Zo organiseer je een themafeest zonder last-minute gedoe

Begin een themafeest niet met versiering, maar met het thema, de dresscode en het aantal gasten. Daarna leg je de volgorde vast: uitnodigen, dieetwensen verzamelen, programma maken en pas dan eten, drinken en materialen regelen. Plan de inrichting zo dat buffet, drankpunt, muziek en fotowand elkaar niet in de weg staan. De laatste uren gebruik je alleen nog voor koelen, klaarzetten en testen; boodschappen doen of kabels zoeken hoort dan al klaar te zijn.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Thema en dresscode bepalen
2
Uitnodigingen versturen
3
Aanmeldingen verwerken
4
Dieetwensen verzamelen
5
Programma en tijdschema maken
6
Muziekselectie samenstellen
7
Muziek afspeellijst testen
8
Benodigde materialen controleren
2 personen
9
Boodschappenlijst controleren
10
Boodschappen doen
2 personen
11
Dranken koelen
2 personen
12
Eten voorbereiden
3 personen
13
Hapjes voorbereiden
2 personen
14
Dessert en fruit klaarzetten
2 personen
15
Tafels opstellen
3 personen
16
Stoelen plaatsen
3 personen
17
Buffettafels inrichten
3 personen
18
Servies en bestek klaarleggen
2 personen
19
Drankpunt inrichten
2 personen
20
Versiering ophangen
3 personen
21
Fotowand opbouwen
2 personen
22
Verlichting ophangen
2 personen
23
Muziek en speakers aansluiten
2 personen
24
Spellen en accessoires klaarleggen
2 personen
25
Toilet en entree controleren
26
Ontvangsttafel klaarzetten
2 personen

Event

27
Gasten ontvangen
2 personen
28
Dresscode en accessoires uitleggen
29
Welkomstdrankjes serveren
2 personen
30
Thema-activiteit begeleiden
2 personen
31
Hapjes serveren
2 personen
32
Buffet openen
2 personen
33
Buffet aanvullen
2 personen
34
Dranken bijvullen
2 personen
35
Gebruikt servies verzamelen
2 personen
36
Fotomoment begeleiden
37
Muziek en verlichting bedienen
38
Laatste ronde drank serveren
2 personen
39
Gasten uitzwaaien
2 personen

Nazorg

40
Eten en drank veilig opbergen
2 personen
41
Afval verzamelen en scheiden
2 personen
42
Servies afwassen
2 personen
43
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
44
Decoratie verwijderen
2 personen
45
Apparatuur uitschakelen
46
Ruimte schoonmaken
3 personen
47
Toilet schoonmaken
48
Geleende spullen retourneren
49
Overgebleven spullen opbergen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 6
Stoelenaantal 45
Buffettafelsaantal 2
Krukkenaantal 6

Servies

Dinerbordenaantal 50
Dessertbordenaantal 50
Drinkglazenaantal 60
Wijnglazenaantal 40
Koffiekopjesaantal 30
Besteksetsaantal 50
Serveerbordenaantal 8
Serveerschalenaantal 8

Keuken

Snijplankenaantal 3
Koksmesaantal 3
Serveertangenaantal 6
Opscheplepelsaantal 6
Thermoskannenaantal 3

Apparatuur

Bluetoothspeakersaantal 2
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 3
Koelboxenaantal 3
IJscontainersaantal 2
Microfoon

Decoratie

Thema-slingersaantal 8
Ballonnenaantal 100
Ballonnenpompaantal 2
Fotowand
Fotopropsaantal 20
Tafelkledenaantal 6
Thema-tafelversieringaantal 12
Thema-accessoiresaantal 45

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 4
LED-lampenaantal 8

Catering

Boodschappen

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Afvalscheidingsbakkenaantal 3
Emmersaantal 2
Dweilenaantal 2
Bezem en blikaantal 2
Stofzuiger

Tips

Stuur de uitnodigingen vroeg genoeg om aanmeldingen en dieetwensen te verwerken. Sluit de inventarisatie uiterlijk 7 dagen voor het feest, zodat je eten, servies en zitplaatsen op aantallen kunt afstemmen.
Maak het tijdschema vóór je de muziek en hapjes voorbereidt. Plan bijvoorbeeld een vast moment voor ontvangst, eten, een spel en dessert; zo voorkom je dat alles tegelijk uit de keuken moet komen.
Test de afspeellijst, Bluetoothspeakers, verlengkabels en stekkerdozen minimaal 1 dag vooraf. Controleer ook het bereik en volume op de plek waar de gasten staan, niet alleen naast de speaker.
Richt het drankpunt apart van de buffettafels in en koel dranken vooraf. Zet glazen, wijnglazen, koelboxen en ijscontainers bij elkaar, zodat gasten niet door de eetrij hoeven te lopen.
Hang versiering en lichtsnoeren op voordat tafels en stoelen definitief staan. Bouw de fotowand met fotoprops eerder op en controleer entree en toilet nog vóór de eerste gasten arriveren.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een themafeest organiseren?: Begin minimaal 3 tot 4 weken vooraf met thema, dresscode en uitnodigingen. Rond 7 dagen voor het feest de gastenlijst en dieetwensen af; de laatste 24 uur gebruik je voor voorbereiding en testen.
Hoeveel drankjes moet ik voorzien voor een themafeest?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en daarna ongeveer 1 drankje per uur. Koop daarnaast alcoholvrije opties en houd extra water beschikbaar, vooral wanneer het programma meerdere uren duurt.
Wanneer moet ik de boodschappen voor een themafeest doen?: Doe houdbare boodschappen 2 tot 3 dagen vooraf en haal gekoelde producten uiterlijk 1 dag vooraf. Koel dranken die avond al, zodat ze op de feestdag niet tegelijk met het eten en de tafelopstelling geregeld moeten worden.
Hoeveel tijd heb ik nodig om een themafeest klaar te zetten?: Plan minimaal 3 uur voor tafels, stoelen, buffet, drankpunt, versiering, fotowand en techniek. Houd daarna minstens 30 minuten vrij voor een laatste controle van eten, toilet, entree, verlichting en muziek.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.