Eine Rundfahrt Schritt für Schritt organisieren

Bei einer Rundfahrt entscheidet nicht nur die Strecke über den Ablauf. Lege zuerst Distanz, Route und Start-Ziel-Bereich fest, fahre die Strecke vollständig ab und kläre Risiken, Umleitungen sowie Genehmigungen. Danach folgen Anmeldungen, Helferplanung und Teilnehmerinformationen. In den letzten Tagen konzentrierst du dich auf Fahrräder, Reparaturmaterial, Verpflegung und einen funktionierenden Check-in am Start.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Strecke und Distanz festlegen
2 Personen
2
Route digital ausarbeiten
3
Die Route vollständig abfahren
2 Personen
4
Gefahren und Umleitungen markieren
2 Personen
5
Start- und Zielort reservieren
6
Eventuelle Streckengenehmigung regeln
7
Versicherung und Haftung prüfen
8
Einladungen verschicken
9
Anmeldungen bearbeiten
10
Ernährungswünsche erfassen
11
Freiwillige einteilen
12
Teilnehmerliste finalisieren
13
Routenpläne und Teilnehmerinfos drucken
2 Personen
14
Routendateien prüfen
15
Startnummern vorbereiten
2 Personen
16
Einkaufen gehen
2 Personen
17
Fahrräder und Ersatzräder kontrollieren
2 Personen
18
Reparaturmaterial prüfen
19
Teilnehmerpakete zusammenstellen
3 Personen
20
Getränke kühlen
2 Personen
21
Snacks und Obst bereitstellen
3 Personen
22
Start- und Zielbereich aufbauen
4 Personen
23
Tische und Stühle aufstellen
3 Personen
24
Anmeldetisch einrichten
2 Personen
25
Fahrradabstellplatz absperren
2 Personen
26
Wegweiser aufstellen
3 Personen
27
Versorgungsstation einrichten
3 Personen
28
Sicherheitsmaterial bereitlegen
2 Personen
29
Freiwillige einweisen
2 Personen
30
Ton und Funkgeräte testen
2 Personen

Event

31
Registrierung öffnen
3 Personen
32
Startnummern und Streckenkarten ausgeben
3 Personen
33
Fahrradkontrolle am Start durchführen
2 Personen
34
Teilnehmer begrüßen
2 Personen
35
Sicherheitsanweisungen geben
2 Personen
36
Radtour starten lassen
3 Personen
37
Sanitätsposten besetzen
3 Personen
38
Getränke und Obst auffüllen
2 Personen
39
Pannen unterwegs unterstützen
2 Personen
40
Ankommende Teilnehmende registrieren
2 Personen
41
Finisher-Getränk und Snacks servieren
3 Personen
42
Fahrräder sicher abstellen
2 Personen
43
Letzte Teilnehmende aufnehmen
2 Personen

Nachbereitung

44
Wegweiser entfernen
3 Personen
45
Materialien ins Lager bringen
4 Personen
46
Müll sammeln und sortieren
3 Personen
47
Geschirr und Küchenmaterial abwaschen
2 Personen
48
Location reinigen
3 Personen
49
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
50
Streckenunterlagen und Ergebnisse archivieren
51
Fundsachen bearbeiten
52
Dankesnachricht an Teilnehmer senden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 2
KlappischeAnz. 8
KlappstühleAnz. 30
BarhockerAnz. 4
FahrradständerAnz. 8

Geschirr

Wiederverwendbare TrinkbecherAnz. 100
Wiederverwendbare KaffeebecherAnz. 50
TellerAnz. 80
BestecksetsAnz. 80

Küche

KühlboxenAnz. 6
GetränkespenderAnz. 3
ServierschalenAnz. 8
ServierzangenAnz. 6
ThermoskannenAnz. 4
SchneidebretterAnz. 3
Koch- und BrotmesserAnz. 4

Ausstattung

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
Mobile Beschallungsanlage
FunkgeräteAnz. 6
HandyladegeräteAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 3

Sportmaterial

FahrradpumpenAnz. 4
ErsatzschläucheAnz. 12
ReifenheberAnz. 8
Multitools für FahrräderAnz. 4
FahrradkettenAnz. 2
KettenschmiermittelAnz. 2
WarnwestenAnz. 12
Helme für BegleitpersonenAnz. 8
Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
RettungsdeckenAnz. 10
Notfalldecken für FahrräderAnz. 4

Beleuchtung

BaustrahlerAnz. 4
BatterielaternenAnz. 6

Dekoration

Start-Ziel-Banner
FahnenAnz. 12
KegelAnz. 30
AbsperrbandAnz. 4
WegweiserAnz. 80
KreidetafelnAnz. 4

Catering

Einkäufe

Tipps

Fahre die geplante Route vollständig ab, bevor du Einladungen verschickst. Markiere Gefahrenstellen, Baustellen und mögliche Umleitungen direkt in der digitalen Routenplanung.
Lege für die Anmeldung einen festen Abschlusszeitpunkt fest, zum Beispiel 7 Tage vor der Rundfahrt. Erfasse dabei auch Ernährungswünsche und drucke die Teilnehmerliste erst nach diesem Termin endgültig aus.
Plane den Start- und Zielbereich getrennt vom Fahrradabstellplatz. Absperrungen, Fahrradständer und ein gut sichtbarer Anmeldetisch verhindern Stau in den ersten 15 Minuten.
Kontrolliere Fahrräder und Ersatzräder spätestens am Vortag. Pumpen, Ersatzschläuche, Reifenheber, Multitools und Kettenschmiermittel gehören zusammen an einen klar markierten Reparaturpunkt.
Kühle Getränke am Vorabend und stelle Snacks, Obst und Trinkbecher vor dem Aufbau bereit. Für die Begleitung auf der Strecke solltest du Funkgeräte, Warnwesten und einen Erste-Hilfe-Koffer einplanen.

Häufige Fragen

Wie lange vorher sollte man eine Rundfahrt organisieren?: Beginne mindestens 6 bis 8 Wochen vorher mit Strecke, Start- und Zielort sowie möglichen Genehmigungen. Die Route solltest du spätestens 2 Wochen vor dem Termin vollständig abfahren.
Wie viele Helfer braucht man für eine Rundfahrt?: Plane mindestens 1 Person für die Anmeldung, 1 bis 2 Personen für Start und Ziel sowie zusätzliche Begleiter für die Strecke ein. Bei größeren Gruppen sollte jeweils 1 Helfer pro 15 bis 20 Teilnehmenden erreichbar sein.
Wie viel Verpflegung braucht man für eine Fahrradrundfahrt?: Rechne pro Person zunächst mit 0,5 bis 0,75 Litern Getränken und mindestens 1 bis 2 Snacks, abhängig von Distanz und Wetter. Lege zusätzlich Wasser für den Aufbau und das Helferteam zurück.
Was muss man bei einer Rundfahrt am Tag vorher prüfen?: Kontrolliere Route und Routendateien, Teilnehmerliste, Startnummern, Fahrräder und Reparaturmaterial am Vortag. Getränke sollten dann bereits gekühlt und Teilnehmerpakete vollständig zusammengestellt sein.

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