Organiser une sortie au parc de trampolines sans rien oublier

Une sortie au parc de trampolines se prépare dans un ordre précis : réserver le créneau et le forfait groupe, recueillir les inscriptions, puis verrouiller les autorisations, les contacts d’urgence et le transport. Le jour venu, prévoyez un accueil séparé de l’activité pour enregistrer les participants, distribuer les chaussettes antidérapantes et rappeler les règles. Les oublis les plus fréquents concernent les formulaires manquants, les besoins alimentaires non confirmés et les boissons laissées au chaud.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Envoyer les invitations
2
Traiter les inscriptions
3
Recueillir les besoins alimentaires
4
Recueillir les contacts d'urgence
5
Réserver le parc de trampolines
6
Confirmer le forfait groupe
7
Enregistrer les informations de transport
8
Finaliser la liste des participants
9
Collecter les formulaires d’autorisation
2 personnes
10
Vérifier la réservation et les préférences alimentaires
11
Faire les courses
2 personnes
12
Mettre les boissons au frais
2 personnes
13
Portionner les snacks
2 personnes
14
Préparer les badges nominatifs
15
Emballer les documents et le matériel
2 personnes
16
Envoyer un rappel aux participants
17
Vérifier le lieu et l’itinéraire

Événement

18
Acheminer le matériel sur le site
2 personnes
19
Installer la table d’accueil
2 personnes
20
Enregistrer les participants
2 personnes
21
Distribuer des chaussettes antidérapantes
2 personnes
22
Donner les consignes de sécurité
23
Accompagner les participants
3 personnes
24
Servir les boissons et les snacks
2 personnes
25
Réapprovisionner les boissons
26
Vérifier les participants et les régimes alimentaires
27
Animer la pause et le lavage des mains
2 personnes
28
Enregistrer les incidents
29
Prendre une photo de groupe
30
Rassembler le matériel
2 personnes
31
Mettre en place le buffet du dîner
3 personnes
32
Servir le dîner
3 personnes
33
Ravitailer le dîner et les boissons
2 personnes
34
Vérifier le départ et les effets personnels
2 personnes
35
Laisser le lieu propre et rangé
3 personnes

Suivi

36
Nettoyer les matériaux réutilisables
2 personnes
37
Vérifier le stock et les dommages
38
Restituer le matériel emprunté
39
Rappeler pour les objets trouvés
40
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Organisation

Liste des participantsqté 3
Formulaires de consentementqté 35
Badges nominatifsqté 35
Porte-badgesqté 35
Stylos à billeqté 10
Marqueursqté 4
Presse-papiersqté 3
Étiquettes nominativesqté 40
Panneau d’informationqté 2
Enveloppesqté 5

Matériel de sport

Chaussettes antidérapantesqté 35
Ruban de sportqté 4
Serviettes de rechangeqté 6

Sécurité

Trousse de premiers secours
Poches de froid instantanéesqté 6
Gants jetables
Lampe de pocheqté 2

Catering

Glacièresqté 4
Pains de glaceqté 12
Thermosqté 3
Carafes d’eauqté 4
Gobelets réutilisablesqté 40
Assiettes réutilisablesqté 40
Couverts réutilisablesqté 40
Louchesqté 6
Plateaux de serviceqté 8
Planches à découperqté 3
Couteaux à painqté 2
Bacs alimentaires avec couvercleqté 8
Nappesqté 4

Nettoyage

Poubelles réutilisablesqté 4
Torchons de cuisineqté 8
Brosses à vaisselleqté 2

Équipement

Rallongesqté 2
Batteries externesqté 3
Chargeurs de téléphoneqté 3

Courses

Courses

Conseils

Commencez par la réservation, puis envoyez les invitations avec une date limite d’inscription. Gardez quelques jours de marge pour relancer les personnes qui n’ont pas encore répondu.
Demandez dès l’inscription les besoins alimentaires, le contact d’urgence et les informations de transport. Vérifiez ces données avec la liste finale avant de préparer les documents.
Fixez une échéance pour les formulaires d’autorisation, idéalement 3 à 5 jours avant la sortie. Sans formulaire, prévoyez une procédure claire à l’accueil plutôt que de découvrir le problème au départ.
Préparez les badges, la liste des participants, les stylos et les documents dans une enveloppe ou un dossier unique. Installez la table d’accueil 15 à 20 minutes avant l’horaire de rassemblement.
Mettez les boissons au frais la veille et portionnez les snacks avant de partir. Transportez-les dans des glacières avec pains de glace et gardez une réserve pour le réapprovisionnement pendant la sortie.

Questions fréquentes

Combien de temps à l’avance faut-il réserver un parc de trampolines ?: Réservez dès que la date et le nombre approximatif de participants sont connus, idéalement 3 à 6 semaines à l’avance. Confirmez ensuite le forfait groupe et l’effectif définitif quelques jours avant la sortie.
Quand envoyer les invitations pour une sortie au trampoline ?: Envoyez-les au moins 3 semaines avant la date prévue, avec une date limite de réponse fixée 7 à 10 jours avant. Cela laisse le temps de traiter les inscriptions, les besoins alimentaires et le transport.
Que faut-il prévoir pour l’accueil au parc de trampolines ?: Prévoyez une table, la liste des participants, les badges, des stylos et les formulaires d’autorisation. Arrivez 15 à 20 minutes à l’avance pour enregistrer chacun avant la distribution des chaussettes et les consignes de sécurité.
Comment gérer les boissons et les snacks pendant la sortie ?: Refroidissez les boissons la veille et transportez-les dans une ou plusieurs glacières avec des pains de glace. Comptez environ 2 boissons par personne pour les premières heures, puis gardez une réserve accessible pour le réapprovisionnement.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.