Zo organiseer je een trialwedstrijd zonder losse eindjes

Begin niet met obstakels bouwen, maar met het wedstrijdformat, de locatie en de vergunningen. Leg daarna categorieën, leeftijden en het reglement vast, zodat deelnemers weten waar ze aan toe zijn. Zodra de inschrijvingen lopen, verwerk je startgelden, dieetwensen en wedstrijdnummers en deel je vrijwilligers en juryleden in. In de laatste week controleer je het parcours, druk je het parcoursplan af en test je laptop, printer, portofoons en tijdwaarneming.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Wedstrijdformat vastleggen
2 personen
2
Wedstrijdlocatie bevestigen
3
Parcoursvergunning aanvragen
4
Verzekeringsdekking controleren
5
Wedstrijdreglement opstellen
2 personen
6
Categorieën en leeftijden bepalen
2 personen
7
Inschrijfformulier publiceren
8
Uitnodigingen versturen
2 personen
9
Sponsoren benaderen
2 personen
10
Aanmeldingen verwerken
2 personen
11
Dieetwensen verzamelen
12
Startgeld controleren
13
Startlijst publiceren
14
Wedstrijdnummers toewijzen
2 personen
15
Reserveringen maken
16
Vrijwilligers indelen
2 personen
17
Juryleden bevestigen
18
EHBO-contact bevestigen
19
Parcoursinspectie uitvoeren
3 personen
20
Obstakels selecteren
3 personen
21
Parcoursplan afdrukken
22
Wedstrijdmaterialen controleren
2 personen
23
Boodschappenlijst controleren
24
Boodschappen doen
2 personen
25
Dranken koud zetten
2 personen
26
Wedstrijdpakketten samenstellen
3 personen
27
Routebordjes voorbereiden
2 personen
28
Weersverwachting controleren
29
Locatie openen
2 personen
30
Terrein controleren
3 personen
31
Tenten opbouwen
4 personen
32
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
33
Inschrijfbalie inrichten
2 personen
34
Jurytafel inrichten
2 personen
35
Parcours uitzetten
6 personen
36
Obstakels vastzetten
5 personen
37
Afzetlint aanbrengen
4 personen
38
Routebordjes plaatsen
2 personen
39
Geluid en portofoons testen
2 personen
40
Jurybriefing houden
4 personen
41
Vrijwilligersbriefing houden
3 personen

Event

42
Inschrijvingen openen
3 personen
43
Fietscontroles uitvoeren
2 personen
44
Deelnemers ontvangen
3 personen
45
Startnummers uitdelen
2 personen
46
Parcours uitleggen
2 personen
47
Openingsbriefing geven
48
Wedstrijdonderdelen begeleiden
8 personen
49
Punten registreren
4 personen
50
Tijden registreren
2 personen
51
Publiek informeren
52
Veiligheid langs parcours bewaken
6 personen
53
Dranken serveren
2 personen
54
Dranken bijvullen
2 personen
55
Koffie en thee schenken
2 personen
56
Hapjes serveren
2 personen
57
Servies verzamelen
2 personen
58
Uitslagen controleren
3 personen
59
Prijzen klaarzetten
2 personen
60
Prijsuitreiking begeleiden
3 personen
61
Officiële uitslag publiceren
62
Deelnemers uitzwaaien
3 personen

Nazorg

63
Parcours afbreken
6 personen
64
Afzetlint verwijderen
3 personen
65
Routebordjes verwijderen
2 personen
66
Tenten afbreken
4 personen
67
Meubilair terugplaatsen
4 personen
68
Servies afwassen
2 personen
69
Afval verzamelen
3 personen
70
Terrein schoonmaken
4 personen
71
Materialen inventariseren
2 personen
72
Beschadigde materialen noteren
73
Geleende materialen retourneren
2 personen
74
Uitslagen naar deelnemers sturen
75
Facturen en bonnen verwerken
76
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Klaptafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 40
Jurytafel
Statafelsaantal 4

Sportmateriaal

Houten balkenaantal 20
Houten palletsaantal 12
Betonblokkenaantal 20
Boomstammenaantal 8
Fietsbandenaantal 12
Kegelsaantal 30
Parcourslintaantal 8
Afzethekkenaantal 20
Startnummersaantal 100
Nummerhoudersaantal 100
Reservefietspompenaantal 2
Fietspompaantal 2
Basisgereedschap fietsaantal 2
Reserve binnenbandenaantal 12
Fietsstandaardaantal 2

Apparatuur

Laptopaantal 2
Printer
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Portofoonsaantal 10
Megafoon
Mobiele luidspreker
Stopwatchesaantal 4
Powerbanksaantal 4

Verlichting

Ledlampenaantal 8
Batterijlantaarnsaantal 6

Decoratie

Routebordjesaantal 20
Pijlbordenaantal 12
Startvlag
Finishvlag
Podiumblokkenaantal 3

Servies

Herbruikbare bekersaantal 150
Herbruikbare bordenaantal 100
Herbruikbaar bestekaantal 100
Koffiekannenaantal 4
Theepottenaantal 2

Keuken

Koelboxenaantal 4
Thermoskannenaantal 4
Schenkkannenaantal 4
Serveerschalenaantal 8
Opslagboxenaantal 12
Koelelementenaantal 20

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de vergunning, verzekering en locatie minimaal 6 tot 8 weken vooraf. Zonder bevestigde parcoursvergunning kun je het parcours niet definitief uitzetten en deelnemers niet betrouwbaar informeren.
Publiceer categorieën, leeftijden en het reglement vóór je uitnodigingen verstuurt. Zet de inschrijving uiterlijk 10 tot 14 dagen voor de wedstrijd dicht, zodat je de startlijst en wedstrijdnummers op tijd kunt maken.
Maak het parcours pas definitief na een inspectie ter plaatse. Controleer of houten balken, pallets, betonblokken en boomstammen stabiel liggen en markeer rijlijnen met parcourslint en afzethekken.
Geef vrijwilligers per post een beginuur, taak en contactpersoon. Plan juryleden en EHBO niet alleen voor de start, maar ook voor de opbouw, parcoursinspectie en afbouw.
Test alle techniek uiterlijk de dag ervoor. Print een reservekopie van de startlijst en het parcoursplan, laad portofoons en powerbanks op en leg reserve binnenbanden, fietspompen en basisgereedschap bij de fietsstandaard.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een trialwedstrijd organiseren?: Begin ongeveer 6 tot 8 weken vooraf met locatie, vergunning, verzekering en format. Sluit de inschrijving 10 tot 14 dagen voor de wedstrijd, zodat je de startlijst, nummers en vrijwilligersindeling kunt afronden.
Hoe maak je een parcours voor een trialwedstrijd?: Kies eerst de obstakels per categorie en leg daarna een parcoursplan vast. Inspecteer het terrein minimaal één keer vooraf en controleer op de wedstrijddag opnieuw de stabiliteit van balken, pallets, betonblokken en boomstammen.
Wanneer moet je de startlijst van een trialwedstrijd publiceren?: Publiceer de startlijst bij voorkeur 3 tot 5 dagen voor de wedstrijd. Dan hebben deelnemers tijd om hun categorie, starttijd en wedstrijdnummer te controleren en kun je fouten nog herstellen.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een trialwedstrijd?: Reken minimaal op één vrijwilliger per actieve post, plus één coördinator voor communicatie en onverwachte uitval. Voeg juryleden en een EHBO-contact afzonderlijk toe; zij vervangen geen parcours- of ontvangstvrijwilligers.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.