
Tablettesqté 4
Chargeurs mobilesqté 8
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Éclairage mobileqté 6
Glacièresqté 8
Thermosqté 6
Lampes de pocheqté 8

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 250
Assiettes réutilisablesqté 180
Couverts réutilisablesqté 180
Tasses à caféqté 80
Plateaux de serviceqté 20
Pinces de serviceqté 12

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Caisses réfrigéréesqté 6
Distributeurs isothermesqté 4
Bacs de rangementqté 20
Gants alimentairesqté 4

Décoration

Panneaux de directionqté 30
Panneaux de départ et d'arrivéeqté 4
Panneaux indicateursqté 25
Ruban de balisageqté 10
Drapeauxqté 30
Mâts de drapeauqté 30

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 8
Lampes LEDqté 12

Nettoyage

Sacs poubelleqté 150
Sets de balaiqté 4
Raclettes de solqté 3
Seauxqté 6
Épongesqté 12
Chiffons microfibresqté 20
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6
Désinfectantqté 6
Papier toiletteqté 48
Essuie-toutqté 24

Catering

Courses

Conseils

Validez d’abord le parcours de natation, de vélo et de course, puis demandez les autorisations nécessaires. Le contrôle de l’eau doit être terminé avant de communiquer définitivement les informations aux participants.
Prévoyez la sécurité séparément pour chaque discipline : canots et bouées pour la natation, balises et mesures de circulation pour le vélo, cônes et ruban de parcours pour la course. Faites un repérage complet avant le jour J.
Ouvrez les inscriptions seulement lorsque le lieu de départ et d’arrivée, le parcours et les principales consignes sont confirmés. Envoyez ensuite les informations pratiques avec les horaires, les besoins alimentaires et les règles de retrait des dossards.
Répartissez les bénévoles par zone et non sur une liste générale : transition, carrefours, ravitaillement, arrivée et assistance aux participants. Prévoyez des talkies-walkies ou des mégaphones pour les responsables de secteur.
La veille, vérifiez la météo, les balises, le système de chronométrage et le matériel de dépannage vélo. Refroidissez les boissons à temps et gardez des chambres à air, des pompes et des kits d’outils accessibles près du parcours.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un triathlon ?: Prévoyez au moins 6 mois pour un triathlon public, surtout si le parcours nécessite des autorisations et des mesures de circulation. Commencez par fixer la date et le parcours, puis réservez rapidement le lieu, les secours et le chronométrage.
Quand faut-il ouvrir les inscriptions à un triathlon ?: Ouvrez les inscriptions dès que le parcours, les horaires et les principales conditions de sécurité sont confirmés, généralement 8 à 12 semaines avant l’épreuve. Demandez dès l’inscription les besoins alimentaires et les informations utiles aux participants.
Combien de bénévoles faut-il pour un triathlon ?: Le nombre dépend du parcours, mais comptez au minimum un responsable par zone et un bénévole à chaque point nécessitant une surveillance ou une indication. Finalisez la répartition 2 à 3 semaines avant la course et prévoyez une liste de remplaçants.
Que faut-il vérifier la veille d’un triathlon ?: Vérifiez la météo, les balises, les barrières, les bouées, le chronométrage et les moyens de communication. Préparez aussi les dossards, bonnets de bain, casques, boissons et équipements de dépannage au moins la veille au soir.

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