Zo organiseer je een trampolineparkuitje

Begin met het vastleggen van het trampolinepark, het groepsarrangement en de vervoersinformatie. Verzamel daarna aanmeldingen, dieetwensen, noodcontacten en toestemmingsformulieren voordat je de deelnemerslijst definitief maakt. Controleer de reservering kort voor vertrek en pak documenten, naambadges, grip socks en een EHBO-set apart in. Op locatie draait alles om een vlotte check-in, een duidelijke veiligheidsinstructie en begeleiding tijdens het springen. Plan ook tijd voor drinken, snacks en het bijvullen daarvan.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Uitnodigingen versturen
2
Aanmeldingen verwerken
3
Dieetwensen verzamelen
4
Noodcontacten verzamelen
5
Trampolinepark reserveren
6
Groepsarrangement bevestigen
7
Vervoersinformatie vastleggen
8
Deelnemerslijst finaliseren
9
Toestemmingsformulieren verzamelen
2 personen
10
Reservering en dieetwensen controleren
11
Boodschappen doen
2 personen
12
Dranken koud zetten
2 personen
13
Snacks portioneren
2 personen
14
Naambadges voorbereiden
15
Documenten en materialen inpakken
2 personen
16
Herinnering aan deelnemers sturen
17
Locatie en route controleren

Event

18
Materialen naar locatie brengen
2 personen
19
Ontvangsttafel klaarzetten
2 personen
20
Deelnemers inchecken
2 personen
21
Grip socks uitdelen
2 personen
22
Veiligheidsinstructie geven
23
Deelnemers begeleiden
3 personen
24
Dranken en snacks serveren
2 personen
25
Dranken bijvullen
26
Deelnemers en dieetwensen controleren
27
Pauze en handen wassen begeleiden
2 personen
28
Incidenten registreren
29
Groepsfoto maken
30
Materialen verzamelen
2 personen
31
Dinerbuffet klaarzetten
3 personen
32
Diner serveren
3 personen
33
Diner en dranken aanvullen
2 personen
34
Vertrek en persoonlijke spullen controleren
2 personen
35
Locatie netjes achterlaten
3 personen

Nazorg

36
Herbruikbare materialen schoonmaken
2 personen
37
Voorraad en schade controleren
38
Geleende materialen retourneren
39
Gevonden voorwerpen nabellen
40
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Organisatie

Deelnemerslijstaantal 3
Toestemmingsformulierenaantal 35
Naambadgesaantal 35
Badgehoudersaantal 35
Balpennenaantal 10
Markeerstiftenaantal 4
Klembordenaantal 3
Naamstickersaantal 40
Informatiebordaantal 2
Enveloppenaantal 5

Sportmateriaal

Grip socksaantal 35
Sporttapeaantal 4
Reservehanddoekenaantal 6

Veiligheid

EHBO-set
Instant cold packsaantal 6
Wegwerphandschoenen
Zaklampaantal 2

Catering

Koelboxenaantal 4
Koelelementenaantal 12
Thermoskannenaantal 3
Waterkannenaantal 4
Herbruikbare bekersaantal 40
Herbruikbare bordenaantal 40
Herbruikbaar bestekaantal 40
Opscheplepelsaantal 6
Serveerschalenaantal 8
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 2
Voedselbakken met dekselaantal 8
Tafelkledenaantal 4

Schoonmaak

Herbruikbare afvalbakkenaantal 4
Keukenhanddoekenaantal 8
Afwasborstelsaantal 2

Apparatuur

Verlengsnoerenaantal 2
Powerbanksaantal 3
Telefoonladersaantal 3

Boodschappen

Boodschappen

Tips

Reserveer het trampolinepark zodra je de gewenste datum en het verwachte aantal deelnemers kent. Bevestig daarna het groepsarrangement en controleer uiterlijk een week vooraf of het aantal deelnemers, de starttijd en de afspraken nog kloppen.
Stuur uitnodigingen met een duidelijke aanmeldtermijn en vraag meteen naar dieetwensen, noodcontacten en toestemming. Stuur niet alleen een herinnering over de datum, maar vermeld ook de route, vertrektijd en wat deelnemers zelf moeten meenemen.
Maak de deelnemerslijst pas definitief nadat alle toestemmingsformulieren binnen zijn. Leg één kopie bij de ontvangsttafel en neem de formulieren, balpennen, naambadges en klemborden mee in een aparte organisatietas.
Zet dranken vooraf koud in koelboxen met koelelementen en verdeel snacks in porties voordat je vertrekt. Reken per deelnemer op drinken tijdens de ontvangst en na het springen; controleer na de eerste ronde meteen wat moet worden bijgevuld.
Zorg vóór de start voor een korte veiligheidsinstructie en deel grip socks uit voordat iemand de trampolines opgaat. Houd een EHBO-set, instant cold packs, sporttape en reservehanddoeken bereikbaar, niet onderin een gesloten tas.

Veelgestelde vragen

Hoe ver van tevoren moet ik een trampolineparkuitje reserveren?: Reserveer bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf, vooral als je met een groep en een vast arrangement komt. Controleer de reservering nogmaals 7 dagen voor het uitje, wanneer je deelnemersaantal definitief is.
Wat moet ik verzamelen voor een trampolineparkuitje?: Vraag bij de aanmelding om naam, noodcontact, dieetwensen en eventuele toestemming. Zorg dat alle toestemmingsformulieren uiterlijk 3 dagen voor vertrek binnen zijn, zodat je op locatie niet hoeft te wachten.
Hoeveel begeleiding heb ik nodig bij een trampolineparkuitje?: Plan minimaal 1 verantwoordelijke begeleider voor de ontvangst en administratie, plus voldoende volwassenen om de groep tijdens het springen te kunnen overzien. Houd de verhouding aan die het trampolinepark voorschrijft en bevestig die bij de reservering.
Wanneer stuur ik de laatste informatie naar deelnemers?: Stuur de definitieve herinnering 2 tot 3 dagen vooraf. Vermeld daarin de vertrektijd, route, locatie, contactpersoon, kleding- en grip-socksinformatie en eventuele formulieren die nog ontbreken.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.