Zo organiseer je een trainingsweekend zonder gaten in het programma

Begin met de deelnemerslijst en werk daarna in vaste volgorde: locatie, programma, verblijf, maaltijden en vervoer. Leg uiterlijk enkele weken vooraf vast hoeveel mensen meetrainen, waar ze slapen en wie welke training geeft. Verzamel dieetwensen en noodcontacten meteen bij de aanmelding, niet pas bij aankomst. In de laatste week controleer je wijzigingen, weersverwachting, sportmateriaal en EHBO, zodat de ontvangst en eerste training zonder zoeken kunnen starten.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Deelnemerslijst opstellen
2
Uitnodigingen versturen
3
Aanmeldingen verwerken
4
Dieetwensen verzamelen
5
Noodcontacten verzamelen
6
Trainingsprogramma vastleggen
2 personen
7
Trainers inplannen
8
Overnachtingslocatie reserveren
9
Trainingsvelden reserveren
10
Maaltijden afstemmen
2 personen
11
Vervoer inventariseren
12
Kamerindeling maken
13
Programma delen
14
Laatste wijzigingen verwerken
15
Weersverwachting controleren
16
Boodschappen doen
2 personen
17
Sportmateriaal verzamelen
2 personen
18
Sportmateriaal controleren
2 personen
19
EHBO-materiaal controleren
20
Materialen labelen
2 personen
21
Koelboxen vullen
2 personen
22
Locatie openen
2 personen
23
Ontvangstbalie inrichten
2 personen
24
Slaapruimtes controleren
2 personen
25
Trainingsruimte controleren
2 personen
26
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
27
Programma ophangen

Event

28
Deelnemers registreren
2 personen
29
Sleutels en kamers uitdelen
2 personen
30
Welkom en uitleg geven
2 personen
31
Trainingsmateriaal uitdelen
2 personen
32
Eerste training begeleiden
4 personen
33
Dranken bijvullen
34
Fruit en snacks klaarzetten
2 personen
35
Pauzesnack serveren
2 personen
36
Trainingsmateriaal opruimen
3 personen
37
Douche- en omkleedruimtes controleren
38
Diner voorbereiden
3 personen
39
Diner serveren
4 personen
40
Dranken bijvullen
41
Servies afruimen
3 personen
42
Avondprogramma begeleiden
3 personen
43
Avondsnacks serveren
2 personen
44
Avondruimte opruimen
3 personen
45
Stilte en veiligheid controleren
2 personen
46
Ontbijt voorbereiden
3 personen
47
Ontbijt serveren
3 personen
48
Koffie en thee bijvullen
49
Ochtendtraining begeleiden
4 personen
50
Waterpunten controleren
2 personen
51
Lunch voorbereiden
3 personen
52
Lunch serveren
4 personen
53
Lunchruimte schoonmaken
3 personen
54
Middagtraining begeleiden
4 personen
55
Trainingsmateriaal innemen
3 personen
56
Afsluitende cooling-down begeleiden
2 personen
57
Afsluiting en bedankje geven
2 personen

Nazorg

58
Kamercontrole uitvoeren
2 personen
59
Locatie leegmaken
4 personen
60
Sportmateriaal inladen
3 personen
61
Afval verzamelen
3 personen
62
Keuken schoonmaken
3 personen
63
Sanitair schoonmaken
2 personen
64
Meubilair terugplaatsen
3 personen
65
Sleutels retourneren
66
Geleende materialen retourneren
2 personen
67
Koelboxen reinigen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 6
Klapstoelenaantal 30
Biertafelsaantal 4
Kapstokkenaantal 3
Opbergkastenaantal 2

Servies

Herbruikbare bordenaantal 30
Herbruikbare kommenaantal 30
Herbruikbare bekersaantal 40
Koffiekopjesaantal 30
Besteksetsaantal 35
Opscheplepelsaantal 8
Serveerkommenaantal 8
Scharen voor etenaantal 2

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koks messenaantal 4
Koelboxenaantal 4
Thermoskannenaantal 4
Waterkokersaantal 2
Kookpannenaantal 4
Braadpannenaantal 2
Ovenschalenaantal 4
Maatbekersaantal 2
Keukenweegschalenaantal 2

Apparatuur

Verlengsnoerenaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Draagbare speakersaantal 2
Microfoon
Powerbanksaantal 4
Labelprinter

Sportmateriaal

Trainingsballenaantal 12
Pionnenaantal 30
Markeringshoedjesaantal 30
Loopladdersaantal 4
Weerstandsbandenaantal 20
Springtouwenaantal 12
Trainingshesjesaantal 30
Pionnenstokkenaantal 12
Fluitjesaantal 6
Stopwatchaantal 3
Yogamattenaantal 20
Handdoekenaantal 30
Drinkflessenaantal 30
Ballenzakkenaantal 4
Materiaalbakkenaantal 6
EHBO-koffersaantal 2
IJscompressenaantal 8
Sporttapeaantal 6
Pleisterrollenaantal 4
Thermodekensaantal 4

Verlichting

Ledlampenaantal 6
Batterijlantaarnsaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Stoffer en blikaantal 2
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 6
Keukenrollenaantal 6
Toiletpapieraantal 48

Catering

Boodschappen

Tips

Maak na de aanmeldingen één overzicht met deelnemers, dieetwensen, noodcontacten, vervoer en kamerindeling. Controleer dit overzicht minstens 7 dagen voor vertrek en verwerk daarna alleen nog wijzigingen die je actief doorgeeft.
Reserveer de overnachtingslocatie en trainingsvelden voordat je het programma definitief deelt. Plan per trainingsblok ook wisseltijd, eetmomenten en minimaal 15 minuten speling; uitloop schuift anders direct door naar de volgende groep.
Zet maaltijden af tegen het trainingsschema en tel per eetmoment het aantal deelnemers plus trainers. Controleer uiterlijk 3 dagen vooraf of er voldoende servies, bestek, koelboxen, thermoskannen en kookmateriaal op locatie zijn.
Verdeel sportmateriaal per trainingsonderdeel en label losse spullen vooraf. Controleer trainingsballen, EHBO-materiaal, verlengsnoeren, stekkerdozen, speakers en powerbanks de dag vóór vertrek, niet pas bij het openen van de locatie.
Maak op de laatste dag een openingsronde met vier vaste punten: ontvangstbalie, slaapruimtes, trainingsruimte en materiaal. Neem de weersverwachting opnieuw door en leg een aangepaste werkwijze klaar als buiten trainen niet kan.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een trainingsweekend organiseren?: Start bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met deelnemers, locatie en trainers. Leg het programma, de kamerindeling en maaltijden uiterlijk 2 weken vooraf vast en doe de laatste controle in de week van vertrek.
Wat moet je verzamelen bij de aanmelding voor een trainingsweekend?: Vraag naam, aanwezigheid, dieetwensen, noodcontact en vervoersbehoefte uit. Sluit de inventarisatie minimaal 14 dagen vooraf, zodat je kamers, maaltijden en vervoer op aantallen kunt afstemmen.
Hoe maak je een goed programma voor een trainingsweekend?: Plan trainingen in duidelijke blokken en zet tussen twee onderdelen minstens 15 minuten wisseltijd. Houd daarnaast vaste tijden aan voor maaltijden, rust, aankomst en vertrek; deel de definitieve versie uiterlijk 7 dagen vooraf.
Wat controleer je vlak voor een trainingsweekend?: Controleer 24 tot 48 uur vooraf het weer, de deelnemerslijst, kamerindeling, materialen, EHBO en koelboxen. Open op locatie eerst de ontvangstbalie, slaapruimtes en trainingsruimte voordat deelnemers aankomen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.