Zo organiseer je een trailrun zonder gaten in de voorbereiding

Begin met het parcours en de datum; die bepalen vrijwel alles wat daarna volgt. Meet de afstanden na, loop de route volledig en leg risicopunten vast voordat je vergunningen, terreinbeheerders en verkeersmaatregelen regelt. Reserveer daarna de startlocatie, parkeerplek, tijdregistratie, sanitaire voorzieningen en catering. In de laatste weken verwerk je aanmeldingen, deel je vrijwilligers in en stuur je deelnemersinformatie met route, starttijd en praktische aanwijzingen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en parcours vastleggen
2 personen
2
Vergunningen aanvragen
3
Terreinbeheerders informeren
2 personen
4
Startlocatie reserveren
5
Parkeerterrein reserveren
6
Tijdregistratie reserveren
7
Verzekering controleren
8
Inschrijfformulier publiceren
9
Uitnodigingen versturen
2 personen
10
Aanmeldingen verwerken
2 personen
11
Dieetwensen verzamelen
12
Deelnemersinformatie versturen
13
Vrijwilligers werven
2 personen
14
Vrijwilligers indelen
2 personen
15
EHBO-bezetting bevestigen
16
Route volledig nalopen
3 personen
17
Afstanden nameten
2 personen
18
Routekaart maken
19
Risicopunten markeren
2 personen
20
Verkeersmaatregelen aanvragen
21
Startnummers bestellen
22
Medaillelinten bestellen
23
Catering reserveren
24
Sanitaire voorzieningen reserveren
25
Weersverwachting controleren
26
Deelnemerslijst sluiten
2 personen
27
Startnummers sorteren
2 personen
28
Vrijwilligersbriefing voorbereiden
29
Routepijlen voorbereiden
2 personen
30
Bevoorradingsposten samenstellen
3 personen
31
Boodschappen doen
2 personen
32
Dranken koelen
2 personen

Event

33
Startgebied opbouwen
6 personen
34
Finishgebied opbouwen
5 personen
35
Registratietafel inrichten
3 personen
36
Tijdregistratie installeren
2 personen
37
Route uitzetten
6 personen
38
Pijlen en linten controleren
3 personen
39
Bevoorradingsposten inrichten
6 personen
40
EHBO-post inrichten
2 personen
41
Parkeerroute bewegwijzeren
3 personen
42
Deelnemers ontvangen
4 personen
43
Startnummers uitdelen
4 personen
44
Bagage innemen
3 personen
45
Startbriefing geven
2 personen
46
Deelnemers naar start begeleiden
3 personen
47
Trailrun starten
3 personen
48
Verkeerspunten bemannen
6 personen
49
Routeposten bemannen
8 personen
50
Deelnemers doortellen
3 personen
51
Dranken bijvullen
4 personen
52
Fruit en snacks aanvullen
4 personen
53
Finishers registreren
3 personen
54
Medaille uitreiken
3 personen
55
Herstelruimte begeleiden
3 personen
56
Bagage teruggeven
3 personen
57
Laatste lopers opvangen
4 personen
58
Route officieel vrijgeven
2 personen
59
Prijsuitreiking verzorgen
4 personen
60
Finishcatering serveren
4 personen
61
Afval tussentijds verzamelen
3 personen

Nazorg

62
Startgebied afbreken
5 personen
63
Finishgebied afbreken
5 personen
64
Routebebording verwijderen
6 personen
65
Terrein schoonmaken
5 personen
66
Servies en materiaal reinigen
3 personen
67
Afval afvoeren
3 personen
68
Geleende spullen verzamelen
3 personen
69
Gehuurde materialen retourneren
2 personen
70
Route controleren op achtergebleven spullen
2 personen
71
Uitslagen publiceren
72
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Klaptafelsaantal 10
Klapstoelenaantal 30
Registratietafelsaantal 3
Afvalbakkenaantal 8

Sportmateriaal

Startnummersaantal 250
Veiligheidsspeldenaantal 600
Finishermedaillesaantal 250
Routepijlenaantal 120
Markeerlintrollenaantal 12
Afzethekkenaantal 12
Verkeerskegelsaantal 30
Routebordenaantal 20
Meetwiel
Kompasaantal 3
Rugzakken voor postenaantal 8
EHBO-koffersaantal 3
Reddingsdekensaantal 30
Zaklampenaantal 8
Fluitjesaantal 12
Reflectievestenaantal 20
Paraplu'saantal 6

Apparatuur

Portofoonsaantal 12
Mobiele telefoonsaantal 6
Oplaadbankenaantal 6
Tijdregistratiesysteem
Laptopsaantal 2
Printersaantal 2
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Megafoonaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Microfoon

Verlichting

Ledlampenaantal 8
Werklampenaantal 4

Servies

Herbruikbare bekersaantal 300
Bordenaantal 250
Besteksetsaantal 250
Schenkkannenaantal 12
Thermoskannenaantal 6
Dienbladenaantal 8

Keuken

Koelboxenaantal 8
Drinkwaterjerrycansaantal 12
IJsboxenaantal 4
Snijplankenaantal 4
Keukenmessenaantal 6
Tangenaantal 6
Maatbekersaantal 4
Draagkrattenaantal 20

Schoonmaak

Bezemsetsaantal 3
Vloertrekkersaantal 2
Emmersaantal 4
Schoonmaakdoekenaantal 20
Handvegersaantal 4
Handschoenenaantal 20

Catering

Boodschappen

Tips

Loop het volledige parcours minimaal één keer na met een meetwiel en controleer kruisingen, losse ondergrond en slecht zichtbare stukken. Markeer risicopunten op de routekaart en bepaal per punt welke vrijwilliger of verkeersmaatregel nodig is.
Regel vergunningen, toestemming van terreinbeheerders en verkeersmaatregelen zodra datum en route vaststaan. Wacht niet tot de laatste weken: een wijziging in het parcours kan ook je startlocatie, routeborden en deelnemersinformatie beïnvloeden.
Maak de vrijwilligersindeling op basis van posten, niet alleen op basis van het totale aantal helpers. Bezet start, finish, kruisingen en EHBO afzonderlijk en geef iedere post een rugzak, portofoon of telefoon en een duidelijke route-instructie.
Test het tijdregistratiesysteem vóór de wedstrijddag met een volledige proefregistratie. Plan daarnaast een back-up met laptops, mobiele telefoons en oplaadbanken, zodat je bij een lege accu of verbindingsprobleem toch aankomsttijden kunt vastleggen.
Stuur de deelnemersinformatie uiterlijk enkele dagen voor de trailrun. Vermeld starttijd, parkeerroute, afstanden, ondergrond, verplichte of aanbevolen uitrusting, sanitaire voorzieningen en wat deelnemers bij de registratie moeten meenemen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een trailrun organiseren?: Begin bij voorkeur 3 tot 6 maanden vooraf met datum, parcours, vergunningen en terreinbeheerders. Reserveer in dezelfde periode ook de startlocatie, parkeerplek, tijdregistratie en sanitaire voorzieningen.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een trailrun?: Tel minimaal één persoon voor de registratie, één voor de finish en één per bemande kruising of risicopunt. Voeg een aparte EHBO-bezetting en een kleine reserveploeg toe; het exacte aantal hangt af van de route en het aantal deelnemers.
Wanneer moet je de route van een trailrun uitzetten?: Loop de route uiterlijk 1 tot 2 weken vooraf volledig na en controleer de afstanden opnieuw. Zet routepijlen, routeborden, markeerlint en afzethekken pas op de wedstrijddag of kort ervoor, zodat ze niet verdwijnen of verkeerd komen te staan.
Wat moet je de deelnemers voor een trailrun sturen?: Stuur uiterlijk 3 tot 5 dagen vooraf de deelnemersinformatie met starttijd, parkeerinstructies, route- en afstandsgegevens, registratieprocedure en veiligheidsinformatie. Neem ook een contactnummer op voor vragen op de wedstrijddag.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.