Zo organiseer je een theepicknick zonder last-minute stress

Begin bij de locatie, de gastenlijst en het tijdstip; daarna kun je het menu en de hoeveelheid servies bepalen. Verzamel dieetwensen meteen met de aanmelding en controleer het weer voordat je inkopen doet. Bereid sandwiches, fruit en hapjes zo veel mogelijk vooraf, maar houd thee en gekoelde producten apart tot vertrek. Op locatie bouw je eerst tafels, dekens en het theestation op, zodat gasten direct weten waar ze terechtkunnen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Uitnodigingen versturen
2
Aanmeldformulier openen
3
Aanmeldingen verwerken
4
Dieetwensen verzamelen
5
Picknicklocatie reserveren
6
Menu samenstellen
2 personen
7
Weerbericht controleren
8
Definitieve gastenlijst maken
9
Dieetlabels voorbereiden
10
Boodschappenlijst controleren
11
Boodschappen doen
2 personen
12
Voorraad houdbare producten controleren
13
Servies en thermoskannen wassen
2 personen
14
Thee- en koffiestation testen
2 personen
15
Tafellinnen en dekens klaarleggen
2 personen
16
Hapjes voorbereiden
3 personen
17
Sandwiches voorbereiden
3 personen
18
Fruit wassen en snijden
2 personen
19
Koelboxen vullen
2 personen
20
Transport naar locatie laden
3 personen
21
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
22
Picknickdekens uitspreiden
3 personen
23
Theestation inrichten
2 personen
24
Buffettafels inrichten
3 personen
25
Versiering ophangen
2 personen

Event

26
Gasten ontvangen
3 personen
27
Thee en koffie serveren
3 personen
28
Hapjes serveren
3 personen
29
Lunchbuffet serveren
3 personen
30
Dranken bijvullen
2 personen
31
Servies en afval verzamelen
2 personen
32
Dessert en laatste thee serveren
2 personen
33
Gasten uitzwaaien
2 personen

Nazorg

34
Buffet en theestation afbouwen
3 personen
35
Tafels en stoelen afbreken
4 personen
36
Afval sorteren en afvoeren
2 personen
37
Locatie schoonmaken
3 personen
38
Servies afwassen
3 personen
39
Materialen terugbrengen
2 personen
40
Overgebleven voedsel verwerken
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 6
Stoelenaantal 45
Picknickbankenaantal 4
Picknickdekensaantal 12
Tafelkledenaantal 6

Servies

Theekopjesaantal 50
Schoteltjesaantal 50
Drinkglazenaantal 50
Bordenaantal 50
Gebaksvorkjesaantal 50
Theelepelsaantal 50
Serveertangenaantal 6
Serveerlepelsaantal 6
Serveerschalenaantal 10

Keuken

Thermoskannenaantal 8
Waterkokersaantal 3
Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 4
Keukenmessenaantal 4
Maatbekersaantal 3

Apparatuur

Koelboxenaantal 4
Koelelementenaantal 16

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 4
Tafeldecoratiesaantal 6
Menubordenaantal 3

Verlichting

Ledlantaarnsaantal 8
Lichtsnoerenaantal 4

Sportmateriaal

Picknickspellenaantal 5

Schoonmaak

Afwasteilenaantal 3
Herbruikbare schoonmaakdoekenaantal 12
Afvalbakkenaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Sluit de aanmelding enkele dagen voor de picknick en maak daarna één definitieve gastenlijst. Gebruik die lijst voor dieetlabels, het aantal kopjes en de hoeveelheden hapjes.
Plan per gast minstens één kop thee bij aankomst en extra heet water voor een tweede ronde. Test waterkokers en thermoskannen vooraf, zodat het theestation niet pas op locatie wordt uitgeprobeerd.
Maak sandwiches en snijd fruit op de dag zelf of maximaal één dag eerder. Bewaar gekoelde onderdelen in koelboxen met koelelementen en laad die als laatste in.
Neem voor het eerste uur ongeveer twee tot drie drankjes per persoon mee, naast thee en koffie ook water. Zet glazen zichtbaar bij het station; die worden bij een picknick sneller vergeten dan kopjes.
Reserveer op de opbouw minimaal 45 minuten voor tafels, dekens, buffet en versiering. Leg tafellinnen, serveerschalen en dieetlabels vóór vertrek per onderdeel klaar, zodat je niet op het gras hoeft te sorteren.

Veelgestelde vragen

Hoeveel tijd heb je nodig om een theepicknick te organiseren?: Begin minimaal 2 weken vooraf met uitnodigingen, aanmeldingen en de locatie. Rond 3 dagen vooraf de gastenlijst, dieetwensen en boodschappen af; de laatste voorbereidingen doe je op de dag zelf.
Hoeveel thee en drinken heb ik nodig voor een theepicknick?: Reken op minstens 2 koppen thee per persoon als de picknick ongeveer 2 tot 3 uur duurt. Voor het eerste uur plan je daarnaast 2 tot 3 drankjes per persoon, inclusief water en koffie.
Wanneer moet ik hapjes en sandwiches maken voor een theepicknick?: Maak sandwiches, fruit en andere verse hapjes bij voorkeur op de ochtend van de picknick. Kun je eerder beginnen, bereid ze dan maximaal 1 dag vooraf en bewaar alles gekoeld tot vertrek.
Hoe lang duurt de opbouw van een theepicknick?: Reserveer minimaal 45 minuten voor het opstellen van tafels en stoelen, het uitspreiden van dekens en het inrichten van thee- en buffettafels. Tel 15 minuten extra als je ook vlaggenlijnen, tafeldecoraties of verlichting ophangt.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.