Zo organiseer je een toertocht zonder verrassingen

Begin met de route, niet met de uitnodiging. Bepaal eerst de afstand, werk het parcours digitaal uit en rijd het volledig voor voordat je deelnemers laat inschrijven. Regel daarna de locatie, vergunningen, verzekering en vrijwilligers. In de laatste week draait alles om controle: deelnemerslijst, routebestanden, fietsen, reparatiemateriaal, startnummers en deelnemerspakketten. Op de dag zelf moeten inschrijving, fietsenstalling, catering en communicatie tegelijk kunnen doorlopen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Route en afstand vaststellen
2 personen
2
Route digitaal uitwerken
3
Route volledig voorrijden
2 personen
4
Gevaren en omleidingen markeren
2 personen
5
Start- en finishlocatie reserveren
6
Eventuele routevergunning regelen
7
Verzekering en aansprakelijkheid controleren
8
Uitnodigingen versturen
9
Aanmeldingen verwerken
10
Dieetwensen verzamelen
11
Vrijwilligers indelen
12
Deelnemerslijst definitief maken
13
Routekaarten en deelnemersinfo printen
2 personen
14
Routebestanden controleren
15
Startnummers voorbereiden
2 personen
16
Boodschappen doen
2 personen
17
Fietsen en reservefietsen controleren
2 personen
18
Reparatiemateriaal controleren
19
Deelnemerspakketten samenstellen
3 personen
20
Dranken koelen
2 personen
21
Hapjes en fruit klaarzetten
3 personen
22
Start- en finishgebied opbouwen
4 personen
23
Tafels en stoelen plaatsen
3 personen
24
Inschrijftafel inrichten
2 personen
25
Fietsenstalling afzetten
2 personen
26
Routepijlen plaatsen
3 personen
27
Verzorgingspost inrichten
3 personen
28
Veiligheidsmateriaal klaarleggen
2 personen
29
Vrijwilligers instrueren
2 personen
30
Geluid en portofoons testen
2 personen

Event

31
Registratie openen
3 personen
32
Startnummers en routekaarten uitdelen
3 personen
33
Fietscontrole bij de start uitvoeren
2 personen
34
Deelnemers welkom heten
2 personen
35
Veiligheidsinstructies geven
2 personen
36
Toertocht laten vertrekken
3 personen
37
Verzorgingspost bemannen
3 personen
38
Dranken en fruit bijvullen
2 personen
39
Pechgevallen onderweg ondersteunen
2 personen
40
Finishende deelnemers registreren
2 personen
41
Finisherdrank en hapjes serveren
3 personen
42
Fietsen veilig stallen
2 personen
43
Laatste deelnemers binnenhalen
2 personen

Nazorg

44
Routepijlen verwijderen
3 personen
45
Materialen naar opslag brengen
4 personen
46
Afval verzamelen en sorteren
3 personen
47
Servies en keukenmateriaal afwassen
2 personen
48
Locatie schoonmaken
3 personen
49
Geleende materialen retourneren
2 personen
50
Routebestanden en uitslagen archiveren
51
Gevonden voorwerpen afhandelen
52
Bedankbericht aan deelnemers sturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 30
Barkrukkenaantal 4
Fietsenrekkenaantal 8

Servies

Herbruikbare drinkbekersaantal 100
Herbruikbare koffiebekersaantal 50
Bordenaantal 80
Besteksetsaantal 80

Keuken

Koelboxenaantal 6
Drankdispensersaantal 3
Serveerschalenaantal 8
Serveertangenaantal 6
Thermoskannenaantal 4
Snijplankenaantal 3
Koks- en broodmessenaantal 4

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Mobiele geluidsinstallatie
Portofoonsaantal 6
Mobiele telefoonladersaantal 4
Verlengkabelsaantal 3

Sportmateriaal

Fietspompenaantal 4
Reserve binnenbandenaantal 12
Bandenlichtersaantal 8
Multitools voor fietsenaantal 4
Fietskettingenaantal 2
Kettingsmeermiddelaantal 2
Reflecterende hesjesaantal 12
Helmen voor begeleidersaantal 8
EHBO-koffersaantal 2
Reddingsdekensaantal 10
Nooddekens voor fietsenaantal 4

Verlichting

Bouwlampenaantal 4
Batterijlantaarnsaantal 6

Decoratie

Startfinishbanner
Vlaggenaantal 12
Pionnenaantal 30
Afzetlintaantal 4
Routepijlenaantal 80
Krijtbordenaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Rijd de route uiterlijk twee tot drie weken vooraf volledig voor. Noteer gevaarlijke kruisingen, wegwerkzaamheden en omleidingen en controleer de routebestanden opnieuw nadat je wijzigingen hebt verwerkt.
Reserveer start- en finishlocatie zodra de route vaststaat en controleer direct of een routevergunning nodig is. Plan hiervoor minimaal vier tot zes weken verwerkingstijd in, omdat een late aanvraag je hele planning kan verschuiven.
Sluit de deelnemerslijst ongeveer één week voor vertrek. Verzamel dieetwensen op hetzelfde moment en druk routekaarten, deelnemersinformatie en startnummers pas nadat de laatste routeversie is gecontroleerd.
Plan per 10 tot 15 deelnemers minstens één vrijwilliger voor inschrijving, routebegeleiding of finish. Geef begeleiders een portofoon, reflecterend hesje en helm en spreek vooraf af wie bij pech of een ongeval beslist.
Zet op de wedstrijddag een aparte reparatieplek klaar met fietspompen, bandenlichters, reserve binnenbanden, multitools, fietskettingen en kettingsmeermiddel. Koel dranken en zet fruit en hapjes klaar voordat de eerste deelnemers arriveren; achteraf bijvullen kost meer tijd dan verwacht.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een toertocht organiseren?: Begin minimaal acht tot twaalf weken vooraf. Reserveer de start- en finishlocatie vroeg en houd vier tot zes weken aan voor een eventuele routevergunning; route, vrijwilligers en deelnemersinformatie kun je daarna verder verfijnen.
Hoe ver van tevoren moet je de route van een toertocht voorrijden?: Rijd de volledige route twee tot drie weken voor de tocht voor en controleer haar nog één keer in de laatste week. Zo ontdek je wegwerkzaamheden, gevaarlijke punten en omleidingen voordat de routekaarten worden geprint.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een toertocht?: Reken op ongeveer één vrijwilliger per 10 tot 15 deelnemers voor inschrijving, begeleiding en finish. Voeg extra mensen toe als je meerdere startmomenten, een fietsenstalling of een aparte reparatiepost hebt.
Wanneer maak je de deelnemerslijst definitief?: Maak de lijst ongeveer zeven dagen voor de toertocht definitief. Gebruik die versie voor startnummers, deelnemerspakketten, routekaarten, catering en het verzamelen van de laatste dieetwensen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.