Organiser une course contre la montre, étape par étape

Une course contre la montre se prépare d’abord sur le papier, puis sur le parcours. Commencez par fixer la date, l’itinéraire et les lieux de départ et d’arrivée avant d’ouvrir les inscriptions. Les autorisations, l’assurance, la sécurité et le chronométrage doivent être réglés assez tôt pour éviter les changements de dernière minute. Ensuite, répartissez les bénévoles, préparez les dossards et donnez à chaque poste des consignes simples. Le jour J, prévoyez du temps pour une dernière inspection du parcours et un contrôle de la liste des participants.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et l’itinéraire
2 personnes
2
Réserver le lieu de départ et d’arrivée
3
Gérer les autorisations et les déclarations
2 personnes
4
Vérifier les informations d'assurance
5
Établir le règlement du concours
2 personnes
6
Vérifier la sécurité du parcours
3 personnes
7
Demander des mesures de circulation
8
Réserver le chronométrage
9
Assurer la présence des secours
10
Recruter des bénévoles
2 personnes
11
Envoyer les invitations
2 personnes
12
Publier le formulaire d'inscription
13
Traiter les inscriptions
2 personnes
14
Recueillir les besoins alimentaires
15
Concevoir les dossards
2 personnes
16
Créer une carte d'itinéraire
2 personnes
17
Répartir les bénévoles
2 personnes
18
Préparer les instructions pour les postes
2 personnes
19
Imprimer les cartes de parcours
20
Imprimer les dossards
21
Vérifier la liste des participants
2 personnes
22
Commander les prix et médailles
23
Réinspecter l'itinéraire
3 personnes
24
Contrôler les postes de circulation
2 personnes
25
Vérifier les prévisions météo
26
Envoyer aux participants les informations pratiques
2 personnes
27
Diffuser les numéros d’urgence
28
Composer les kits de dossards
3 personnes
29
Faire les courses
2 personnes
30
Acheter des boissons et des fruits
2 personnes
31
Récupérer le matériel
2 personnes
32
Tester les piles et le matériel
2 personnes
33
Classer les dossards par ordre alphabétique
2 personnes
34
Préparer le service traiteur
3 personnes
35
Préparer les panneaux d’itinéraire
2 personnes
36
Préparer le briefing de l'équipe
37
Monter la zone de départ et d’arrivée
6 personnes
38
Installer les tables d'inscription
3 personnes
39
Baliser l’itinéraire
5 personnes
40
Installer les points d’eau
4 personnes
41
Installer le poste de premiers secours
2 personnes
42
Installer l’équipement sonore
2 personnes

Événement

43
Faire le briefing des participants
2 personnes
44
Ouvrir l’inscription
4 personnes
45
Distribuer les dossards
4 personnes
46
Traiter les inscriptions tardives
2 personnes
47
Encadrer le sas de départ
3 personnes
48
Donner le coup de départ
49
Gérer le chronométrage
2 personnes
50
Tenir les postes de circulation
8 personnes
51
Vérifier le parcours
3 personnes
52
Encourager les participants
4 personnes
53
Tenir les points d’eau
6 personnes
54
Réapprovisionner les boissons
3 personnes
55
Distribuer des fruits et des snacks
3 personnes
56
Assurer les premiers secours
2 personnes
57
Enregistrer les coureurs arrivants
2 personnes
58
Remettre les médailles de finisher
3 personnes
59
Vérifier les résultats
2 personnes
60
Assurer la remise des prix
3 personnes
61
Servir le café et le thé
2 personnes
62
Servir les repas
4 personnes
63
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
64
Rassembler les déchets
3 personnes
65
Accompagner les derniers participants
2 personnes

Suivi

66
Démonter la zone d'arrivée
5 personnes
67
Retirer les panneaux de signalisation
4 personnes
68
Nettoyer le lieu
5 personnes
69
Faire la vaisselle
3 personnes
70
Publier les résultats
71
Remercier les participants
72
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
73
Évacuer les déchets
2 personnes
74
Archiver les données de pointage
75
Rassembler les frais
76
Gérer les objets perdus

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables pliantesqté 10
Chaises pliantesqté 30
Tables d’inscriptionqté 3
Poubellesqté 8

Matériel de sport

Numéros de départqté 180
Épingles de sûretéqté 400
Cônesqté 40
Barrières de sécuritéqté 20
Flèches de directionqté 80
Marqueurs kilométriquesqté 15
Ruban de départ
Médailles de finisherqté 180
Podomètresqté 4
Chronomètresqté 6
Gobeletsqté 600
Glacièresqté 8

Équipement

Haut-parleursqté 2
Micro sans fil
Mégaphoneqté 2
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Batteries externesqté 4
Ordinateur portable
Imprimante

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Lampes de pocheqté 6

Vaisselle

Assiettes réutilisablesqté 200
Bols réutilisablesqté 80
Gobelets réutilisablesqté 250
Couvertsqté 200
Tasses à caféqté 100

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Louchesqté 8
Planches à découperqté 4
Couteaux de chef et couteaux à painqté 6
Plateaux de serviceqté 12
Pincesqté 6
Pains de glaceqté 30

Nettoyage

Seaux de nettoyageqté 4
Épongesqté 12
Brosses à vaisselleqté 4
Chiffons microfibresqté 12
Balais à main et pellesqté 3
Sets de serpillièreqté 2
Papier toiletteqté 24
Savon pour les mainsqté 4
Gel désinfectantqté 6

Premiers secours

Trousses de premiers secoursqté 2
Couvertures de survieqté 20
Gants jetablesqté 100
Packs réfrigérants pour les premiers secoursqté 12

Décoration

Bannièresqté 6
Guirlandes de fanionsqté 10
Ballonsqté 100
Ruban de scèneqté 2

Catering

Courses

Conseils

Bloquez l’itinéraire et les lieux de départ et d’arrivée avant toute communication. Prévoyez au moins une reconnaissance complète du parcours avant l’ouverture des inscriptions, puis une seconde le jour précédent la course.
Ne laissez pas les démarches administratives à la dernière semaine. Vérifiez les autorisations, l’assurance et les éventuelles mesures de circulation plusieurs semaines avant l’épreuve, car une modification de parcours peut obliger à refaire les cartes et les flèches.
Réservez le chronométrage et les secours dès que la date est confirmée. Testez aussi les chronomètres, l’ordinateur, l’imprimante, les rallonges et les batteries externes avant l’installation.
Donnez à chaque bénévole un poste précis, une heure d’arrivée et une consigne écrite. Comptez les postes de circulation, le départ, l’arrivée, l’inscription et le ravitaillement séparément afin de ne pas laisser une zone sans surveillance.
Préparez l’accueil la veille autant que possible : dossards imprimés, liste des participants, tables d’inscription, épingles, cônes, barrières et signalétique regroupés par zone. Gardez une marge pour les inscriptions ou corrections de dernière minute.

Questions fréquentes

Combien de temps à l’avance faut-il organiser une course contre la montre ?: Commencez la préparation au moins 8 à 12 semaines avant la date. Les autorisations, l’assurance, la circulation, les secours et le chronométrage doivent être confirmés plusieurs semaines avant l’épreuve.
Quand ouvrir les inscriptions pour une course contre la montre ?: Ouvrez-les seulement après avoir fixé l’itinéraire, le règlement et les principales conditions de sécurité. Une ouverture 6 à 8 semaines avant la course laisse généralement le temps de traiter les inscriptions et les besoins alimentaires.
Combien de bénévoles faut-il pour une course contre la montre ?: Prévoyez au minimum un bénévole par poste de circulation, plus une équipe séparée pour le départ, l’arrivée, les inscriptions et l’assistance. Faites la répartition définitive 3 à 7 jours avant l’événement, avec un remplaçant pour chaque zone critique.
Quand vérifier le parcours avant la course ?: Effectuez une première vérification après la conception de l’itinéraire et une réinspection complète la veille. Le matin même, contrôlez les cônes, barrières, flèches, marqueurs kilométriques et postes de circulation avant l’arrivée des participants.

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