Organiser une excursion : l’ordre qui évite les imprévus

Pour organiser cette excursion, commencez par le parcours, puis verrouillez les autorisations, les lieux de départ et d’arrivée et l’assurance. Testez ensuite l’itinéraire en voiture afin de repérer les dangers, les déviations et les points où les participants peuvent se perdre. Les inscriptions servent à prévoir les besoins alimentaires, les bénévoles, les packs et les boissons. La veille, contrôlez les vélos, le matériel de réparation et tous les documents imprimés avant d’installer l’accueil.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Définir l’itinéraire et la distance
2 personnes
2
Mettre en forme l’itinéraire numériquement
3
Parcourir tout l’itinéraire en voiture
2 personnes
4
Signaler les dangers et les déviations
2 personnes
5
Réserver le lieu de départ et d’arrivée
6
Obtenir l’éventuel permis de parcours
7
Vérifier l'assurance et la responsabilité civile
8
Envoyer les invitations
9
Traiter les inscriptions
10
Recueillir les besoins alimentaires
11
Répartir les bénévoles
12
Finaliser la liste des participants
13
Imprimer les cartes du parcours et les infos participants
2 personnes
14
Vérifier les fichiers du parcours
15
Préparer les dossards
2 personnes
16
Faire les courses
2 personnes
17
Vérifier les vélos et les vélos de secours
2 personnes
18
Vérifier le matériel de réparation
19
Préparer les packs participants
3 personnes
20
Refroidir les boissons
2 personnes
21
Préparer les amuse-bouches et les fruits
3 personnes
22
Monter la zone de départ et d’arrivée
4 personnes
23
Installer les tables et les chaises
3 personnes
24
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
25
Balisage du parking à vélos
2 personnes
26
Installer les flèches d'orientation
3 personnes
27
Aménager le poste de secours
3 personnes
28
Préparer le matériel de sécurité
2 personnes
29
Briefer les bénévoles
2 personnes
30
Tester le son et les talkies-walkies
2 personnes

Événement

31
Ouvrir l’inscription
3 personnes
32
Distribuer les dossards et les cartes de parcours
3 personnes
33
Effectuer le contrôle des vélos au départ
2 personnes
34
Accueillir les participants
2 personnes
35
Donner les consignes de sécurité
2 personnes
36
Lancer la randonnée
3 personnes
37
Assurer le poste de secours
3 personnes
38
Réapprovisionner les boissons et les fruits
2 personnes
39
Aider les cas de panne en route
2 personnes
40
Enregistrer les participants à l’arrivée
2 personnes
41
Servir la boisson et les amuse-bouches de finisher
3 personnes
42
Stationner les vélos en toute sécurité
2 personnes
43
Faire entrer les derniers participants
2 personnes

Suivi

44
Retirer les flèches d’itinéraire
3 personnes
45
Apporter le matériel au stockage
4 personnes
46
Collecter et trier les déchets
3 personnes
47
Laver la vaisselle et le matériel de cuisine
2 personnes
48
Nettoyer le lieu
3 personnes
49
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
50
Archiver les fichiers de parcours et les résultats
51
Gérer les objets trouvés
52
Envoyer un message de remerciement aux participants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tables pliantesqté 8
Chaises pliantesqté 30
Tabourets de barqté 4
Râteliers à vélosqté 8

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 100
Gobelets à café réutilisablesqté 50
Assiettesqté 80
Couvertsqté 80

Cuisine

Glacièresqté 6
Distributeurs de boissonsqté 3
Plateaux de serviceqté 8
Pinces de serviceqté 6
Thermosqté 4
Planches à découperqté 3
Couteaux de chef et couteaux à painqté 4

Équipement

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Système de sonorisation mobile
Talkies-walkiesqté 6
Chargeurs de téléphone portableqté 4
Rallongesqté 3

Matériel de sport

Pompes à véloqté 4
Chambres à air de rechangeqté 12
Démonte-pneusqté 8
Outils multifonctions pour vélosqté 4
Chaînes de véloqté 2
Lubrifiant pour chaîneqté 2
Gilets réfléchissantsqté 12
Casques pour les accompagnateursqté 8
Trousses de premiers secoursqté 2
Couvertures de survieqté 10
Couvertures de survie pour vélosqté 4

Éclairage

Projecteurs de chantierqté 4
Lampes à pilesqté 6

Décoration

Bannière départ-arrivée
Drapeauxqté 12
Cônesqté 30
Ruban de balisageqté 4
Flèches de directionqté 80
Panneaux en ardoiseqté 4

Catering

Courses

Conseils

Testez l’intégralité de l’itinéraire en voiture avant de l’envoyer : notez les passages dangereux, les changements de direction et les déviations possibles sur la carte numérique et la version imprimée.
Fixez une date limite d’inscription plusieurs jours avant l’excursion. Vous aurez ainsi le temps de finaliser la liste des participants, de recueillir les besoins alimentaires et de préparer les packs.
Répartissez les bénévoles par poste plutôt que de compter sur une aide générale : inscription, balisage du parking à vélos, ravitaillement, accompagnement et assistance mécanique.
Contrôlez les vélos de secours et le matériel de réparation la veille. Vérifiez notamment les pompes, chambres à air, démonte-pneus, outils multifonctions, chaînes et lubrifiant.
Préparez séparément le départ et l’arrivée : tables, chaises, comptoir d’inscription, cartes, dossards, boissons refroidies, fruits et amuse-bouches doivent être accessibles dès l’ouverture de l’accueil.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il prévoir pour organiser une excursion à vélo ?: Prévoyez au moins 3 à 4 semaines pour définir et tester le parcours, obtenir les autorisations éventuelles, réserver les lieux et envoyer les invitations. Gardez les derniers jours pour les inscriptions, les achats et le contrôle du matériel.
Quand faut-il tester l’itinéraire d’une excursion ?: Parcourez tout l’itinéraire en voiture avant l’envoi définitif des invitations, idéalement 2 à 3 semaines avant le départ. Refaites une vérification dans les 7 jours précédant l’événement si des travaux ou des déviations sont possibles.
Quand arrêter les inscriptions pour une excursion ?: Fixez la clôture des inscriptions 5 à 7 jours avant l’excursion. Ce délai permet de confirmer les participants, les besoins alimentaires, les bénévoles, les dossards et les quantités de boissons et de nourriture.
Que faut-il vérifier la veille d’une excursion à vélo ?: La veille, vérifiez les fichiers du parcours, les cartes imprimées, les dossards, les vélos de secours, les outils de réparation et les trousses de premiers secours. Refroidissez aussi les boissons et préparez les packs participants pour éviter une installation précipitée le matin.

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