Zo organiseer je een trekkingkamp

Een trekkingkamp organiseren begint niet met tenten inpakken, maar met de route, het terrein en de deelnemersinformatie. Leg eerst vast hoeveel mensen meegaan, hoe lang de wandelingen zijn en welke medische of dieetwensen je moet opvangen. Regel daarna vervoer en kampeerterrein, controleer de toegankelijkheid en maak een alternatief voor slecht weer. In de laatste week draait alles om materiaalcontrole, maaltijdverpakking, opgeladen verlichting en een duidelijke ontvangst op locatie.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Uitnodigingen versturen
2 personen
2
Aanmeldingen verwerken
2 personen
3
Dieetwensen verzamelen
4
Medische gegevens verzamelen
2 personen
5
Kampeerterrein reserveren
6
Wandelroute vastleggen
2 personen
7
Route op toegankelijkheid controleren
2 personen
8
Vervoer naar locatie reserveren
9
Deelnemersinformatie versturen
10
Weersverwachting controleren
11
Alternatieve route voorbereiden
2 personen
12
Kampeermateriaal inspecteren
3 personen
13
Zaklampen en powerbanks opladen
2 personen
14
Boodschappen doen
3 personen
15
Eten per maaltijd verpakken
3 personen
16
Deelnemersmappen klaarmaken
2 personen
17
Routekaarten printen
18
Transport inladen
4 personen
19
Kampeerterrein controleren
3 personen
20
Tenten opzetten
6 personen
21
Kookplaats inrichten
3 personen
22
Aanmeldtafel klaarzetten
2 personen

Event

23
Deelnemers ontvangen
4 personen
24
Aanwezigheid registreren
2 personen
25
Bagage en slaapplaatsen verdelen
4 personen
26
Veiligheidsinstructie geven
3 personen
27
Groepen indelen
3 personen
28
Wandelmateriaal uitdelen
3 personen
29
Trekking starten
6 personen
30
Waterpunten aanvullen
2 personen
31
Groepen bij aankomst controleren
4 personen
32
Hapjes voorbereiden
4 personen
33
Avondmaaltijd koken
5 personen
34
Tafels dekken
3 personen
35
Avondmaaltijd serveren
5 personen
36
Dranken bijvullen
2 personen
37
Servies verzamelen
3 personen
38
Kampvuurplek voorbereiden
3 personen
39
Kampvuur begeleiden
4 personen
40
Avondsnacks uitdelen
2 personen
41
Avondprogramma afronden
3 personen
42
Deelnemers naar tenten begeleiden
6 personen
43
Kampterrein afsluiten
3 personen

Nazorg

44
Afval verzamelen
4 personen
45
Servies afwassen
3 personen
46
Kookmateriaal schoonmaken
3 personen
47
Tenten afbreken
6 personen
48
Terrein schoon opleveren
5 personen
49
Materialen terugladen
4 personen
50
Gehuurde materialen retourneren
2 personen
51
Materiaal drogen en opbergen
3 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 6
Klapstoelenaantal 40
Biertafelsetsaantal 4
Afvalbakkenaantal 6

Slaapmateriaal

Tenten voor twee personenaantal 15
Slaapzakkenaantal 36
Slaapmatjesaantal 36
Tenthamersaantal 6
Grondzeilenaantal 15

Sportmateriaal

Kompasaantal 8
Routekaartenaantal 12
Fluohesjesaantal 12
Wandelstokkenaantal 12
Drinkflessenaantal 40
Rugzakkenaantal 36
Regenponcho'saantal 40
Fluitjesaantal 8
EHBO-koffersaantal 3

Apparatuur

Walkietalkiesaantal 8
Powerbanksaantal 8
Zaklampenaantal 12
Verlengsnoerenaantal 4
Oplaadstekkerdozenaantal 4

Keuken

Gasbrandersaantal 4
Gasflessenaantal 6
Kookpannenaantal 6
Koelboxenaantal 6
Snijplankenaantal 6
Koksmesjesaantal 6
Opscheplepelsaantal 8
Maatbekersaantal 4

Servies

Herbruikbare bordenaantal 45
Herbruikbare kommenaantal 45
Herbruikbare bekersaantal 50
Besteksetsaantal 45
Thermoskannenaantal 6

Verlichting

Led-lantaarnsaantal 8
Lichtsnoerenaantal 4

Schoonmaak

Afwasteilenaantal 4
Handvegers en blikkenaantal 4
Microvezeldoekenaantal 12
Handzeepdispensersaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de wandelroute pas definitief nadat je het terrein en de toegankelijkheid hebt gecontroleerd. Print per deelnemer een routekaart en houd daarnaast een alternatieve route achter de hand voor slecht weer of onbegaanbare paden.
Verzamel medische gegevens en dieetwensen uiterlijk bij de aanmelding. Verpak het eten per maaltijd, zodat je op locatie niet hoeft uit te zoeken welke boodschappen bij ontbijt, lunch of avondeten horen.
Controleer kampeermateriaal minstens 7 dagen vooraf. Zet tenten, grondzeilen, slaapmatjes en slaapzakken per slaapplaats klaar en test tenthamers, zaklampen, powerbanks en walkietalkies.
Laad alle verlichting en communicatieapparatuur de dag voor vertrek op. Neem per groep een werkende zaklamp, een opgeladen powerbank en een manier mee om elkaar op de route te bereiken; wacht niet tot aankomst op het terrein.
Maak de aankomstprocedure vooraf zichtbaar: een aanmeldtafel, deelnemersmappen, aanwezigheidsregistratie en een indeling van bagage en slaapplaatsen. Reserveer hiervoor minimaal 30 minuten voordat de eerste wandeling begint.

Veelgestelde vragen

Hoe ver van tevoren moet je een trekkingkamp organiseren?: Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf met aanmeldingen, het kampeerterrein, de wandelroute en het vervoer. Controleer het materiaal en pak de maaltijden in de laatste 7 dagen.
Hoeveel eten neem je mee voor een trekkingkamp?: Reken per deelnemer op één ontbijt, lunch en avondmaaltijd per volledige kampdag, plus een extra snack per wandeldag. Verpak elke maaltijd apart en houd rekening met dieetwensen die je bij de aanmelding verzamelt.
Wat doe je bij slecht weer tijdens een trekkingkamp?: Controleer de weersverwachting 48 uur en opnieuw op de ochtend van vertrek. Gebruik een vooraf gecontroleerde alternatieve route en zorg dat iedere deelnemer een regenponcho, drinkfles en routekaart heeft.
Hoe deel je deelnemers in bij aankomst op het kampeerterrein?: Registreer eerst alle aanwezigen aan de aanmeldtafel en controleer medische gegevens of bijzonderheden. Deel daarna bagage en slaapplaatsen uit; reken voor een groep van 20 deelnemers ongeveer 30 tot 45 minuten.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.