Zo organiseer je een toerklassieker zonder last-minute problemen

Begin bij de route en datum, niet bij de catering. Leg eerst de afstand, start- en finishlocatie en verwachte groepsgrootte vast. Controleer daarna knelpunten, vergunningen en verkeersmaatregelen voordat je inschrijvingen opent. Zodra deelnemers zich aanmelden, verdeel je vrijwilligers over start, route, finish en bevoorrading. In de laatste week draait alles om controle: GPX en routekaart testen, routepijlen sorteren, startpakketten samenstellen en de weersverwachting volgen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Route en datum vastleggen
2 personen
2
Vergunningen en meldingen regelen
3
Route controleren op knelpunten
2 personen
4
Start- en finishlocatie vastleggen
2 personen
5
Vrijwilligers werven
2 personen
6
Vrijwilligers indelen
2 personen
7
Uitnodigingen versturen
2 personen
8
Inschrijfformulier publiceren
9
Aanmeldingen verwerken
2 personen
10
Dieetwensen verzamelen
11
Routekaart en GPX-bestand maken
2 personen
12
Reserveringen voor locatie maken
13
Fietsparkeerplek bepalen
2 personen
14
Verkeersmaatregelen afstemmen
2 personen
15
Startnummers en polsbandjes bestellen
16
Vrijwilligersinstructies schrijven
2 personen
17
Route bewegwijzering voorbereiden
3 personen
18
Startlijsten afdrukken
19
Vrijwilligersbriefing versturen
20
Weersverwachting controleren
21
Boodschappen doen
3 personen
22
Dranken koud zetten
2 personen
23
Routebordjes sorteren
2 personen
24
Startpakketten samenstellen
4 personen
25
EHBO-materialen controleren

Event

26
Tafels en stoelen plaatsen
5 personen
27
Partytenten opbouwen
6 personen
28
Inschrijftafel inrichten
2 personen
29
Fietsparkeerplaats afzetten
3 personen
30
Routebordjes plaatsen
6 personen
31
Rustposten inrichten
6 personen
32
Verkeersposten innemen
8 personen
33
Koffie en thee zetten
2 personen
34
Hapjes en fruit klaarzetten
3 personen
35
Deelnemers registreren
4 personen
36
Startnummers uitdelen
3 personen
37
Route-instructies geven
2 personen
38
Fietscontrole uitvoeren
2 personen
39
Start begeleiden
5 personen
40
Dranken bijvullen
2 personen
41
Rustposten bevoorraden
4 personen
42
Finishregistratie bijhouden
3 personen
43
Finishers verwelkomen
3 personen
44
Hapjes serveren
3 personen
45
Koffie en thee serveren
2 personen
46
Afvalbakken legen
2 personen
47
Routeposten afbouwen
6 personen
48
Laatste deelnemers begeleiden
3 personen
49
Prijzen en herinneringen uitreiken
2 personen
50
Inschrijving afsluiten
2 personen

Nazorg

51
Tafels en stoelen afruimen
5 personen
52
Partytenten afbreken
6 personen
53
Servies afwassen
3 personen
54
Locatie schoonmaken
5 personen
55
Afval verzamelen en afvoeren
3 personen
56
Routebordjes verwijderen
6 personen
57
Geleende materialen verzamelen
2 personen
58
Koelboxen leegmaken
2 personen
59
Materialen reinigen
3 personen
60
Materialen retourneren
2 personen
61
Gevonden voorwerpen registreren
62
Deelnemersbedankje versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Tafelsaantal 10
Stoelenaantal 40
Barkrukkenaantal 6
Fietshekkenaantal 12
Kledingrekkenaantal 2

Servies

Herbruikbare drinkglazenaantal 180
Koffiekopjesaantal 80
Bordenaantal 180
Vorkenaantal 180
Messenaantal 180
Lepelsaantal 100
Serveerbladenaantal 10

Apparatuur

Koelboxenaantal 8
Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 2
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Megafoon
Portofoonsaantal 10
Telefoonopladersaantal 4

Sportmateriaal

Startnummersaantal 180
Startnummerhoudersaantal 180
Pionnenaantal 30
Routepijlenaantal 80
Routebordenaantal 25
Afzetlintaantal 12
Verkeerskegelsaantal 30
Reflecterende hesjesaantal 25
Fietspompenaantal 4
Multitools voor fietsenaantal 4
Reservebinnenbandenaantal 20
Fietsstandaardsaantal 6
Medaillelintenaantal 180
Herinneringsmedaillesaantal 180
Routekaartenaantal 180
Polsbandjesaantal 180
Clipboardsaantal 12
Balpennenaantal 30
Watervaste stiftenaantal 12
Prijzenaantal 6
Informatiebordenaantal 8

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koks- en broodmessenaantal 6
Tangenaantal 6
Schaaltjesaantal 20
Thermoskannenaantal 8
Koelzakkenaantal 12

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Bezemsetsaantal 3
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Handzeepdispensersaantal 4
Handdoekdispensersaantal 4
Toiletborstelsaantal 3
Eerstehulpkoffersaantal 3
Wegwerphandschoenenaantal 4

Verlichting

Ledlampenaantal 8
Batterijlantaarnsaantal 6
Batterijenaantal 24

Catering

Boodschappen

Tips

Controleer de route minimaal 4 weken vooraf volledig per fiets. Noteer kruisingen, smalle passages en omleidingen en stem verkeersmaatregelen tijdig af.
Open de inschrijving pas nadat datum, route en start- en finishlocatie vaststaan. Vraag direct dieetwensen en een telefoonnummer voor wijzigingen of noodgevallen.
Plan per routepost minimaal één vrijwilliger en wijs één coördinator aan. Verstuur de vrijwilligersinstructies uiterlijk 3 dagen voor de tocht, zodat iedereen weet waar hij moet staan.
Maak één routepakket voor de deelnemers met een routekaart en GPX-bestand en één werkpakket voor vrijwilligers met routepijlen, pionnen, verkeerskegels en reflecterende hesjes.
Doe de eindcontrole 24 uur vooraf: startnummers, polsbandjes, startlijsten, EHBO-materialen, portofoons, megafoon, fietspompen en opgeladen telefoons liggen dan per post klaar. Zet dranken pas daarna koud, zodat je geen spullen onnodig verplaatst.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een toerklassieker organiseren?: Begin ongeveer 10 tot 12 weken vooraf met route, datum en locaties. Regel vergunningen, meldingen en verkeersafstemming zodra de route vaststaat; daarvoor kan extra verwerkingstijd nodig zijn.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een toerklassieker?: Reken minimaal één vrijwilliger per bemande routepost, plus mensen voor inschrijving, start, finish en een coördinator. Bij een route met 6 posten kom je daardoor al snel op 10 tot 12 vrijwilligers.
Wanneer moet je de bewegwijzering voor een fietstocht plaatsen?: Sorteer routepijlen en routeborden uiterlijk de dag ervoor per routegedeelte. Plaats ze op de ochtend zelf zo kort mogelijk voor de start en controleer na afloop of alle pijlen en afzetmaterialen zijn opgehaald.
Hoeveel drank heb je nodig voor een toerklassieker?: Plan per deelnemer minstens 1 liter drinken voor de tocht, verdeeld over start, route en finish. Zet daarnaast voor het eerste uur ongeveer 2 tot 3 drankjes per persoon klaar voor vrijwilligers en wachtende deelnemers.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.