Zo organiseer je een tijdloop zonder losse eindjes

Een tijdloop organiseren begint niet bij startnummers of medailles, maar bij de route, locaties en veiligheid. Leg eerst datum, start- en finishplek en het parcours vast. Regel daarna vergunningen, verkeersmaatregelen, verzekering, tijdwaarneming en EHBO voordat je deelnemers uitnodigt. In de laatste weken draait alles om indeling, instructies, drukwerk en een nieuwe routecontrole. Zo voorkom je dat een ontbrekende routepijl, onduidelijke postinstructie of late weersbeslissing op de wedstrijddag problemen geeft.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en route vastleggen
2 personen
2
Start- en finishlocatie reserveren
3
Vergunningen en meldingen regelen
2 personen
4
Verzekeringsgegevens controleren
5
Wedstrijdreglement opstellen
2 personen
6
Route op veiligheid controleren
3 personen
7
Verkeersmaatregelen aanvragen
8
Tijdwaarneming reserveren
9
EHBO-bezetting vastleggen
10
Vrijwilligers werven
2 personen
11
Uitnodigingen versturen
2 personen
12
Inschrijfformulier publiceren
13
Aanmeldingen verwerken
2 personen
14
Dieetwensen verzamelen
15
Startnummers ontwerpen
2 personen
16
Routekaart maken
2 personen
17
Vrijwilligers indelen
2 personen
18
Instructies voor posten maken
2 personen
19
Parcourskaarten afdrukken
20
Startnummers afdrukken
21
Deelnemerslijst controleren
2 personen
22
Prijzen en medailles bestellen
23
Route opnieuw inspecteren
3 personen
24
Verkeersposten controleren
2 personen
25
Weersverwachting controleren
26
Deelnemers praktische informatie sturen
2 personen
27
Noodnummers verspreiden
28
Startnummerpakketten samenstellen
3 personen
29
Boodschappen doen
2 personen
30
Dranken en fruit inkopen
2 personen
31
Materialen ophalen
2 personen
32
Batterijen en apparatuur testen
2 personen
33
Startnummers alfabetisch sorteren
2 personen
34
Catering voorbereiden
3 personen
35
Routeborden klaarleggen
2 personen
36
Teambriefing voorbereiden
37
Start- en finishgebied opbouwen
6 personen
38
Registratietafels opstellen
3 personen
39
Route markeren
5 personen
40
Drinkposten inrichten
4 personen
41
EHBO-punt inrichten
2 personen
42
Geluidsapparatuur opstellen
2 personen

Event

43
Deelnemersbriefing geven
2 personen
44
Registratie openen
4 personen
45
Startnummers uitdelen
4 personen
46
Late inschrijvingen verwerken
2 personen
47
Startvak begeleiden
3 personen
48
Startschot verzorgen
49
Tijdregistratie bedienen
2 personen
50
Verkeersposten bemannen
8 personen
51
Parcours controleren
3 personen
52
Deelnemers aanmoedigen
4 personen
53
Drinkposten bemannen
6 personen
54
Dranken bijvullen
3 personen
55
Fruit en snacks uitdelen
3 personen
56
EHBO verzorgen
2 personen
57
Binnenkomende lopers registreren
2 personen
58
Finishermedailles uitdelen
3 personen
59
Uitslagen controleren
2 personen
60
Prijsuitreiking verzorgen
3 personen
61
Koffie en thee serveren
2 personen
62
Eten serveren
4 personen
63
Dranken bijvullen
2 personen
64
Afval verzamelen
3 personen
65
Laatste deelnemers begeleiden
2 personen

Nazorg

66
Finishgebied afbreken
5 personen
67
Routeborden verwijderen
4 personen
68
Locatie schoonmaken
5 personen
69
Servies afwassen
3 personen
70
Uitslagen publiceren
71
Deelnemers bedanken
72
Geleende materialen retourneren
2 personen
73
Afval afvoeren
2 personen
74
Tijdregistratiegegevens archiveren
75
Onkosten verzamelen
76
Verloren voorwerpen afhandelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Klaptafelsaantal 10
Klapstoelenaantal 30
Registratietafelsaantal 3
Afvalbakkenaantal 8

Sportmateriaal

Startnummersaantal 180
Veiligheidsspeldenaantal 400
Pionnenaantal 40
Afzethekkenaantal 20
Routepijlenaantal 80
Kilometermarkersaantal 15
Startlint
Finishermedaillesaantal 180
Stappentellersaantal 4
Stopwatchesaantal 6
Drinkbekersaantal 600
Koelboxenaantal 8

Apparatuur

Luidsprekersaantal 2
Draadloze microfoon
Megafoonaantal 2
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Powerbanksaantal 4
Laptop
Printer

Verlichting

Ledlampenaantal 8
Zaklampenaantal 6

Servies

Herbruikbare bordenaantal 200
Herbruikbare kommenaantal 80
Herbruikbare bekersaantal 250
Besteksetsaantal 200
Koffiekopjesaantal 100

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Opscheplepelsaantal 8
Snijplankenaantal 4
Koks- en broodmessenaantal 6
Serveerschalenaantal 12
Tangenaantal 6
Koelelementenaantal 30

Schoonmaak

Schoonmaakemmersaantal 4
Sponzenaantal 12
Afwasborstelsaantal 4
Microvezeldoekenaantal 12
Handvegers en blikkenaantal 3
Dweilsetsaantal 2
Toiletpapieraantal 24
Handzeepaantal 4
Desinfecterende gelaantal 6

EHBO

EHBO-koffersaantal 2
Reddingsdekensaantal 20
Wegwerphandschoenenaantal 100
Koelelementen voor EHBOaantal 12

Decoratie

Baniersaantal 6
Vlaggenlijnenaantal 10
Ballonnenaantal 100
Podiumlintaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Controleer de route minimaal twee keer: eerst bij het uitwerken en opnieuw kort voor de tijdloop. Markeer kruisingen, kilometerpunten en plekken waar afzethekken of verkeersposten nodig zijn.
Reserveer tijdwaarneming en EHBO voordat de inschrijving opengaat. Zonder deze bezetting kun je deelnemers wel aanmelden, maar nog geen betrouwbare wedstrijdorganisatie beloven.
Maak per vrijwilligerspost een korte instructie met locatie, aankomsttijd, taak en telefoonnummer van de coördinator. Deel deze instructies uiterlijk enkele dagen voor de start uit.
Plan de registratie als aparte werkplek met registratietafels, startnummers, veiligheidsspelden en een laptop of printer. Controleer de deelnemerslijst vlak voor de opening van de inschrijving opnieuw op dubbele of ontbrekende aanmeldingen.
Controleer de weersverwachting in de laatste dagen en bepaal vooraf wie beslist over aanpassingen. Leg ook verlichting, zaklampen, powerbanks en verlengkabels klaar als delen van het parcours of de organisatieplek minder goed bereikbaar zijn.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een tijdloop organiseren?: Begin bij voorkeur minimaal 3 maanden vooraf met datum, route, locaties en vergunningen. Reserveer tijdwaarneming, EHBO en verkeersmaatregelen zo vroeg mogelijk; vrijwilligers en deelnemers volgen daarna.
Wanneer moet ik de vergunning voor een tijdloop aanvragen?: Vraag de vergunning of doe de melding zodra route en datum vaststaan, bij voorkeur minstens 8 tot 12 weken voor de tijdloop. De benodigde termijn verschilt per gemeente, dus controleer die direct bij het bevoegd gezag.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een tijdloop?: Tel minimaal één vrijwilliger per verkeers- of routepost, plus aparte mensen voor registratie, finish en coördinatie. Maak de definitieve indeling zodra het aantal posten en de route vaststaan, meestal 2 tot 3 weken vooraf.
Wanneer controleer je de route voor de laatste keer?: Doe de laatste volledige inspectie in de week voor de tijdloop en controleer op de wedstrijddag nogmaals de afzettingen, routepijlen en kilometermarkers. Zo zie je ook tijdelijke wegwerkzaamheden of gewijzigde verkeerssituaties op tijd.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.