Organiser une course d’essai sans rien laisser au hasard

Pour organiser une course d’essai, commencez par fixer le format, le parcours et les catégories avant d’ouvrir les inscriptions. Les autorisations, l’assurance et le règlement doivent être réglés plusieurs semaines à l’avance. Ensuite, construisez le dispositif autour des participants : numéros de départ, jury, bénévoles, secours et matériel de course. La dernière semaine sert surtout à vérifier le parcours, imprimer les documents et préparer l’accueil, les boissons et les solutions de dépannage pour les vélos.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Définir le format de la compétition
2 personnes
2
Confirmer le lieu de la compétition
3
Demander l'autorisation du parcours
4
Vérifier la couverture d'assurance
5
Établir le règlement du concours
2 personnes
6
Définir les catégories et les âges
2 personnes
7
Publier le formulaire d'inscription
8
Envoyer les invitations
2 personnes
9
Contacter les sponsors
2 personnes
10
Traiter les inscriptions
2 personnes
11
Recueillir les besoins alimentaires
12
Vérifier les frais d’inscription
13
Publier la liste de départ
14
Attribuer les numéros de course
2 personnes
15
Faire les réservations
16
Répartir les bénévoles
2 personnes
17
Confirmer les jurés
18
Confirmer le contact des premiers secours
19
Effectuer l’inspection du parcours
3 personnes
20
Sélectionner les obstacles
3 personnes
21
Imprimer le plan du parcours
22
Vérifier le matériel de compétition
2 personnes
23
Vérifier la liste des courses
24
Faire les courses
2 personnes
25
Mettre les boissons au frais
2 personnes
26
Composer les kits de compétition
3 personnes
27
Préparer les panneaux d’itinéraire
2 personnes
28
Vérifier les prévisions météo
29
Ouvrir le lieu
2 personnes
30
Contrôler le site
3 personnes
31
Monter les tentes
4 personnes
32
Installer les tables et les chaises
4 personnes
33
Installer le bureau d'inscription
2 personnes
34
Installer la table du jury
2 personnes
35
Mettre en place le parcours
6 personnes
36
Fixer les obstacles
5 personnes
37
Poser le ruban de balisage
4 personnes
38
Installer les panneaux d'itinéraire
2 personnes
39
Tester le son et les talkies-walkies
2 personnes
40
Organiser le briefing du jury
4 personnes
41
Animer le briefing des bénévoles
3 personnes

Événement

42
Ouvrir les inscriptions
3 personnes
43
Effectuer les contrôles des vélos
2 personnes
44
Accueillir les participants
3 personnes
45
Distribuer les dossards
2 personnes
46
Expliquer le parcours
2 personnes
47
Donner le briefing d'ouverture
48
Accompagner les épreuves
8 personnes
49
Enregistrer les points
4 personnes
50
Enregistrement des horaires
2 personnes
51
Informer le public
52
Surveiller la sécurité le long du parcours
6 personnes
53
Servir les boissons
2 personnes
54
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
55
Servir le café et le thé
2 personnes
56
Servir des amuse-bouches
2 personnes
57
Rassembler la vaisselle
2 personnes
58
Vérifier les résultats
3 personnes
59
Préparer les prix
2 personnes
60
Animer la remise des prix
3 personnes
61
Publier le résultat officiel
62
Saluer les participants à leur départ
3 personnes

Suivi

63
Démonter le parcours
6 personnes
64
Retirer le ruban de délimitation
3 personnes
65
Retirer les panneaux d’orientation
2 personnes
66
Démonter les tentes
4 personnes
67
Remettre le mobilier en place
4 personnes
68
Faire la vaisselle
2 personnes
69
Rassembler les déchets
3 personnes
70
Nettoyer le site
4 personnes
71
Inventorier le matériel
2 personnes
72
Noter les matériaux endommagés
73
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
74
Envoyer les résultats aux participants
75
Traiter les factures et les reçus
76
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables pliantesqté 8
Chaises pliantesqté 40
Table du jury
Tables hautesqté 4

Matériel de sport

Poutres en boisqté 20
Palettes en boisqté 12
Blocs de bétonqté 20
Troncs d’arbreqté 8
Pneus de véloqté 12
Cônesqté 30
Ruban de parcoursqté 8
Barrières de sécuritéqté 20
Numéros de départqté 100
Porte-numérosqté 100
Pompes à vélo de rechangeqté 2
Pompe à véloqté 2
Outils de base pour véloqté 2
Chambres à air de rechangeqté 12
Support à véloqté 2

Équipement

Ordinateur portableqté 2
Imprimante
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Talkies-walkiesqté 10
Mégaphone
Enceinte portable
Chronomètresqté 4
Batteries externesqté 4

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Lampes à pilesqté 6

Décoration

Panneaux d’orientationqté 20
Panneaux indicateursqté 12
Drapeau de départ
Drapeau d'arrivée
Blocs de podiumqté 3

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 150
Assiettes réutilisablesqté 100
Couverts réutilisablesqté 100
Pichets à caféqté 4
Théièresqté 2

Cuisine

Glacièresqté 4
Thermosqté 4
Carafesqté 4
Plateaux de serviceqté 8
Caisses de stockageqté 12
Pains de glaceqté 20

Catering

Courses

Conseils

Bloquez le parcours au moins 6 à 8 semaines avant la course : demandez l’autorisation, vérifiez l’assurance et prévoyez une inspection complète avant de publier le formulaire d’inscription.
Fixez les catégories, les âges et les règles avant l’ouverture des inscriptions. Fermez les inscriptions 7 à 10 jours avant l’épreuve pour avoir le temps de traiter les besoins alimentaires, les frais et les numéros de départ.
Ne limitez pas le parcours aux obstacles prévus sur papier. Faites un essai avec les poutres, palettes, blocs, troncs, pneus et cônes, puis imprimez un plan indiquant clairement les zones à risque et les passages obligatoires.
Répartissez les bénévoles au moins 5 jours avant le départ. Prévoyez des talkies-walkies, un mégaphone et une personne clairement désignée pour le contact avec les premiers secours.
Préparez le matériel la veille : chronomètres, imprimante, rallonges, batteries, ruban de parcours et outils pour vélo. Gardez les chambres à air, les pompes et les outils près d’un support à vélo, et mettez les boissons au frais plusieurs heures avant l’arrivée des participants.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une course d’essai ?: Prévoyez 6 à 8 semaines pour une course d’essai avec parcours, autorisations et inscriptions. Gardez les 7 derniers jours pour la liste de départ, les numéros, les bénévoles et la vérification finale.
Quand faut-il ouvrir les inscriptions pour une course d’essai ?: Ouvrez les inscriptions environ 4 semaines avant la course, une fois le règlement, les catégories et les frais définis. Fermez-les 7 à 10 jours avant l’épreuve pour finaliser l’organisation.
Que faut-il vérifier sur le parcours avant une course d’essai ?: Inspectez le parcours au moins 7 jours avant, puis faites un dernier passage le jour précédent. Contrôlez la stabilité des obstacles, le balisage, les barrières, les zones de passage et l’accès des secours.
Quel matériel prévoir pour une course d’essai à vélo ?: Prévoyez au minimum des numéros de départ, cônes, ruban et barrières, ainsi que des chronomètres. Ajoutez une pompe, des pompes de rechange, des chambres à air et des outils de base pour les incidents mécaniques.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.