Zo organiseer je een themafeest zonder last-minute stress

Begin een themafeest niet met versiering, maar met het thema, de dresscode en de gastenlijst. Daarna leg je de locatie, toegang, muziek en activiteiten vast, zodat je weet hoeveel ruimte, zitplaatsen en spullen nodig zijn. Verzamel dieetwensen vroeg en stem het buffet daarop af. In de laatste week controleer je de materialen, doe je boodschappen en bereid je decoratie, hapjes en muziek voor. Op de dag zelf werk je van locatie en tafels naar buffet, verlichting en ontvangst.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Thema en dresscode vastleggen
2 personen
2
Gastenlijst opstellen
2 personen
3
Uitnodigingen versturen
2 personen
4
Aanmeldingen verwerken
5
Dieetwensen verzamelen
6
Locatie en toegang bevestigen
7
Programma en muziek selecteren
2 personen
8
Spellen en activiteiten kiezen
2 personen
9
Decoratieontwerp uitwerken
2 personen
10
Boodschappenlijst opstellen
2 personen
11
Catering en dieetopties bepalen
2 personen
12
Tafels en stoelen reserveren
13
Benodigdheden controleren
2 personen
14
Boodschappen doen
2 personen
15
Decoratie voorbereiden
3 personen
16
Muziek afspeellijst klaarzetten
17
Spelmaterialen verzamelen
2 personen
18
Dranken koelen
2 personen
19
Groenten en fruit wassen
2 personen
20
Hapjes voorbereiden
4 personen
21
Buffetgerechten klaarmaken
4 personen
22
Locatie schoonmaken
2 personen
23
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
24
Tafels met servies dekken
3 personen
25
Versiering ophangen
4 personen
26
Licht en muziek testen
2 personen
27
Activiteiten klaarzetten
2 personen
28
Ontvangsttafel inrichten
2 personen

Event

29
Gasten ontvangen
3 personen
30
Welkomstdrankjes serveren
2 personen
31
Thema-activiteit begeleiden
3 personen
32
Hapjes serveren
3 personen
33
Dranken bijvullen
2 personen
34
Buffet openen en aanvullen
3 personen
35
Servies en bestek aanvullen
36
Muziek en dans begeleiden
37
Prijsuitreiking verzorgen
2 personen
38
Afscheid en gevonden voorwerpen
2 personen

Nazorg

39
Buffet en dranken opruimen
3 personen
40
Afval verzamelen en sorteren
3 personen
41
Servies afwassen
3 personen
42
Locatie schoonmaken
4 personen
43
Decoratie verwijderen
3 personen
44
Meubilair terugplaatsen
4 personen
45
Materialen controleren en sorteren
2 personen
46
Geleende spullen retourneren
2 personen
47
Overgebleven eten verdelen
2 personen
48
Gevonden voorwerpen afhandelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 55
Buffettafelsaantal 2
Kledingrekkenaantal 2
Afvalbakkenaantal 4

Servies

Herbruikbare bordenaantal 60
Herbruikbare kommenaantal 30
Drinkglazenaantal 70
Koffiekopjesaantal 30
Besteksetsaantal 60
Serveerschalenaantal 12

Decoratie

Thema-ballonnenaantal 100
Ballonpompaantal 2
Slingersaantal 10
Tafelkledenaantal 8
Themapostersaantal 12
Fotowand
Fotopropsaantal 20
Confettibakjesaantal 8
Naamkaartjesaantal 60

Apparatuur

Bluetoothspeakersaantal 2
Microfoon
Laptop
Verlengsnoerenaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Oplaadkabelsaantal 4

Verlichting

Ledlichtsnoerenaantal 6
Ledlampenaantal 8
Lichtgevende decoratieaantal 20

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 3
Serveertangenaantal 8
Koelboxenaantal 4
Thermoskannenaantal 3

Schoonmaak

Bezem en blikaantal 2
Dweilsetaantal 2
Schoonmaakhandschoenenaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Leg het thema en de dresscode minstens 4 weken vooraf vast. Dan kunnen gasten geschikte kleding regelen en kun je uitnodigingen met duidelijke instructies versturen.
Maak de gastenlijst vóór je tafels, stoelen, glazen en servies reserveert. Reken per aangemelde gast op een zitplaats en controleer daarnaast of het buffet genoeg serveerschalen en bestek heeft.
Vraag dieetwensen uiterlijk 2 weken voor het feest uit. Zet vegetarische of andere aangepaste opties herkenbaar apart en gebruik aparte serveerlepels om vergissingen tijdens het buffet te voorkomen.
Test muziek, Bluetoothspeakers, microfoon, laptop, verlengsnoeren en stekkerdozen minstens 1 dag vooraf. Leg oplaadkabels klaar en controleer of de apparatuur op de geplande plek stroom heeft.
Plan de opbouw op de dag zelf in vaste volgorde: maak eerst de locatie schoon, zet daarna tafels en stoelen neer, dek de tafels, hang versiering op en koel vervolgens de dranken. Houd voor de laatste controle minstens 60 minuten vóór ontvangst vrij.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een themafeest organiseren?: Begin ongeveer 4 weken vooraf met thema, dresscode, gastenlijst en uitnodigingen. Regel locatie, catering en reserveringen uiterlijk 2 weken voor het feest, zodat dieetwensen en aantallen nog verwerkt kunnen worden.
Wanneer verstuur je uitnodigingen voor een themafeest?: Verstuur de uitnodigingen 3 tot 4 weken vooraf en vraag om aanmelding binnen 1 week. Stuur daarna uiterlijk 2 weken voor het feest een herinnering naar mensen die nog niet hebben gereageerd.
Hoeveel drank heb je nodig voor een themafeest?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en daarna op ongeveer 1 drankje per persoon per uur. Koel een deel vooraf en zet de rest apart klaar, zodat je niet tijdens het feest hoeft te improviseren.
Wanneer bereid je hapjes en buffetgerechten voor?: Was groenten en fruit en bereid koude hapjes zoveel mogelijk 1 dag vooraf. Maak warme buffetgerechten op de feestdag volgens hun bereidingstijd en houd minstens 60 minuten vóór de ontvangst vrij voor opmaak, koelen en de laatste controle.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.